Prozesse dokumentieren und Wissen sichern
Praxisleitfäden für den Mittelstand, konkret und direkt umsetzbar. Neue Artikel kommen laufend dazu.
Womit Sie anfangen
Drei Wege durch den Ratgeber, je nachdem, was bei Ihnen gerade ansteht.
Sie fangen bei null an
Dann beginnen Sie beim Leitfaden zur Prozessdokumentation: Er erklärt, wie Sie einen IST-Prozess aufnehmen, welche Angaben zu jedem Schritt gehören und wie daraus eine Verfahrensanweisung wird, die im Alltag tatsächlich benutzt wird. Die Vorlagen im Cluster „Prozesse dokumentieren“ setzen genau darauf auf.
Prozessdokumentation: Prozesse dokumentieren in 5 Schritten →Bei Ihnen hängt Wissen an einzelnen Personen
Dann ist der Bus-Faktor Ihr Einstieg. Die Artikel im Cluster „Wissen sichern“ zeigen, wie Sie Kopfmonopole sichtbar machen, in welcher Reihenfolge Sie sie auflösen und was zu tun ist, wenn bereits jemand gekündigt hat, samt Übergabeplan und geregelter Urlaubsvertretung.
Bus-Faktor (Bus Factor): Bedeutung, Berechnung & Matrix →Sie stellen ein oder übergeben
Dann starten Sie bei Organigramm und Einarbeitung: wer wofür verantwortlich ist, wie ein Einarbeitungsplan für die ersten 90 Tage aussieht und was in die Checkliste der ersten Woche gehört. Wer wissen will, was KI dabei wirklich übernimmt, findet die Antworten im Cluster „KI & Automatisierung“.
Organigramm erstellen: kostenlose Vorlage, Word & online →So hält wissa.ai Ihr Wissen fest
Eine KI befragt die Menschen, die die Abläufe kennen, und schreibt daraus die Dokumentation. Jede Aussage trägt eine Fußnote mit dem Gespräch, aus dem sie stammt. Ein erstes Interview probieren Sie mit dem kostenlosen Testpaket aus.
Konto erstellenEingangsrechnungen prüfen und freigeben
- Zweck: Eingehende Rechnungen sachlich prüfen, freigeben und fristgerecht buchen
- Frequenz: laufend, Abschluss monatlich
- Genutzte Tools: Rechnungsliste (Excel), DATEV
Rechnungseingang erfassen
Post und Mail sichten, in der Rechnungsliste erfassen „In der Rechnungsliste fülle ich Datum, Lieferant, Betrag und Status aus.“Martina Krüger · Gespräch 1 · Frage 2
Noch offen
- wird erfragt Was löst die Buchung in DATEV aus?
- wird erfragt Wer prüft, wenn Frau Krüger im Urlaub ist?
Prozesse dokumentieren
Vom IST-Prozess bis zur Verfahrensanweisung: wie Dokumentation entsteht, die im Alltag genutzt wird.
Arbeitsanweisung: Vorlage (Word) & Muster
Arbeitsanweisung schreiben mit Muster und Word-Vorlage: alle Felder, ausgefülltes Beispiel aus dem Metallbau und Abgrenzung zur Verfahrensanweisung.
Artikel lesen →IST-Analyse: Prozesse aufnehmen mit 4 Methoden im Vergleich
IST-Analyse von Prozessen: Interview, Workshop, Beobachtung oder Selbstaufschreibung. Vier Methoden der Prozessaufnahme mit Aufwand und Stärken.
Artikel lesen →Prozessanalyse: Methoden, Vorgehen & Beispiel
Prozessanalyse durchführen: Ziele, Vorgehen in 5 Schritten, Methoden und Tools von Schwachstellenanalyse bis Process Mining und ein Beispiel.
Artikel lesen →Prozessbeschreibung: Definition, Vorlage (Word) & Beispiel
Prozessbeschreibung: Definition, Word-Vorlage mit allen Feldern, Prozesse darstellen als Tabelle, Flussdiagramm oder Turtle und ein Beispiel.
Artikel lesen →Prozessdokumentation: Prozesse dokumentieren in 5 Schritten
Prozessdokumentation, die im Alltag trägt: was hineingehört, wie Sie Prozesse mit Ihrem Team in 5 Schritten dokumentieren und aktuell halten.
Artikel lesen →Prozesslandkarte erstellen: Beispiel & Vorlage
Prozesslandkarte erstellen in 6 Schritten: Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse, Beispiel als Grafik, ISO-9001-Bezug und Vorlage (PowerPoint).
Artikel lesen →QM-Handbuch erstellen: Aufbau & Muster nach ISO 9001
QM-Handbuch nach ISO 9001:2015: was hineingehört, eine bewährte Gliederung als Muster und wie Prozessbeschreibungen und VAs einfließen.
Artikel lesen →SIPOC: Prozesse in fünf Spalten abgrenzen (mit Vorlage)
SIPOC-Diagramm erstellen in 5 Schritten: Lieferanten, Input, Prozess, Output und Kunden, mit Beispiel aus der Produktion und Vorlage zum Kopieren.
Artikel lesen →Swimlane-Diagramm: Prozesse mit Rollen darstellen (Vorlage)
Swimlane-Diagramm erstellen in 5 Schritten: Bahnen, Rollen und Übergaben, Vergleich mit Flussdiagramm und BPMN, Beispiel und Vorlage zum Kopieren.
Artikel lesen →Verfahrensanweisung erstellen: Aufbau & Beispiel
Verfahrensanweisung mit Beispiel und Vorlage: Standard-Gliederung von Zweck bis Ablauf, Abgrenzung zur Arbeitsanweisung und wie sie aktuell bleibt.
Artikel lesen →Verfahrensdokumentation nach GoBD: Aufbau & Muster
Verfahrensdokumentation nach GoBD erstellen: die vier Teile, eine Muster-Gliederung zum Kopieren und wie Sie Belegfluss, Kasse und Archiv aufnehmen.
Artikel lesen →Wissen sichern
Bus-Faktor, Kopfmonopole, Kündigung: wie Wissen im Unternehmen bleibt, wenn Menschen gehen.
Bus-Faktor (Bus Factor): Bedeutung, Berechnung & Matrix
Was der Bus-Faktor bedeutet, wie Sie ihn mit einer Matrix für Ihre Kernprozesse berechnen und Wissen gezielt auf mehrere Köpfe verteilen.
Artikel lesen →Implizites Wissen (Erfahrungswissen): Beispiele & Methoden
Was implizites Wissen ist, Beispiele aus dem Betrieb und mit welchen Fragen Sie Erfahrungswissen explizit machen - mit Interviewleitfaden.
Artikel lesen →Kopfmonopole auflösen: 5 Strategien
Wenn nur eine Person einen Prozess kennt: fünf konkrete Strategien, mit denen Sie Kopfmonopole im Mittelstand auflösen und Wissen im Team verteilen.
Artikel lesen →Mitarbeiter kündigt: Wissensverlust verhindern
Wenn Mitarbeiter kündigen: So sichern Sie in der Kündigungsfrist ihr Wissen, mit Wochenplan, Übergabe-Checkliste und klaren ersten Schritten.
Artikel lesen →Nachfolgeplanung: Schlüsselstellen mit Wissen übergeben
Nachfolgeplanung für Schlüsselpositionen: Schritte, Konzept mit 18-Monats-Zeitplan und wie das Erfahrungswissen der Vorgänger im Betrieb bleibt.
Artikel lesen →Qualifikationsmatrix: Vorlage & Beispiel für Ihr Team
Qualifikationsmatrix erstellen: Aufbau mit fünf Stufen, Vorlage zum Kopieren, Beispiel und Kompetenznachweis nach ISO 9001. So planen Sie Vertretungen.
Artikel lesen →Urlaubsvertretung & Urlaubsübergabe: Checkliste und Regelung
Urlaubsvertretung regeln: Vertretungsregelung als Tabelle, Urlaubsübergabe in 20 Minuten mit Checkliste und ein Testlauf vor dem Urlaub.
Artikel lesen →Wissensdatenbank aufbauen: Struktur, Schritte, Software
Wissensdatenbank im Unternehmen aufbauen: fünf Schritte, Beispielstruktur zum Kopieren und Software von Wiki über Open Source bis KI-Interview.
Artikel lesen →Wissensmanagement im Unternehmen: Methoden & Einführung
Wissensmanagement im Unternehmen einführen: Definition, sieben Methoden im Vergleich, fünf Schritte und ein Beispiel aus einem Zulieferbetrieb.
Artikel lesen →Wissenstransfer im Unternehmen: 7 Methoden im Vergleich
Wissenstransfer im Unternehmen: sieben Methoden vom Übergabegespräch bis zum KI-Interview mit Aufwand, Stärken und Grenzen - plus Auswahlhilfe.
Artikel lesen →Organisation & Einarbeitung
Organigramm, Rollen und Einarbeitung: Strukturen, die der Realität entsprechen.
Einarbeitungsplan: Vorlage (Excel) & Beispiel für 90 Tage
Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter: kostenlose Excel-Vorlage für 90 Tage in vier Phasen, ein Beispiel aus der Logistik und das Einarbeitungskonzept.
Artikel lesen →Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter: Checkliste & Plan
Der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter in fünf Phasen: Checkliste von Preboarding bis Tag 90, klare Verantwortliche, Kennzahlen und Excel-Vorlage.
Artikel lesen →Organigramm erstellen: kostenlose Vorlage, Word & online
Organigramm erstellen: online, in Word/PowerPoint oder Excel. Was ein Organigramm ist, Anleitung in 6 Schritten, Beispiele und kostenlose Vorlage.
Artikel lesen →RACI-Matrix: Zuständigkeiten klar regeln (mit Beispiel)
RACI-Matrix erstellen in 5 Schritten: R, A, C und I erklärt, accountable vs. responsible, ein Beispiel mit sechs Rollen und eine Vorlage zum Kopieren.
Artikel lesen →Stellenbeschreibung: Muster, Inhalte & Vorlage zum Kopieren
Stellenbeschreibung Muster zum Kopieren: alle Inhalte von Ziel der Stelle bis Vertretung, ein ausgefülltes Beispiel und wie sie zur gelebten Praxis passt.
Artikel lesen →KI & Automatisierung
Was KI bei Prozessdokumentation und Prozessanalyse heute leistet und wo der Mensch gefragt bleibt.
KI-Prozessdokumentation: Prozesse automatisch erfassen
KI-Prozessdokumentation: Eine KI interviewt Ihr Team und schreibt die Doku selbst, aktuell und mit Beleg für jede Aussage. So funktioniert es.
Artikel lesen →KI-Prozessoptimierung: Vorgehen, Beispiele, Grenzen
KI-Prozessoptimierung im Mittelstand: wo KI Abläufe verbessert, wie eine KI-Prozessanalyse abläuft und warum die Dokumentation zuerst kommt.
Artikel lesen →Prozessautomatisierung: Methoden, Tools, Vorgehen
Prozesse automatisieren im Mittelstand: Methoden von Workflow bis RPA und KI, Beispiele, geeignete Prozesse und Vorgehen in sechs Schritten.
Artikel lesen →Prozesse digitalisieren: Leitfaden für den Mittelstand
Prozesse digitalisieren im Mittelstand: mit welchen Abläufen Sie beginnen, Vorgehen in sieben Schritten mit Beispiel, E-Rechnung und GoBD.
Artikel lesen →Prozessoptimierung: Prozesse optimieren in 5 Schritten
Prozesse optimieren in fünf Phasen: Definition, Methoden wie Lean, Kaizen, Six Sigma und Wertstrom, Vorgehensweise im Mittelstand mit Beispiel.
Artikel lesen →Häufige Fragen zur Prozessdokumentation
Wie dokumentiere ich einen Prozess richtig?
In vier Schritten: den IST-Zustand so aufnehmen, wie er im Alltag wirklich läuft; Rollen und Systeme je Schritt benennen; Ausnahmen und Übergaben festhalten; das Ergebnis von den Beteiligten gegenlesen lassen. Der Leitfaden „Prozesse dokumentieren“ geht jeden Schritt im Detail durch.
Was gehört in eine Prozessdokumentation?
Auslöser, Schritte in der richtigen Reihenfolge, verantwortliche Rollen, verwendete Systeme, Übergabepunkte, bekannte Ausnahmen und das Ergebnis. Alles Weitere ist Beiwerk und veraltet meist als Erstes.
Wie oft muss Dokumentation aktualisiert werden?
Immer dann, wenn sich ein Schritt ändert, und einmal im Jahr zur Kontrolle. Mit einem festen Auslöser für Änderungen bleibt die Dokumentation verlässlich, und das Team schlägt gern darin nach.
Wo fange ich an, wenn das Wissen nur in Köpfen steckt?
Bei den Kopfmonopolen: Notieren Sie, welche Aufgabe stillsteht, wenn eine bestimmte Person ausfällt. Diese Liste ist Ihre Reihenfolge, beginnend mit den Aufgaben, die nur eine einzige Person beherrscht.