Swimlane-Diagramm: Prozesse mit Rollen darstellen, mit Beispiel und Vorlage

Ein Swimlane-Diagramm beantwortet eine Frage, die in fast jedem Ablauf irgendwann gestellt wird: Wer ist jetzt dran? Es legt jede beteiligte Rolle auf eine eigene Bahn und zeigt, wie ein Vorgang von Bahn zu Bahn wandert, von der Bestellung im Vertrieb über die Buchhaltung bis zum Versand. Genau an diesen Übergängen passiert im Alltag das meiste, und das Diagramm macht sie auf einen Blick sichtbar.

Dieser Ratgeber erklärt, was ein Swimlane-Diagramm ist und wie es sich von Flussdiagramm und BPMN unterscheidet. Danach folgen eine Anleitung in fünf Schritten, ein ausgearbeitetes Beispiel aus der Auftragsabwicklung und eine Vorlage zum Kopieren, die Sie in PowerPoint, Word, Excel oder einem Diagrammwerkzeug weiterverwenden. Das Swimlane-Diagramm ist eine Darstellungsform innerhalb der Prozessdokumentation, und der Leitfaden dort zeigt, wie es mit Prozesslandkarte, Prozessbeschreibung und Arbeitsanweisung zusammenspielt.

Was ist ein Swimlane-Diagramm?

Ein Swimlane-Diagramm (deutsch auch Schwimmbahnen-Diagramm, in Visio "funktionsübergreifendes Flussdiagramm") ist ein Prozessdiagramm, das die Fläche in parallele Bahnen aufteilt. Jede Bahn gehört einer Rolle, einer Abteilung oder einem System. Die Prozessschritte stehen in der Bahn derjenigen Rolle, die sie ausführt, und Pfeile verbinden sie in der Reihenfolge des Ablaufs.

Drei Elemente tragen das Diagramm:

• Bahnen (Lanes) stehen für die Beteiligten, zum Beispiel Kunde, Vertriebsinnendienst, Buchhaltung, Fertigung, Lager. Am Rand jeder Bahn steht ihr Name.
• Schritte und Entscheidungen sind die Kästen und Rauten innerhalb der Bahnen. Ein Schritt ist eine Tätigkeit mit Ergebnis, eine Entscheidung eine Verzweigung mit benannten Ausgängen.
• Übergaben entstehen überall dort, wo ein Pfeil die Grenze zwischen zwei Bahnen kreuzt. Hier wechselt die Zuständigkeit, und hier wartet ein Vorgang typischerweise am längsten.

Bekannt gemacht haben die Darstellung Geary Rummler und Alan Brache mit ihrem Buch "Improving Performance" (1990), in dem sie Abläufe quer zum Organigramm betrachten. Ihr Gedanke war, dass die interessanten Stellen eines Prozesses zwischen den Kästen des Organigramms liegen, also an den Übergaben von einer Abteilung zur nächsten.

Prozessdiagramm als Oberbegriff

"Prozessdiagramm" ist der Sammelbegriff für jede grafische Darstellung eines Ablaufs. Dazu gehören das einfache Flussdiagramm, das Swimlane-Diagramm, BPMN-Modelle, die ereignisgesteuerte Prozesskette und die Wertstromdarstellung. Das Swimlane-Diagramm ist damit eine bestimmte Form des Prozessdiagramms, nämlich die mit Bahnen für die Zuständigkeit.

Horizontal oder vertikal?

Beide Ausrichtungen sind üblich. Horizontale Bahnen, bei denen die Zeit von links nach rechts läuft, passen gut auf Folien und Querformat-Seiten und sind die häufigere Variante. Vertikale Bahnen, bei denen der Ablauf von oben nach unten läuft, eignen sich für lange Prozesse mit wenigen Beteiligten, weil man sie auf einer Hochformat-Seite oder im Wiki weiter nach unten scrollen kann. Entscheiden Sie einmal pro Unternehmen und bleiben Sie dabei, damit alle Diagramme gleich gelesen werden.

Swimlane, Flussdiagramm und BPMN im Vergleich

Swimlane-Diagramm, Flussdiagramm und BPMN zeigen alle einen Ablauf mit Schritten und Entscheidungen. Sie unterscheiden sich darin, wie viel sie über Zuständigkeiten sagen und wie streng ihre Regeln sind.

Ein Swimlane-Diagramm ist also ein Flussdiagramm mit Bahnen. BPMN übernimmt die Bahnen als Pools und Lanes und ergänzt eine präzise Notation für Ereignisse, Nachrichten zwischen Beteiligten und Datenobjekte. Ein BPMN-Diagramm mit Lanes ist deshalb immer auch ein Swimlane-Diagramm, umgekehrt gilt das nicht.

Für die Dokumentation im Mittelstand reicht in den meisten Fällen das Swimlane-Diagramm mit fünf Symbolen: Start, Schritt, Entscheidung, Pfeil und Ende. Zu BPMN greifen Sie, wenn ein Prozess in ein System übertragen oder automatisiert werden soll und die Notation dafür eindeutig sein muss.

Wo die Rollen schon feststehen und nur die Verantwortung geklärt werden soll, passt die RACI-Matrix als Ergänzung. Sie hält je Aufgabe fest, wer durchführt, wer verantwortet, wer gefragt und wer informiert wird. Das Swimlane-Diagramm zeigt dagegen, in welcher Reihenfolge die Aufgaben ablaufen und wo sie die Hand wechseln.

Swimlane-Diagramm erstellen in 5 Schritten

Die Zeichnung selbst geht schnell. Die meiste Zeit fließt in das Wissen, das hineingehört: wer tatsächlich welchen Schritt macht, wo Vorgänge weitergegeben werden und welche Ausnahmen es gibt. Die fünf Schritte folgen dieser Reihenfolge.

Schritt 1: Rahmen und Rollen festlegen

Legen Sie zuerst fest, wo der Prozess beginnt und wo er endet, etwa "Bestellung geht ein" bis "Rechnung ist gestellt". Ein SIPOC hilft, diesen Rahmen mit Lieferanten, Input, Output und Kunden auf einer Seite festzuhalten.

Danach sammeln Sie die Rollen, die im Ablauf etwas tun. Die verlässlichste Quelle sind Gespräche mit den Ausführenden. Fragen Sie jede Person, was sie bekommt, was sie damit macht und an wen sie es weitergibt. Jede genannte Rolle wird eine Bahn. Wie Sie diese Gespräche führen und welche Methoden der IST-Analyse sich dafür eignen, vergleicht der dortige Ratgeber.

Benennen Sie die Bahnen nach Rollen. "Vertriebsinnendienst" bleibt richtig, wenn jemand die Stelle wechselt. Fünf bis sieben Bahnen sind eine gute Obergrenze, darüber wird das Diagramm schwer lesbar.

Schritt 2: Schritte in die Bahnen setzen

Tragen Sie die Schritte in der Reihenfolge ein, in der sie im Alltag passieren, jeden in die Bahn der Rolle, die ihn ausführt. Formulieren Sie mit Verb und Objekt, etwa "Auftrag im ERP anlegen". Ein Schritt pro Kasten, und jeder Kasten hat ein Ergebnis, das der nächste Schritt braucht.

Schritt 3: Übergaben markieren

Jeder Pfeil, der eine Bahngrenze kreuzt, ist eine Übergabe. Beschriften Sie ihn mit dem, was übergeben wird, also "Auftragsbestätigung", "Fertigungsauftrag" oder "Lieferschein", und mit dem Weg, auf dem es ankommt, etwa ERP-Status, E-Mail oder Papier. An diesen Pfeilen zeigt sich später, wo Vorgänge liegen bleiben.

Schritt 4: Entscheidungen einzeichnen

Entscheidungen stehen als Raute in der Bahn der Rolle, die entscheidet. Jeder Ausgang bekommt eine Beschriftung, meist "ja" und "nein" oder konkrete Bedingungen wie "unter 5.000 Euro" und "ab 5.000 Euro". Hat eine Raute nur einen Ausgang, gehört sie als normaler Schritt in einen Kasten.

Schritt 5: Sonderfälle ergänzen und prüfen

Fragen Sie zum Schluss nach den Ausnahmen: Eilaufträge, fehlende Unterlagen, Kunden mit Sonderkonditionen. Kleine Abweichungen notieren Sie als Anmerkung am Schritt, größere bekommen einen eigenen Pfad. Danach gehen Sie das Diagramm mit zwei oder drei Ausführenden durch. Wenn jede Person ihre Bahn wiedererkennt und die Übergaben bestätigt, ist das Diagramm fertig.

Beispiel: Auftragsabwicklung von Vertrieb bis Versand

Das folgende Beispiel (typisiert) ist aus typischen Abläufen zusammengesetzt und beschreibt kein reales Unternehmen: ein Hersteller von Industriekomponenten mit 120 Mitarbeitenden, der Standardteile ab Lager und Varianten auf Bestellung fertigt. Der Prozess beginnt mit der Bestellung des Kunden und endet mit der gestellten Rechnung.

Als Swimlane in Tabellenform sieht der Ablauf so aus. Jede Zeile ist eine Bahn, jede Spalte eine Phase, und die Nummern geben die Reihenfolge an:

Die Übergaben im Normalfall lassen sich direkt ablesen:

In einem Diagrammwerkzeug zeichnen Sie daraus fünf horizontale Bahnen und verbinden die Schritte in der Reihenfolge der Nummern. Schritt 5 läuft parallel zur Herstellung: Die Auftragsbestätigung geht an den Kunden, sobald der Liefertermin feststeht.

An dem Beispiel fallen drei Dinge auf. Im Normalfall kreuzen die Pfeile acht Bahngrenzen, wenn die Ware auf Lager ist, und neun, wenn sie gefertigt wird. Die Buchhaltung ist zweimal beteiligt, einmal vorn bei der Kreditprüfung und einmal hinten bei der Rechnung. Und die Übergabe von der Fertigung an das Lager hängt an einer Rückmeldung im ERP. Wenn sie fehlt, liegen fertige Teile im Bereitstellplatz, ohne dass der Versand davon weiß. Genau solche Stellen sind der Ausgangspunkt für eine Prozessanalyse und für die Frage, wie sich Prozesse optimieren lassen.

Sonderfälle, die im Diagramm als Anmerkung stehen: Eilaufträge überspringen die Einplanung in Schritt 6 und gehen direkt an die Fertigungsleitung. Bestandskunden mit Rahmenvertrag sind von der Kreditprüfung in Schritt 3 ausgenommen. Teillieferungen lösen je Lieferung eine eigene Rechnung aus.

Vorlage zum Kopieren: Prozesse visualisieren in PowerPoint, Word und Excel

Die Vorlage besteht aus zwei Teilen: einem Steckbrief, der das Wissen sammelt, und einem Bahnenraster, in das Sie die Schritte eintragen. Beides können Sie direkt kopieren.

Swimlane-Diagramm: <Prozessname>
Version / Stand / Prozesseigner (Rolle)

Start (Auslöser):      <Ereignis, das den Prozess startet>
Ende (Ergebnis):       <Was am Ende vorliegt>
Ausrichtung:           horizontal / vertikal

Bahnen (Rollen, max. 7):
  1. <Rolle>
  2. <Rolle>
  3. <Rolle>

Schritte:
  Nr. | Schritt (Verb + Objekt) | Bahn | Ergebnis | Übergabe an | Weg
  ... Entscheidungen als eigene Zeile mit Ausgängen

Sonderfälle:
  <Ausnahme> -> <abweichender Pfad oder Anmerkung>

Das Bahnenraster als Tabelle, für fünf Bahnen und fünf Phasen:

So setzen Sie das Raster in den gängigen Programmen um:

• PowerPoint und Word: Fügen Sie eine Tabelle mit einer Zeile pro Bahn ein, schalten Sie die inneren senkrechten Linien aus und legen Sie Formen für Schritte und Rauten für Entscheidungen darauf. Verbinder aus dem Formenmenü bleiben an den Formen hängen, wenn Sie diese verschieben.
• Excel: Jede Zeile ist eine Bahn, jede Spalte eine Phase. Für einfache Abläufe reichen Textzellen mit Nummern wie im Beispiel oben, für eine grafische Fassung zeichnen Sie Formen über das Raster.
• Visio und draw.io: Beide bringen fertige Swimlane-Formen mit. In Visio heißt die Vorlage "Funktionsübergreifendes Flussdiagramm", in draw.io finden Sie Pools und Lanes in der Formenbibliothek.

Welches Programm Sie wählen, hängt davon ab, wo das Diagramm später gelesen wird. Liegt es in der Prozessbeschreibung, passt Word. Für Workshops und Präsentationen ist PowerPoint praktisch, und wenn viele Prozesse zusammenhängen sollen, lohnt sich ein Diagrammwerkzeug mit Bibliothek.

Was ein gutes Swimlane-Diagramm ausmacht

Ein gutes Swimlane-Diagramm kann jemand lesen, der den Prozess nicht kennt, und jede beteiligte Person findet ihre eigene Arbeit darin wieder. Diese Punkte helfen dabei:

• Start und Ende sind als eigene Symbole eingezeichnet.
• Jede Bahn trägt den Namen einer Rolle.
• Jeder Schritt steht in genau einer Bahn und hat ein Ergebnis.
• Jede Raute hat mindestens zwei beschriftete Ausgänge.
• Pfeile kreuzen sich so selten wie möglich, Rücksprünge sind klar erkennbar.
• Das Diagramm passt auf eine Seite. Wird es länger, teilen Sie den Prozess in Teilprozesse und verweisen von einem Diagramm auf das nächste.
• Im Kopf stehen Version, Stand und Prozesseigner.

Das Diagramm steht selten allein. Die Prozesslandkarte zeigt, wo der Prozess im Unternehmen hängt, das Swimlane-Diagramm zeigt seinen Ablauf über die Rollen, und die Prozessbeschreibung trägt die Details wie Systeme, Fristen und mitgeltende Dokumente. Wer ein QM-System nach ISO 9001 betreibt, macht damit nachvollziehbar, was Abschnitt 4.4 der Norm unter anderem verlangt: die Abfolge und Wechselwirkung der Prozesse zu bestimmen und Verantwortlichkeiten und Befugnisse für sie zuzuweisen. Eine bestimmte Darstellungsform schreibt die Norm nicht vor.

Vom Gespräch zum Diagramm

Das Diagramm ist so gut wie das Wissen, das in den Bahnen steht. Das liegt bei den Menschen, die den Prozess jeden Tag ausführen: beim Innendienst, der weiß, welche Kunden immer per Fax bestellen, und beim Lager, das Teillieferungen auf seine eigene, bewährte Art verbucht.

Hier setzt wissa.ai an. Eine KI führt Interviews mit den Mitarbeitenden im Chat, rund 15 bis 20 Minuten je Gespräch und wann es ihnen passt. Sie fragt, was jemand bekommt, was er damit tut und an wen er es weitergibt. Nennt der Innendienst eine Kollegin aus der Buchhaltung als nächste Station, schlägt die KI sie als nächste Gesprächspartnerin vor, und Sie geben die Einladung frei.

Aus den Gesprächen entsteht eine Prozessdokumentation mit Rollen, Schritten, Übergaben und Sonderfällen, jede Aussage mit Quellenbeleg. Schildern zwei Beteiligte eine Übergabe unterschiedlich, wird der Widerspruch markiert. Diese Dokumentation ist die Grundlage, aus der Sie das Swimlane-Diagramm zeichnen, und mit jedem weiteren Interview schreibt sie sich fort. Wie das im Alltag aussieht, zeigt die Seite zur Software für Prozessdokumentation. Zum Start gibt es ein kostenloses Testpaket (10 Credits, einmal je Unternehmen, Bedingungen), das in der Regel für ein erstes Interview reicht. Ein Interview kostenlos testen

Fazit

Ein Swimlane-Diagramm ist ein Flussdiagramm mit Bahnen für die Zuständigkeit. Es zeigt auf einer Seite, wer welchen Schritt ausführt und wo ein Vorgang die Hand wechselt. Für die meisten Abläufe im Unternehmen reichen fünf Symbole und fünf bis sieben Bahnen, BPMN kommt dazu, wenn ein Prozess automatisiert werden soll.

Die Erstellung folgt fünf Schritten: Rahmen und Rollen, Schritte, Übergaben, Entscheidungen, Sonderfälle. Die Vorlage oben bringt Sie in wenigen Minuten zum ersten Entwurf, und die Gespräche mit den Ausführenden füllen die Bahnen mit dem, was im Betrieb tatsächlich passiert.

FAQ

Was ist ein Swimlane-Diagramm?

Ein Swimlane-Diagramm ist ein Prozessdiagramm, in dem jede beteiligte Rolle eine eigene Bahn hat. Die Prozessschritte stehen in der Bahn der Rolle, die sie ausführt, und Pfeile zeigen die Reihenfolge. Wo ein Pfeil von einer Bahn in eine andere wechselt, findet eine Übergabe statt. Es heißt auch Schwimmbahnen-Diagramm oder funktionsübergreifendes Flussdiagramm.

Was ist der Unterschied zwischen Swimlane-Diagramm und Flussdiagramm?

Ein Flussdiagramm zeigt die Reihenfolge der Schritte und die Verzweigungen eines Ablaufs. Das Swimlane-Diagramm ergänzt Bahnen, sodass zusätzlich sichtbar wird, wer jeden Schritt ausführt und wo die Zuständigkeit wechselt. Für Abläufe innerhalb eines Teams reicht das Flussdiagramm, für Abläufe über mehrere Abteilungen ist das Swimlane-Diagramm übersichtlicher.

Was ist ein Prozessdiagramm?

Ein Prozessdiagramm ist jede grafische Darstellung eines Ablaufs mit Schritten, Entscheidungen und Verbindungen. Häufige Formen sind das Flussdiagramm, das Swimlane-Diagramm, BPMN-Modelle und die ereignisgesteuerte Prozesskette. Welche Form passt, hängt davon ab, ob Sie nur die Reihenfolge, auch die Zuständigkeiten oder eine ausführbare Notation brauchen.

Wie erstelle ich ein Swimlane-Diagramm in PowerPoint oder Word?

Fügen Sie eine Tabelle mit einer Zeile pro Rolle ein und beschriften Sie die erste Spalte mit den Rollennamen. Darauf legen Sie Rechtecke für Schritte, Rauten für Entscheidungen und verbinden sie mit Verbindungslinien aus dem Formenmenü. Die Vorlage in diesem Artikel liefert Steckbrief und Raster zum Kopieren. In Visio und draw.io gibt es fertige Swimlane-Formen.

Sind Swimlanes Teil von BPMN?

Ja. BPMN 2.0 kennt Pools für die Beteiligten eines Prozesses und Lanes für Rollen innerhalb eines Pools. Damit ist jedes BPMN-Diagramm mit Lanes ein Swimlane-Diagramm. BPMN legt darüber hinaus genau fest, wie Ereignisse, Nachrichten zwischen Pools und Datenobjekte dargestellt werden, was ein einfaches Swimlane-Diagramm nicht verlangt.

Wie viele Bahnen sollte ein Swimlane-Diagramm haben?

Fünf bis sieben Bahnen sind ein guter Richtwert. Bei mehr Bahnen werden die Pfeile lang und das Diagramm schwer lesbar. Fassen Sie dann Rollen mit wenigen Schritten zusammen, etwa Lager und Versand, oder teilen Sie den Prozess in zwei Diagramme, die aufeinander verweisen.

Quellen

• Rummler, Geary A.; Brache, Alan P.: Improving Performance. How to Manage the White Space on the Organization Chart. Jossey-Bass, 1990
• Object Management Group: Business Process Model and Notation (BPMN), Version 2.0, 2011; Version 2.0.2 (2013) veröffentlicht als ISO/IEC 19510:2013
• DIN 66001: Informationsverarbeitung; Sinnbilder und ihre Anwendung, 1983
• DIN EN ISO 9001:2015, Abschnitt 4.4 (Qualitätsmanagementsystem und seine Prozesse)