Bevor ein Prozess beschrieben, analysiert oder verbessert wird, lohnt sich eine kurze Frage: Wo fängt er eigentlich an, und wo hört er auf? Das SIPOC-Diagramm beantwortet sie auf einer Seite. Es legt fest, wer etwas in den Prozess hineingibt, was hineingeht, welche Hauptschritte darin stattfinden, was herauskommt und wer es bekommt. Mit dieser Abgrenzung reden alle Beteiligten über denselben Prozess, und die eigentliche Dokumentation beginnt an der richtigen Stelle.
Dieser Ratgeber erklärt, wofür die fünf Buchstaben stehen, wann SIPOC hilft und wie Sie ein SIPOC-Diagramm in fünf Schritten erstellen. Dazu kommen ein ausgearbeitetes Beispiel aus der Produktion, eine Vorlage zum Kopieren und ein Vergleich mit Turtle-Diagramm und Prozessbeschreibung. SIPOC ist der erste Schritt der Prozessdokumentation, und der Leitfaden dort zeigt, wie es danach weitergeht.
Was ist SIPOC?
SIPOC ist ein Werkzeug zur Prozessabgrenzung. Die fünf Buchstaben stehen für die fünf Spalten des Diagramms:
| Buchstabe | Englisch | Deutsch | Die Spalte nennt |
|---|---|---|---|
| S | Supplier | Lieferant | wer liefert, was der Prozess braucht |
| I | Input | Eingabe | was in den Prozess hineingeht |
| P | Process | Prozess | die Hauptschritte des Prozesses |
| O | Output | Ergebnis | was aus dem Prozess herauskommt |
| C | Customer | Kunde | wer das Ergebnis erhält |
Lieferanten und Kunden sind dabei weit gefasst. Ein Lieferant kann ein externer Zulieferer sein, ebenso gut aber die Konstruktion im eigenen Haus, ein ERP-System oder der Kunde selbst, wenn er eine Zeichnung schickt. Kunde ist jeder, der mit dem Ergebnis weiterarbeitet: der Endkunde, der Versand, die Buchhaltung oder die nächste Fertigungsstufe.
Die Prozessspalte enthält bewusst nur vier bis sieben Hauptschritte. Ein SIPOC zeigt den Prozess aus großer Höhe, mit einem Auslöser am Anfang und einem Ergebnis am Ende. Entscheidungen, Schleifen und Sonderfälle gehören in die Prozessbeschreibung oder das Ablaufdiagramm darunter.
Bekannt geworden ist SIPOC vor allem durch Six Sigma. Dort steht es in der Define-Phase des DMAIC-Zyklus (Define, Measure, Analyze, Improve, Control), wenn ein Verbesserungsprojekt seinen Gegenstand festlegt. Das Werkzeug funktioniert aber genauso gut ohne Six Sigma, überall dort, wo ein Prozess klar benannt und abgegrenzt sein soll, bevor jemand ihn aufschreibt.
SIPOC oder COPIS?
Manche Teams lesen das Diagramm von rechts nach links und nennen es dann COPIS. Die Spalten sind dieselben, nur die Reihenfolge beim Ausfüllen ändert sich: Sie beginnen beim Kunden und seinen Anforderungen und arbeiten sich zum Lieferanten zurück. Diese Reihenfolge eignet sich gut, wenn ein Prozess neu gestaltet wird und der Kundennutzen den Rahmen setzt.
Wann SIPOC hilft: Prozess auswählen und abgrenzen
Ein SIPOC-Diagramm ist schnell gemacht und spart danach viel Abstimmung. Besonders nützlich ist es in vier Situationen.
Vor der Prozessdokumentation. Wer einen Prozess beschreiben will, muss zuerst wissen, was dazugehört. Gehört die Wareneingangsprüfung noch zum Einkauf oder schon zur Fertigung? Endet die Auftragsabwicklung mit dem Versand oder mit dem Zahlungseingang? Das SIPOC klärt diese Fragen oft in einer halben Stunde, und die spätere Beschreibung hat einen festen Rahmen.
Vor einer IST-Aufnahme. Wenn Sie Abläufe in Interviews oder Workshops erheben, zeigt das SIPOC, mit wem Sie sprechen sollten: mit den Lieferanten und Kunden des Prozesses ebenso wie mit den Ausführenden. Wie die Erhebung selbst funktioniert, beschreibt der Ratgeber zur IST-Analyse.
Als Brücke zwischen Landkarte und Detail. Die Prozesslandkarte zeigt alle Prozesse eines Unternehmens als Kästen. Ein SIPOC öffnet einen dieser Kästen und zeigt, was hinein- und herausgeht, ohne schon jeden Schritt aufzuschlüsseln.
Vor einer Prozessanalyse oder Verbesserung. Wer einen Prozess bewerten will, braucht einen klaren Gegenstand. Im SIPOC wird sichtbar, welche Outputs der Kunde tatsächlich braucht und welche Inputs regelmäßig fehlen oder zu spät kommen. Daran setzt die Prozessanalyse an.
Die ISO 9001:2015 verlangt in Kapitel 4.4, dass die Organisation die erforderlichen Eingaben und erwarteten Ergebnisse ihrer Prozesse bestimmt, ebenso die Abfolge und Wechselwirkung dieser Prozesse, und Verantwortlichkeiten und Befugnisse zuweist. Ein SIPOC ist eine einfache Form, Eingaben und Ergebnisse festzuhalten. Die Norm schreibt das Werkzeug nicht vor, und für Verantwortlichkeiten und Kriterien zur Steuerung braucht es weitere Angaben.
SIPOC erstellen in 5 Schritten
Ein SIPOC-Diagramm entsteht am besten in einer kleinen Runde mit drei bis sechs Personen, die den Prozess aus unterschiedlichen Richtungen kennen. Eine Tabelle, ein Whiteboard oder Haftnotizen reichen völlig.
Schritt 1: Prozess benennen und Grenzen setzen
Geben Sie dem Prozess einen Namen aus Substantiv und Verb, etwa "Fertigungsauftrag abwickeln" oder "Reklamation bearbeiten". Legen Sie dann den Startpunkt (Auslöser) und den Endpunkt (Ergebnis) fest. Diese beiden Grenzen sind das Wichtigste am ganzen Diagramm. Schreiben Sie sie über die Tabelle, damit jede spätere Diskussion daran gemessen werden kann.
Schritt 2: Hauptschritte in die Mitte schreiben
Füllen Sie die Prozessspalte mit vier bis sieben Schritten, jeweils als Verb mit Objekt: "Auftrag einplanen", "Material bereitstellen", "Teile fertigen". Wenn Sie bei zwölf Schritten landen, fassen Sie zusammen. Der Detaillierungsgrad soll so hoch sein, dass jemand aus einer anderen Abteilung den Ablauf in einer Minute versteht.
Schritt 3: Outputs und Kunden bestimmen
Arbeiten Sie dann nach rechts. Was liefert der Prozess, und wer empfängt es? Notieren Sie neben dem Hauptergebnis auch Nebenergebnisse wie Prüfprotokolle, Rückmeldungen ins ERP oder Ausschussmeldungen. Zu jedem Output gehört mindestens ein Kunde. Ein Output ohne Kunden ist ein Hinweis, dass ihn vielleicht niemand braucht.
Schritt 4: Inputs und Lieferanten bestimmen
Dann geht es nach links. Was braucht der Prozess, um zu starten und zu laufen? Material, Informationen, Freigaben, Zeichnungen, Daten aus Systemen. Zu jedem Input gehört ein Lieferant. Hier fallen oft die ersten Lücken auf, etwa ein Input, den alle selbstverständlich voraussetzen, für den sich aber niemand als Lieferant verantwortlich fühlt.
Schritt 5: Mit den Beteiligten prüfen
Zeigen Sie das fertige SIPOC jemandem aus der Kundenspalte und jemandem aus der Lieferantenspalte. Stimmt das, was dort steht, mit deren Sicht überein? Bekommt der Kunde wirklich, was im Output steht, und in der Form, die er braucht? Diese Rückfrage dauert wenige Minuten und macht aus dem Diagramm eine gemeinsame Grundlage.
SIPOC-Beispiel aus der Produktion
Das folgende Beispiel (typisiert) ist aus typischen Betrieben dieser Größe zusammengesetzt und beschreibt kein reales Unternehmen. Ein Zerspanungsbetrieb mit 45 Mitarbeitenden fertigt Dreh- und Frästeile in kleinen und mittleren Losgrößen für Maschinenbauer. Der Prozess "Fertigungsauftrag abwickeln" beginnt mit dem freigegebenen Kundenauftrag im ERP und endet mit den geprüften, verpackten Teilen am Versandplatz.
| Supplier (Lieferant) | Input | Process (Hauptschritte) | Output | Customer (Kunde) |
|---|---|---|---|---|
| Vertrieb | Freigegebener Kundenauftrag mit Liefertermin | 1. Auftrag einplanen | Geprüfte, verpackte Teile | Versand, Endkunde |
| Kunde, Arbeitsvorbereitung | Zeichnung, CNC-Programm, Arbeitsplan | 2. Material und Werkzeuge bereitstellen | Prüfprotokoll Erstteil und Endprüfung | Qualitätssicherung, Endkunde |
| Einkauf, Lager | Rohmaterial mit Werkszeugnis | 3. Maschine einrichten und Erstteil prüfen | Rückmeldung von Mengen und Zeiten im ERP | Arbeitsvorbereitung, Buchhaltung |
| Werkzeugausgabe | Werkzeuge, Spannmittel | 4. Teile fertigen | Ausschuss- und Nacharbeitsmeldung | Qualitätssicherung |
| Qualitätssicherung | Kalibrierte Prüfmittel, Prüfplan | 5. Endprüfung durchführen | ||
| Instandhaltung | Betriebsbereite Maschine | 6. Teile kennzeichnen und verpacken |
Die Zeilen der Tabelle hängen nicht waagerecht zusammen. Jede Spalte ist eine eigene Liste, und die Prozessspalte liest sich von oben nach unten.
Grenzen: Start ist der im ERP freigegebene Kundenauftrag, Ende sind die verpackten Teile am Versandplatz. Versand und Rechnungsstellung gehören zu anderen Prozessen und tauchen nur als Kunden auf.
Zwei Beobachtungen aus dem Beispiel zeigen, was ein SIPOC leistet. Erstens stehen in der Lieferantenspalte acht Stellen, und nur eine davon, der Kunde mit seiner Zeichnung, sitzt außerhalb des Betriebs. Fast alles, was die Fertigung braucht, kommt aus dem eigenen Haus, und jede dieser Übergaben kann ein Grund für Wartezeit sein. Zweitens hat die Rückmeldung ins ERP zwei Kunden, die Arbeitsvorbereitung und die Buchhaltung. Im Alltag wird sie oft nachgetragen, und erst das SIPOC zeigt, wer darauf wartet.
Vorlage zum Kopieren
Kopieren Sie die Tabelle in Word, Excel, PowerPoint oder Ihr Wiki und füllen Sie sie in der Reihenfolge der fünf Schritte aus. Der Kopfblock darüber hält die Grenzen und den Stand fest.
SIPOC: [Prozessname, Verb + Objekt]
Prozesseigner (Rolle): [z. B. Leitung Fertigung]
Start (Auslöser): [Was löst den Prozess aus?]
Ende (Ergebnis): [Womit ist der Prozess abgeschlossen?]
Stand: [Datum] | Beteiligte: [Rollen der Runde]
| Supplier (Lieferant) | Input | Process (4 bis 7 Hauptschritte) | Output | Customer (Kunde) |
|---|---|---|---|---|
| 1. | ||||
| 2. | ||||
| 3. | ||||
| 4. | ||||
| 5. |
Wer möchte, ergänzt rechts eine sechste Spalte "Anforderungen des Kunden" (in Six-Sigma-Projekten oft als SIPOC-R oder SIPOCR bezeichnet). Dort steht zum Beispiel, dass die Teile maßhaltig nach Zeichnung und zum bestätigten Termin am Versandplatz sein müssen. Diese Spalte hilft bei der späteren Bewertung, weil sie festhält, woran der Kunde einen guten Output erkennt.
SIPOC, Turtle-Diagramm und Prozessbeschreibung im Vergleich
Im Qualitätsmanagement begegnen Ihnen neben SIPOC zwei weitere Formen, einen Prozess darzustellen. Sie ergänzen sich, weil jede eine andere Frage beantwortet.
| SIPOC | Turtle-Diagramm | Prozessbeschreibung | |
|---|---|---|---|
| Zweck | Prozess abgrenzen, Inputs und Outputs klären | Rahmenbedingungen eines Prozesses auf einer Seite | Ablauf vollständig und verbindlich festhalten |
| Inhalt | Lieferanten, Inputs, 4 bis 7 Hauptschritte, Outputs, Kunden | Input, Output, Ressourcen, Beteiligte, Methoden, Kennzahlen | Ziel, Geltungsbereich, Rollen, Schritte, Schnittstellen, Kennzahlen |
| Schrittfolge | grob | keine | vollständig, mit Entscheidungen und Sonderfällen |
| Typischer Einsatz | Projektstart, Vorbereitung der Dokumentation | Audit, Managementgespräch | Einarbeitung, Vertretung, Audit |
| Umfang | eine Tabelle | eine Seite | mehrere Seiten |
In der Praxis entstehen die drei meist nacheinander. Das SIPOC legt fest, worüber gesprochen wird. Die Prozessbeschreibung hält danach fest, wie der Ablauf im Detail läuft, und das Turtle-Diagramm fasst sie für Audits auf einer Seite zusammen. Wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind und die Übergaben im Mittelpunkt stehen, zeigt ein Swimlane-Diagramm den Ablauf mit Rollen und Bahnen.
Vom SIPOC zur lebendigen Prozessdokumentation
Ein SIPOC ist der Auftakt. Danach beginnt die eigentliche Arbeit: Mit den Menschen sprechen, die den Prozess ausführen, und festhalten, wie er heute wirklich läuft. Hier ist das SIPOC eine gute Gesprächsliste, denn die Lieferanten- und Kundenspalte nennt genau die Rollen, deren Sicht Sie brauchen.
Diesen Schritt kann eine KI übernehmen. Bei wissa.ai führt sie die Interviews mit den Mitarbeitenden im Chat, rund 15 bis 20 Minuten je Gespräch und wann es ihnen passt. Aus den Aussagen entsteht eine Prozessdokumentation mit Schritten, Rollen, Übergaben und einer Quelle je Aussage, als Grundlage für Ihre Prozessbeschreibungen, und weitere Gespräche schreiben die Dokumentation fort. Mehr dazu auf der Seite zur Software für Prozessdokumentation. Zum Start gibt es ein kostenloses Testpaket (10 Credits, einmal je Unternehmen, Bedingungen), das in der Regel für ein erstes Interview reicht: Ein Interview kostenlos testen.
Fazit
SIPOC grenzt einen Prozess in fünf Spalten ab: Lieferanten, Inputs, Hauptschritte, Outputs und Kunden. Es entsteht oft in einer halben Stunde, braucht nur eine Tabelle und schafft die gemeinsame Grundlage für alles, was danach kommt, von der IST-Aufnahme über die Prozessbeschreibung bis zur Verbesserung. Legen Sie Start und Ende fest, bleiben Sie bei vier bis sieben Schritten und prüfen Sie das Ergebnis mit Lieferanten und Kunden des Prozesses.
FAQ
Was ist ein SIPOC-Diagramm?
Ein SIPOC-Diagramm ist eine Tabelle mit fünf Spalten, die einen Prozess abgrenzt: Supplier (Lieferanten), Input, Process (vier bis sieben Hauptschritte), Output und Customer (Kunden). Es zeigt auf einer Seite, wo ein Prozess beginnt und endet, was er braucht und was er liefert. Es wird vor der detaillierten Prozessbeschreibung oder zu Beginn eines Verbesserungsprojekts erstellt.
Wofür steht SIPOC?
SIPOC steht für Supplier, Input, Process, Output, Customer, auf Deutsch Lieferant, Eingabe, Prozess, Ergebnis und Kunde. Die Reihenfolge folgt dem Fluss durch den Prozess von links nach rechts. Wird das Diagramm vom Kunden aus gelesen, heißt es auch COPIS.
Wie erstellt man ein SIPOC-Diagramm?
Benennen Sie zuerst den Prozess und legen Sie Start und Ende fest. Schreiben Sie dann vier bis sieben Hauptschritte in die Mitte, bestimmen Sie danach Outputs und Kunden und anschließend Inputs und Lieferanten. Zum Schluss prüfen Sie das Ergebnis mit je einer Person aus der Kunden- und der Lieferantenspalte. In einer kleinen Runde dauert das etwa eine halbe Stunde.
Was ist der Unterschied zwischen SIPOC und Turtle-Diagramm?
Das SIPOC grenzt einen Prozess ab und zeigt Lieferanten, Inputs, Hauptschritte, Outputs und Kunden. Das Turtle-Diagramm beschreibt die Rahmenbedingungen eines Prozesses, also Ressourcen, beteiligte Rollen, Methoden und Kennzahlen, stammt aus der Automobilindustrie und ist heute im Umfeld der ISO 9001 verbreitet. Das SIPOC steht am Anfang einer Dokumentation, das Turtle fasst eine fertige Prozessbeschreibung zusammen.
Gehört SIPOC zu Six Sigma?
SIPOC ist eng mit Six Sigma verbunden und wird dort in der Define-Phase des DMAIC-Zyklus eingesetzt, um den Gegenstand eines Verbesserungsprojekts festzulegen. Das Werkzeug ist aber unabhängig davon nutzbar, etwa zur Vorbereitung einer Prozessdokumentation oder im Qualitätsmanagement nach ISO 9001.
Wie viele Prozessschritte gehören in ein SIPOC?
Üblich sind vier bis sieben Hauptschritte. Weniger Schritte sagen zu wenig über den Ablauf aus, bei mehr Schritten verliert das SIPOC seine Übersicht und wird zum Ablaufdiagramm. Details, Entscheidungen und Sonderfälle gehören in die Prozessbeschreibung darunter.
Quellen
- DIN EN ISO 9001:2015, Abschnitt 4.4 (Qualitätsmanagementsystem und seine Prozesse)
- ISO 13053-1, Quantitative methods in process improvement. Six Sigma. Part 1: DMAIC methodology