KI-Prozessdokumentation: Prozesse automatisch erfassen

Für eine Prozessdokumentation muss das Wissen aus vielen Köpfen zusammenkommen, und die Menschen, die es haben, sind mit ihrem Tagesgeschäft gut ausgelastet. KI-Prozessdokumentation setzt genau hier an: Die KI fragt selbst nach, jede Person erzählt in einem kurzen Gespräch von ihrer Arbeit, und aus den Antworten entsteht die Dokumentation.

Damit verteilt sich die Arbeit neu, denn der größte Aufwand jeder Prozessdokumentation liegt im Erheben des Wissens, weniger im Formulieren. Dieser Text zeigt, was in einem Interview passiert, wo die Grenzen liegen, wie sich das Verfahren von Process Mining, Wikis, Chatbots und Berater-Interviews unterscheidet und wie es mit Optimierung, Digitalisierung und Automatisierung weitergeht.

Drei Generationen der Prozessdokumentation

Jede der drei Generationen hat ihre Stärken, und jede verlangt an einer anderen Stelle den größten Einsatz.

Generation 1: Word-Vorlagen. Jemand füllt eine Vorlage aus und legt sie im Laufwerk ab. Die Vorlage gibt eine klare Struktur, die meiste Arbeit liegt aber davor und danach: Eine einzelne Person schreibt Wissen auf, das über zwanzig Köpfe verteilt ist, zusätzlich zu ihrer eigentlichen Aufgabe, und hält es danach aktuell. Oft entstehen so drei gute Prozessbeschreibungen, bevor das Tagesgeschäft wieder mehr Raum einnimmt.

Generation 2: Diagramm-Tools. BPMN-Editoren und Flowchart-Software machen Abläufe anschaulich und präzise. Das Wissen aus den Köpfen zu holen, in Kästchen zu bringen und aktuell zu halten, bleibt dabei Aufgabe eines Menschen, denn das Tool zeichnet, was man ihm vorgibt. Dazu braucht die Notation etwas Übung, sodass gerade die Menschen, die einen Prozess am besten kennen, ein BPMN-Diagramm oft nicht selbst prüfen oder korrigieren können. Leichter zugänglich ist ein Swimlane-Diagramm, das jede Rolle in eine eigene Bahn legt und die Übergaben sichtbar macht.

Generation 3: KI, die interviewt. Die KI führt mit jedem Mitarbeitenden ein Gespräch von rund 15 bis 20 Minuten, per Chat und ohne Vorbereitung. Aus den Antworten entsteht die Dokumentation von selbst. Auch wer nie ein Prozessdiagramm gezeichnet hat, trägt bei, indem er einfach erzählt, wie er arbeitet. Der Aufwand verlagert sich damit von der Erhebung auf das Prüfen, und das geht meist schneller, weil Lesen und Korrigieren weniger Zeit braucht als Schreiben. Wie sich das gegen Workshop, Beobachtung und Selbstaufschreibung schlägt, vergleicht der Ratgeber IST-Prozesse aufnehmen.

Diesen Ansatz verfolgt wissa.ai, und Sie können ihn gern mit dem kostenlosen Testpaket ausprobieren.

Was in den 15 bis 20 Minuten eines Interviews passiert

Unter „die KI interviewt Ihre Mitarbeitenden" stellt sich jeder etwas anderes vor, deshalb hier der Ablauf im Einzelnen: Die Mitarbeitenden bekommen eine persönliche Einladung per E-Mail und starten das Gespräch mit einem Klick im Browser, geantwortet wird im Chat. Das Gespräch lässt sich unterbrechen und später fortsetzen.

Die ersten Minuten dienen der Verortung: Was ist Ihre Rolle, was landet morgens auf Ihrem Tisch? Danach geht es in die Abläufe, in alltagsnaher Sprache statt in Prozess-Vokabular:

• Was kommt bei Ihnen an, und von wem?
• Was machen Sie damit, Schritt für Schritt?
• In welchem System arbeiten Sie dabei, und was passiert daneben - auf Papier, per E-Mail, im Gespräch?
• Was ist der häufigste Sonderfall, und wie gehen Sie damit um?
• Wer macht das, wenn Sie im Urlaub sind, und an wen geben Sie ab?

Das meiste zeigt sich zwischen den Fragen. Die KI hakt nach, sobald eine Antwort eine Lücke lässt:

KI:  Sie sagen, die Charge wird freigegeben, sobald das Labor grünes Licht gibt.
     Wie erfahren Sie davon?
A:   Die rufen an. Oder es steht auf dem Laufzettel, wenn sie den vorbeibringen.
KI:  Und wenn beides nicht passiert, weil das Labor unter Zeitdruck steht?
A:   Dann rufe ich irgendwann selbst an. Kommt zweimal die Woche vor.
KI:  Wer würde das tun, wenn Sie nicht da sind?
A:   Gute Frage. Frau Wendland, denke ich. Ob sie weiß, dass sie das nachhalten
     muss, weiß ich allerdings nicht.

In diesen wenigen Zeilen stecken ein ungeregelter Kontrollschritt, eine Fehlerquelle mit Häufigkeit und eine offene Vertretungsfrage, also Dinge, die beim Aufschreiben einer Verfahrensanweisung selten jemandem einfallen. Die KI schlägt daraufhin Frau Wendland für ein eigenes Gespräch vor.

Wie die KI Ihre Prozesse automatisch dokumentiert

Das Schneeball-Prinzip. Sagt jemand im Interview „das machen Max und Hanne", schlägt die KI beide für das nächste Gespräch vor. Sie geben die Einladung mit einem Klick frei oder lassen solche Einladungen automatisch verschicken. So arbeitet sie sich von Wissensträger zu Wissensträger, entlang der tatsächlichen Übergaben im Alltag. Dabei kann auch jemand auftauchen, der auf keiner Projektliste stand.

Übersicht und Struktur entstehen mit. Aus denselben Gesprächen baut das System eine Übersicht aller Bereiche und Prozesse mit Rollen und Übergaben, die Grundlage für eine Prozesslandkarte, dazu ein Organigramm nach gelebter Zusammenarbeit und ein Tool-Register. Sie müssen also keine Struktur vorgeben.

Lebende Dokumentation. Neue Gespräche fließen in die Prozessdoku ein, jede neue Fassung mit Diff zur Vorversion. Der Stand wächst mit, sodass Sie mit fünf Gesprächen anfangen und später zehn weitere führen können und dabei auf dem Bisherigen aufbauen.

Widersprüche werden sichtbar. Sagt die Geschäftsführung „läuft über SAP" und das Team „läuft über drei Excel-Listen", stehen beide Aussagen mit Quelle nebeneinander, und Sie entscheiden, was gilt. Oft bringt gerade dieser Widerspruch die aufschlussreichste Erkenntnis, weil er die Stelle markiert, an der die geplante von der gelebten Praxis abweicht.

Erkenntnisse mit Beleg. Bus-Faktor und Wissensrisiken („nur eine Person kennt die Zollabwicklung"), Doppelarbeit, Medienbrüche und gemeinsam genutzte Tools sind jeweils bis zur Interview-Runde rückverfolgbar. Der Quellenbeleg hilft, dass ein Fachbereich der Doku vertraut: Auf „das stimmt so nicht" folgt „das stammt aus dem Gespräch vom 12. März".

Einarbeitung inklusive. Pro Rolle entsteht ein Einarbeitungsplan: Prozesse in Lernreihenfolge, Systeme samt der Kollegen, die sie beherrschen, Ansprechpartner. Dazu ein Tool-Register mit Zugängen und Screenshots aus den Interviews, eingebettet in der Doku.

Beispiel: Lebensmittelhersteller mit 45 Mitarbeitenden

Typisiertes Beispiel: Es fasst Abläufe und Befunde zusammen, wie sie in Lebensmittelbetrieben dieser Größe häufig vorkommen. Betrieb und Zahlen sind ein Rechenbeispiel, kein Kundenprojekt.

Ein regionaler Feinkosthersteller, 45 Beschäftigte, produziert Salate und Aufstriche für Einzelhandel und Gastronomie. IFS-zertifiziert, drei Schichten, dazu Qualitätssicherung, Einkauf, Vertrieb, Versand und Verwaltung. Der Produktionsleiter ist seit 19 Jahren im Haus und geht in zwei Jahren in Rente, die Nachfolgeplanung für seine Stelle läuft gerade an. Vieles, was er weiß, steht nirgends: welcher Lieferant bei welcher Rohware unzuverlässig ist, wann eine Charge trotz grüner Werte nicht freigegeben wird, wie die Umstellung der Linie zwischen zwei Rezepturen abläuft. Die IFS-Dokumentation ist auf das Audit zugeschnitten, und die Arbeit dazwischen lebt vom impliziten Wissen der Beteiligten.

Gestartet wurde mit vier Interviews: Produktionsleiter, Schichtleiterin, QS, Einkauf. Daraus ergaben sich acht weitere Namen; zehn Personen wurden befragt, darunter zwei aus dem Versand, an die vorher niemand gedacht hatte. Insgesamt waren es 14 Gespräche über drei Wochen, je 15 bis 20 Minuten, also rund vier Stunden Arbeitszeit der Belegschaft, dazu etwa fünf Stunden für die Geschäftsführung zum Lesen, Entscheiden und Prüfen.

Das Ergebnis waren 21 dokumentierte Prozesse, davon sechs, die vorher in keiner Übersicht standen, unter anderem die Reklamationsbearbeitung mit dem Handelspartner und die Freigabe von Rezepturänderungen. Neun Prozesse hatten nur einen einzigen Wissensträger, sieben davon denselben. Zwei Widersprüche waren besonders aufschlussreich: Der Einkauf ging davon aus, dass die QS Lieferantenbewertungen dokumentiert, die QS ging vom Gegenteil aus, und so hatte seit anderthalb Jahren niemand diese Aufgabe übernommen. Außerdem lief die Schichtübergabe früh über ein Protokollbuch und spät mündlich, was den regelmäßig unklaren Status halbfertiger Chargen erklärte. Ein Vorgehen mit zwei Workshop-Tagen und anschließender Ausarbeitung hätte für dieselbe Abdeckung nach grober Schätzung eher 60 bis 80 Stunden gebraucht.

Womit KI-Prozessdokumentation oft verwechselt wird

Process Mining. Process Mining rekonstruiert Abläufe aus Zeitstempeln in ERP, MES oder Ticketsystem und misst echte Durchlaufzeiten. Wo Prozesse vollständig in einem System laufen, ist das die genauere Methode. Ein Log zeigt, dass eine Bestellung acht Tage lag, den Grund dafür erfahren Sie im Gespräch mit den Beteiligten.

Generische Chatbots und Sprachmodelle. „Schreib mir eine Prozessdokumentation für die Auftragsabwicklung" liefert in dreißig Sekunden einen gut formulierten Text, der einen Durchschnittsprozess aus Trainingsdaten beschreibt. Ihre Kunden, Systeme und Ausnahmen kennt das Modell erst, wenn jemand sie ihm erzählt. Für Ihren Betrieb brauchbar wird die Dokumentation deshalb durch die Erhebung bei den Menschen, die die Arbeit machen.

Klassische Doku-Tools und Wikis. Confluence, SharePoint und ähnliche Werkzeuge liefern Struktur, Versionierung, Rechte und Suche und sind für die Ablage eine gute Wahl. Befüllt werden sie von Menschen, die sich Zeit zum Schreiben nehmen. KI-Interviews ergänzen sie, indem sie die Inhalte erheben, die anschließend im Wiki ihren Platz finden können.

Berater-Interviews. Ein erfahrener Prozessberater, zwei Wochen im Haus, arbeitet gründlich und bringt Empfehlungen und Erfahrung aus vielen Betrieben mit. Sein Ergebnis beschreibt den Betrieb zum Zeitpunkt der Erhebung. Für strategische Umbauten ist Beratung eine starke Wahl, und für das laufende Festhalten, wie im Betrieb gearbeitet wird, eignen sich KI-Interviews, die mit jedem Gespräch weiterschreiben.

Screen-Recording. Tools, die Bildschirmaufnahmen in Klickanleitungen verwandeln, dokumentieren präzise das Wie einer einzelnen Software-Bedienung. Warum ein Schritt passiert, was davor kommt und wer übernimmt, wenn die Kollegin krank ist, erfahren Sie im Gespräch.

Was das Verfahren nicht kann

Es ersetzt keine fachliche Freigabe. Die KI dokumentiert, was gesagt wurde, mit Quelle. Ob das fachlich richtig, rechtlich zulässig und so gewollt ist, entscheidet weiterhin ein Mensch. Für QM-Dokumente heißt das: Die Erhebung läuft automatisiert, die Freigabe bleibt ein Vorgang mit Namen und Datum. Als grober Richtwert: eine Stunde Lesezeit je fünf bis sechs Prozesse.

Es erkennt keine Prozesse, über die niemand spricht. Das Verfahren ist so vollständig wie die Menge der Befragten. Das Schneeball-Prinzip schließt viele Lücken, weil andere die Vergessenen nennen, eine Garantie für Vollständigkeit gibt es aber nicht. Und was jemand für sich behalten möchte, bleibt auch im KI-Interview bei ihm. Das gehört zur Freiwilligkeit, und sie ist es wert.

Es misst keine Durchlaufzeiten. Sagen drei Personen, die Freigabe dauere „meistens zwei Tage", steht das mit Quelle als Aussage in der Doku. Belastbare Zahlen zu Dauer, Kosten und Auslastung liefert eine Messung, und die Dokumentation bereitet sie vor: Erst wenn benannt ist, welche Prozesse es gibt und wo sie übergeben, lohnt sich eine Prozessanalyse an den Stellen, die es wert sind.

Erfassen, optimieren, digitalisieren, automatisieren

Eine belastbare Prozessdokumentation ist der erste von vier Schritten, die aufeinander aufbauen. Erfasst ist ein Prozess, sobald beschrieben ist, wer was in welchem System erledigt, wo übergeben wird und welche Ausnahmen es gibt. Auf dieser Grundlage lässt sich der Ablauf verbessern, in Software abbilden und Schritt für Schritt an Maschinen übergeben.

Wie Sie Prozesse optimieren, beschreibt ein eigener Ratgeber mit fünf Phasen und den bekannten Methoden von Lean über Kaizen bis zur Wertstromanalyse. Wo Künstliche Intelligenz in der Analyse und im Prozess selbst hilft, etwa beim Abgleich vieler Aussagen oder beim Lesen von Belegen, zeigt der Ratgeber zur KI-Prozessoptimierung.

Wer Prozesse digitalisieren möchte, beginnt mit den Abläufen, die häufig vorkommen und heute zwischen Papier, E-Mail und System wechseln. Der Leitfaden dazu führt in sieben Schritten vom Überblick über den Soll-Prozess bis zur aktualisierten Dokumentation und ordnet E-Rechnung und GoBD ein.

Die Prozessautomatisierung übergibt Schritte eines digitalen Prozesses an Software, von Workflow-Regeln im ERP über RPA bis zu KI-Bausteinen, die Belege und E-Mails lesen. Hier trägt die Dokumentation besonders viel bei, weil jede Automatisierung die Ausnahmen kennen muss, die im Interview zur Sprache kommen.

Datenschutz und Betriebsrat

wissa.ai ist für den datenschutzkonformen Einsatz gebaut: Die Plattform wird in Deutschland gehostet, die KI-Verarbeitung läuft in der EU, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gehört zum Angebot. Die Interviews beschreiben Abläufe, Rollen und Systeme. wissa bewertet keine Personen: Es gibt keine Scores und kein Ranking. Weil schon die objektive Eignung einer Software zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle genügt, ist die Einführung in Betrieben mit Betriebsrat in der Regel nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Wir empfehlen außerdem, die Teilnahme freiwillig zu gestalten.

Typischerweise stehen dabei vier Fragen im Raum. Erstens: Kann daraus eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle werden? Ausgewertet werden Prozesse, Systeme und Zuständigkeiten; eine Auswertung von Bearbeitungszeiten oder ein Vergleich, wer schneller arbeitet, ist nicht vorgesehen. Je Person sichtbar sind der Stand von Einladung und Gespräch sowie ihre Aussagen. Zweitens: Was passiert mit den Gesprächsinhalten? Sie werden zur Erstellung der Dokumentation verarbeitet und dienen als Quellenbeleg, der die Person mit Namen nennt; Befragte können eigene Aussagen im Gespräch korrigieren, und wer eine Aussage zurücknehmen will, kann das melden. Drittens: Ist die Teilnahme freiwillig? Das legen Sie im Betrieb fest, und Freiwilligkeit trägt auch zur Qualität bei, denn wer gern erzählt, erzählt offen und genau. Viertens: Wo liegen die Daten? Plattform und Datenbank liegen auf Servern in Deutschland, die KI-Verarbeitung läuft in der EU. Alle Unterauftragsverarbeiter, auch für Auslieferung und E-Mail-Versand, stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Sinnvoll ist, den Betriebsrat gleich zu Beginn, vor dem ersten Interview, einzubinden und der Belegschaft in zwei Sätzen zu sagen, worum es geht: Wissen sichern, das sonst mit einer Kündigung oder einem Renteneintritt verschwindet.

Was es kostet

Abgerechnet wird in Interview-Credits nach tatsächlichem KI-Verbrauch; rund 10 Credits entsprechen im Schnitt einem abgeschlossenen Interview samt Auswertung, kurze Gespräche brauchen weniger, lange mehr. Zum Kennenlernen gibt es ein kostenfreies Testpaket mit 10 Credits, das in der Regel für ein Interview reicht (einmalig je Unternehmen, einen Monat gültig, mit Firmendaten und abgeschlossenem AVV). Danach:

Starter und Business sind monatlich kündbar. Befragte brauchen keine eigene Lizenz und kein Konto, die Interviews verbrauchen die Credits Ihres Kontos. Alle Preise netto zzgl. USt.

Für den Feinkosthersteller oben heißt das: 14 Gespräche sind rund 140 Credits, je nach Gesprächslänge auch mehr. Ein Monat im Business-Paket mit 250 Credits würde die Erhebung voraussichtlich abdecken, für 149 Euro netto.

Jetzt kostenlos starten

wissa.ai steht Ihnen direkt nach der Registrierung zur Verfügung. Sie laden Ihr Team ein, die KI führt die Gespräche und schreibt daraus die Dokumentation. Zum Start gibt es das kostenlose Testpaket, das in der Regel für ein erstes Interview reicht. Alle Funktionen im Überblick finden Sie auf der Seite zur Prozessdokumentation-Software.

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Fazit

Bei den ersten beiden Generationen der Prozessdokumentation lag der größte Aufwand im Erheben des Wissens. KI-Interviews übernehmen diesen Teil: rund 15 bis 20 Minuten je Gespräch, Schneeball von Wissensträger zu Wissensträger, Ergebnis mit Quellenbeleg und Diff zu jeder neuen Fassung. Bei Ihnen bleibt die fachliche Freigabe, und dort ist menschliche Zeit gut aufgehoben.

FAQ

Was ist KI-Prozessdokumentation?

Eine KI führt strukturierte Interviews mit Mitarbeitenden und erstellt daraus automatisch die Prozessdokumentation. Die KI fragt nach, formuliert aus den Antworten und schreibt die Doku mit jedem weiteren Gespräch fort. Den Bezug zu Ihrem Betrieb schafft die Erhebung: Ohne Interviews beschreibt ein Sprachmodell einen allgemeinen Durchschnittsprozess.

Kann ich eine Dokumentation mit KI erstellen?

Ja, und dafür gibt es zwei Wege. Ein Chatbot wie ChatGPT formuliert in Sekunden eine Dokumentation, wenn Sie ihm den Ablauf beschreiben, und sie wird so genau wie Ihre Beschreibung. Ein KI-Interview übernimmt den Teil davor: Es befragt die Menschen, die den Prozess ausführen, hakt bei Lücken nach und hält jede Aussage mit Quelle fest. Für Wissen, das bereits aufgeschrieben ist, reicht der Chatbot, für Wissen, das noch in Köpfen steckt, ist das Interview der passende Weg.

Was hat das mit KI in der technischen Dokumentation zu tun?

Technische Dokumentation beschreibt ein Produkt für seine Nutzer, zum Beispiel in Betriebsanleitungen, Wartungshandbüchern und Sicherheitshinweisen. KI hilft dort beim Übersetzen, beim Prüfen der Terminologie und beim Zusammenstellen von Textbausteinen aus vorhandenen Quelldaten. KI-Prozessdokumentation beschreibt, wie im Unternehmen gearbeitet wird, und holt dieses Wissen aus Gesprächen mit den Mitarbeitenden. Die beiden Themen teilen sich das Wort Dokumentation, Ausgangsmaterial und Leserschaft sind verschieden.

Wie lange dauert ein KI-Interview pro Person?

Rund 15 bis 20 Minuten für das erste Gespräch, per Chat; offene Punkte können in eine kurze Folge-Sitzung gehen. Die Mitarbeitenden erzählen ohne Vorbereitung, wie sie arbeiten, und können jederzeit unterbrechen und später weitermachen, was in Schichtbetrieben und im Außendienst der Normalfall ist.

Worin unterscheidet sich das von Process Mining?

Process Mining misst mit Systemdaten aus ERP oder Ticketsystem, wie lange Vorgänge dauern. KI-Interviews erfassen Absprachen, Ausnahmen und Gründe, die in keinem Log auftauchen. Beide Verfahren ergänzen sich gut.

Wie viele Mitarbeitende müssen wir befragen?

Oft weniger als gedacht: Als grober Richtwert decken in Betrieben mit 40 bis 80 Beschäftigten 12 bis 18 Interviews die Kernprozesse ab, weil das Schneeball-Prinzip die Personen vorschlägt, die im Gespräch genannt werden. Starten Sie mit vier bis fünf Personen aus unterschiedlichen Bereichen.

Ist das mit Datenschutz und Betriebsrat vereinbar?

Die Voraussetzungen dafür bringt wissa.ai mit: Hosting in Deutschland, KI-Verarbeitung in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, keine Scores und kein Ranking von Personen. Dokumentiert werden Abläufe, Rollen und Systeme. Die Einführung ist in Betrieben mit Betriebsrat in der Regel mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), deshalb gehören Betriebsrat und Datenschutz von Anfang an dazu; Einzelheiten klären Sie am besten mit Ihrer Datenschutz- oder Rechtsberatung.

Woher weiß ich, dass die Dokumentation stimmt?

Jede Aussage ist bis zur Interview-Runde rückverfolgbar. Widersprechen sich Angaben, zeigt das System beide Versionen mit Quelle nebeneinander, und Sie entscheiden, was gilt. Die fachliche Freigabe bleibt beim Menschen und braucht vor allem Lesezeit.

Was passiert, wenn sich ein Prozess ändert?

Sie führen ein neues Gespräch mit den Beteiligten, oder ein Aktualitäts-Check fragt nach einer Weile selbst nach (beides verbraucht Credits). Die Doku aktualisiert sich daraus und zeigt einen Diff zur Vorversion, sodass Sie nur die Änderung lesen und prüfen. So wächst die Dokumentation mit Ihrem Betrieb weiter.

Ersetzt das unser Qualitätsmanagement-System?

Es ergänzt Ihr QM-System. Die Erhebung wird automatisiert, die Lenkung der Dokumente bleibt Ihre Aufgabe: Freigabe mit Namen und Datum, Versionsstand, Aufbewahrung. Geliefert wird eine Beschreibung der tatsächlichen Abläufe samt Verantwortlichen und Schnittstellen, also das gelebte Ist, auf dem ein QM-System gut aufbauen kann.

Quellen

• Michael Polanyi: The Tacit Dimension, Garden City (NY) 1966 - implizites Wissen, das sich nicht ohne Weiteres aufschreiben lässt
• Ikujiro Nonaka, Hirotaka Takeuchi: The Knowledge-Creating Company, New York 1995 - Externalisierung: Erfahrungswissen im Dialog in explizites Wissen überführen
• DIN EN ISO 9001:2015, Abschnitt 4.4 (Prozesse des QM-Systems) und 7.5 (Dokumentierte Information, Lenkung)
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Art. 28 - Auftragsverarbeiter
• Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), § 87 Abs. 1 Nr. 6 - Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle