wissa.ai interviewt die Menschen, die Ihre Abläufe wirklich kennen, im Chat und in rund 15 bis 20 Minuten je Gespräch. Daraus entsteht eine strukturierte Prozessdokumentation mit Schritten, Rollen, Systemen und Übergaben, die sich mit jedem weiteren Gespräch aktualisiert.
Das kostenlose Testpaket mit 10 Credits reicht in der Regel für ein Interview samt Auswertung. Es gilt einen Monat, einmal je Unternehmen, mit Firmendaten und AVV, solange das Kontingent reicht.
Hosting in Deutschland · KI-Verarbeitung in der EU · AVV nach Art. 28 DSGVO · Unterlagen für den Betriebsrat
Rechnungseingang erfassen
Post und Mail sichten, in der Rechnungsliste erfassen
Noch offen
Die meisten Unternehmen möchten ihre Prozesse dokumentieren. Die eigentliche Arbeit ist das Erheben: Das Wissen aus zwanzig Köpfen muss zusammenkommen und aufgeschrieben werden.
Die Verfahrensanweisung von 2021 ist gut gegliedert und beschreibt den Stand vor dem letzten Systemwechsel. Im Alltag hat sich der Ablauf seitdem weiterentwickelt.
Eine klassische Prozessaufnahme mit Workshop, Nachbereitung und Abstimmung braucht von jeder beteiligten Person Zeit am Stück. Bis der Bericht fertig ist, hat sich oft schon wieder etwas geändert.
Ein BPMN-Modellierer macht Diagramme präzise, eine Word-Vorlage macht sie einheitlich. Das Wissen muss trotzdem jemand einsammeln, und das ist der aufwendigste Teil.
Die KI übernimmt die Erhebung, und Sie entscheiden bei Widersprüchen und korrigieren Aussagen. Lesen und Korrigieren geht schneller als Schreiben, und genau dorthin verschiebt sich die Arbeit.
Es geht um Abteilung, Hauptprozesse und Systeme und um die Frage, wer die Abläufe im Detail kennt.
Interview · Wareneingang
Die KI schlägt die genannten Kolleg:innen zur Einladung vor, Sie geben frei oder lassen Einladungen automatisch verschicken. Die Fragen bauen auf dem bereits Gesagten auf, die Eingeladenen brauchen kein Konto und können jederzeit unterbrechen.
Braucht Sie · 3
Die KI fragt nach Sonderfällen, Workarounds und Vertretungen. Sagt die Leitung „läuft über das ERP“ und das Team „läuft über Excel“, markiert sie genau das.
Widerspruch
Herr Vogel und Frau Krüger beschreiben den Freigabeweg unterschiedlich. Wählen Sie, was gilt.
Prozessschritte, Rollen, Systeme, Übergaben und Schmerzpunkte, jede Aussage mit Quelle. Dazu zeigt die Analyse, wo Automatisierung zuerst ansetzen kann.
Doppelarbeitneu
Der Lieferschein wird im Lager in die LagerApp und in der Buchhaltung noch einmal in die Rechnungsliste übertragen.
Zum Ausprobieren: Jede Ansicht ist der App nachgebaut. Inhalte aus dem Demo-Arbeitsbereich „Muster GmbH“, alle Namen fiktiv.
Alles entsteht aus denselben Interviews, und die Struktur ergibt sich aus dem, was Ihr Team erzählt.
Eingangsrechnungen prüfen · Ablauf Bisher nur eine Quelle. wissa fragt Martina Krüger im nächsten Gespräch nach.
Auslöser, Schritte, Rollen, Systeme, Übergaben und Ausnahmen für jeden Prozess, jede Aussage bis zu ihrer Quelle rückverfolgbar.
Die Schritt-für-Schritt-Beschreibung aus den Interviews ist die inhaltliche Basis für Arbeits- und Verfahrensanweisungen, mit den Sonderfällen, die beim Aufschreiben sonst fehlen.
Alle Bereiche mit ihren Prozessen, Verantwortlichen und Übergaben als Gliederung, dazu je Bereich, wie vollständig er erfasst ist. Aufgebaut aus den Gesprächen und erweitert mit jedem weiteren.
Für jede Rolle ein Einarbeitungsplan: Prozesse in Lernreihenfolge, Systeme, Ansprechpartner. Die Antworten auf die Fragen der ersten Wochen stehen in der Doku.
Abweichende Aussagen stehen mit Quelle nebeneinander, Prozesse mit nur einem Wissensträger werden markiert.
Medienbrüche, Doppelarbeit, manuelle Übertragungen: Die Analyse benennt sie konkret und zeigt, wo Automatisierung zuerst ansetzen kann.
Werkzeuge zur Prozessdokumentation lassen sich danach sortieren, welchen Teil der Arbeit sie abnehmen: das Ablegen, das Zeichnen, das Aufzeichnen am Bildschirm oder das Erheben.
| Kriterium | Wiki | BPMN-Modellierer | Screen-Recording-Tool | wissa.ai |
|---|---|---|---|---|
| Nimmt Ihnen ab | Ablage, Suche, Rechte, Versionen | Das normgerechte Zeichnen von Abläufen | Das Erstellen von Klickanleitungen | Die Erhebung: Interviews führen und auswerten |
| Wer erhebt das Wissen? | Die Autor:innen selbst | Die modellierende Person, meist im Workshop | Die Aufzeichnung der Bildschirmarbeit | Die KI, im Gespräch mit jeder beteiligten Person |
| Erfasst Arbeit abseits des Bildschirms | Wenn jemand sie aufschreibt | Wenn sie im Workshop genannt wird | Kaum, der Schwerpunkt liegt auf der Arbeit am Bildschirm | Ja, soweit die Befragten davon erzählen: auch Absprachen, Papier und Zuruf |
| Grenze | Lebt davon, dass jemand schreibt | Die Notation braucht Übung beim Lesen | Zeigt das Wie der Bedienung | Kein Diagramm-Editor, keine Workflow-Engine |
| Passt, wenn … | Schreiben ohnehin Teil der Arbeit ist | Prozesse formal modelliert oder automatisiert werden sollen | eine Software-Bedienung erklärt werden soll | das Wissen in Köpfen steckt und niemand Zeit zum Schreiben hat |
Die Kategorien schließen sich nicht aus: Auf Basis der Dokumentation aus wissa.ai lässt sich ein BPMN-Modell zeichnen, und für einzelne Klickstrecken bleibt ein Screen-Recording-Tool das richtige Werkzeug.
Abgerechnet wird in Interview-Credits: Rund 10 Credits entsprechen im Schnitt einem abgeschlossenen Interview samt Auswertung, abgerechnet nach tatsächlichem KI-Verbrauch. Befragte brauchen kein eigenes Konto, Starter und Business sind monatlich kündbar, und für mehr Kontingent gibt es Enterprise auf Anfrage.
Credit-Nachkauf79 € je 100 Credits12 Monate gültig · Jederzeit zubuchbar · Nutzbar, solange ein Abo oder das Testpaket läuft
wissa richtet sich an Unternehmen. Sie wählen Ihr Paket im Kundenbereich und bezahlen per Kreditkarte, SEPA-Lastschrift oder PayPal, auf Wunsch nach kurzer Anfrage auch auf Rechnung. Die Rechnung kommt als PDF. Alle Preise netto zzgl. USt.
Leitfäden und Vorlagen rund um Prozessdokumentation, Arbeitsanweisung und Onboarding, auch ohne Software nutzbar.
Prozessdokumentation, die im Alltag trägt: was hineingehört, wie Sie Prozesse mit Ihrem Team in 5 Schritten dokumentieren und aktuell halten.
Artikel lesen →Arbeitsanweisung schreiben mit Muster und Word-Vorlage: alle Felder, ausgefülltes Beispiel aus dem Metallbau und Abgrenzung zur Verfahrensanweisung.
Artikel lesen →Der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter in fünf Phasen: Checkliste von Preboarding bis Tag 90, klare Verantwortliche, Kennzahlen und Excel-Vorlage.
Artikel lesen →KI-Prozessdokumentation: Eine KI interviewt Ihr Team und schreibt die Doku selbst, aktuell und mit Beleg für jede Aussage. So funktioniert es.
Artikel lesen →Wenn Ihr Thema Wissenssicherung, Wissenstransfer oder eine Wissensdatenbank ist, zeigt die Seite zur Wissensmanagement-Software, wie wissa.ai dort ansetzt.
Wissensmanagement-Software →Ein Prozessdokumentation-Tool, oft auch Prozessbeschreibung-Software genannt, hilft, Abläufe festzuhalten: welche Schritte in welcher Reihenfolge, wer verantwortlich ist, welche Systeme genutzt werden und wo übergeben wird. Die meisten Werkzeuge helfen beim Darstellen und Ablegen. wissa.ai übernimmt zusätzlich die Erhebung, indem eine KI die Beteiligten interviewt und die Dokumentation aus den Antworten schreibt.
Nicht im klassischen Sinn. Prozessmanagement-Software steuert Abläufe oft mit Workflow-Engine, Freigabeläufen und Kennzahlen. wissa.ai liefert die Grundlage, auf der solche Projekte aufbauen: eine belastbare Beschreibung, wie die Prozesse heute tatsächlich laufen, samt Rollen, Systemen und Ausnahmen.
Die Interviews liefern die inhaltliche Grundlage: Schritte, Zuständigkeiten, Hilfsmittel und die Sonderfälle, die beim Aufschreiben meist fehlen. Daraus formulieren Sie Arbeits- und Verfahrensanweisungen, die fachliche Freigabe mit Namen und Datum bleibt bei Ihnen. Eine Word-Vorlage für die Arbeitsanweisung finden Sie im Ratgeber.
Für den Einstieg nicht. Die Potenzialanalyse zu jedem Prozess benennt Medienbrüche, Doppelarbeit und manuelle Übertragungen, also das, was sonst eine Prozessanalyse-Software leistet. Für Arbeitsanweisungen liefern die Interviews Schritte, Zuständigkeiten und Sonderfälle; formuliert und freigegeben werden sie in Ihrem gewohnten Werkzeug, etwa mit der Word-Vorlage aus dem Ratgeber. Wer Durchlaufzeiten aus Systemdaten messen will, ergänzt Process Mining.
Für den inhaltlichen Teil ja: Aus den Interviews entsteht je Rolle ein Einarbeitungsplan mit Prozessen in Lernreihenfolge, Systemen und Ansprechpartnern. Organisatorisches wie Arbeitsplatz, Zugänge oder Vertragsunterlagen regelt weiterhin die Onboarding-Checkliste.
Ein Interview ist auf rund 15 bis 20 Minuten angelegt, und der erste Prozess kann noch am selben Tag stehen. Wie lange es bis zu den Kernprozessen des ganzen Betriebs dauert, hängt vor allem davon ab, wie schnell die Eingeladenen antworten. Starten Sie mit vier bis fünf Personen aus unterschiedlichen Bereichen, von dort findet das Schneeball-Prinzip die übrigen Wissensträger.
Process Mining rekonstruiert Abläufe aus Systemdaten und misst echte Durchlaufzeiten. wissa.ai erfasst das Wissen in den Köpfen: Absprachen, Ausnahmen, Papier und Zuruf. Process Mining beantwortet „wie lange“, Interviews beantworten „warum“ und „wer sonst noch“, und zusammen ergeben sie ein runderes Bild.
Starter kostet 79 € pro Monat mit 100 Credits (rund 10 Interviews), Business 149 € pro Monat mit 250 Credits (rund 25 Interviews), beide monatlich kündbar. Für mehr Kontingent gibt es Enterprise, Preis auf Anfrage. Zum Ausprobieren gibt es ein kostenfreies Testpaket mit 10 Credits, die in der Regel für ein Interview samt Auswertung reichen (einmal je Unternehmen, einen Monat gültig, mit Firmendaten und AVV, solange das Kontingent reicht). Zusätzliche Credits kosten 79 € je 100 Credits. Alle Preise netto zzgl. USt.
Legen Sie ein Konto an, laden Sie die Person ein, die den Ablauf am besten kennt, und lesen Sie das Ergebnis nach dem Gespräch. Ein erstes Interview probieren Sie mit dem kostenfreien Testpaket aus, solange das Kontingent reicht.
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