Wissensmanagement-Software, die das Wissen selbst erfragt
Wikis und Wissensdatenbanken sind gute Ablagen für Wissen, das jemand aufschreibt. wissa.ai setzt einen Schritt früher an: Eine KI interviewt Ihre Wissensträger im Chat, rund 15 bis 20 Minuten je Gespräch, und macht aus den Antworten eine strukturierte Dokumentation mit Quelle zu jeder Aussage, die mit jedem weiteren Gespräch wächst.
Das kostenlose Testpaket mit 10 Credits reicht in der Regel für ein Interview samt Auswertung. Es gilt einen Monat, einmal je Unternehmen, mit Firmendaten und AVV, solange das Kontingent reicht.
Hosting in Deutschland · KI-Verarbeitung in der EU · AVV nach Art. 28 DSGVO · Unterlagen für den Betriebsrat
Eingangsrechnungen prüfen und freigeben
- Zweck: Eingehende Rechnungen sachlich prüfen, freigeben und fristgerecht buchen
- Frequenz: laufend, Abschluss monatlich
- Genutzte Tools: Rechnungsliste (Excel), DATEV
Rechnungseingang erfassen
Post und Mail sichten, in der Rechnungsliste erfassen „In der Rechnungsliste fülle ich Datum, Lieferant, Betrag und Status aus.“Martina Krüger · Gespräch 1 · Frage 2
Noch offen
- wird erfragt Was löst die Buchung in DATEV aus?
- wird erfragt Wer prüft, wenn Frau Krüger im Urlaub ist?
Woran Wissensmanagement im Unternehmen hängt
Viele Mittelständler haben ein Wiki, einen SharePoint oder einen Ordner „Handbuch“. Die spannende Frage ist, wer das Wissen hineinbringt und wer es aktuell hält.
Wer weiß, hat keine Zeit zum Schreiben
Das wertvollste Wissen sitzt bei den Erfahrenen: im Lager, in der Werkhalle, im Außendienst, in der Buchhaltung kurz vor dem Monatsabschluss. Bei ihnen geht das Tagesgeschäft vor, und das ist gut so. Ein Gespräch von 20 Minuten passt trotzdem gut hinein.
Erfahrungswissen lässt sich schlecht aufschreiben
Die Ausnahme beim Großkunden, der Anruf beim Lieferanten, bevor die Bestellung rausgeht, der Kniff an der Maschine: Wer das seit Jahren macht, denkt nicht mehr darüber nach. Implizites Wissen fällt beim Schreiben niemandem ein, auf eine gezielte Nachfrage aber schon.
Vertrauen entsteht durch Aktualität
Wer einer Anleitung vertraut, schlägt sie beim nächsten Mal wieder nach. Dafür braucht jede Wissensdatenbank einen festen Auslöser für Aktualisierungen, sonst fragt man lieber wieder die Kollegin.
So funktioniert wissa.ai: vom Interview zur Dokumentation
Die KI fragt nach, und Ihr Team liest und korrigiert. Die Arbeit verschiebt sich vom Schreiben aufs Lesen, und das geht deutlich schneller.
- 01
Start bei einer verantwortlichen Person
Ein erstes Chat-Interview klärt Bereich, Hauptaufgaben und Systeme und fragt, wer die Abläufe wirklich kennt.
ca. 12 Min.Interview · Wareneingang
Tippen Sie eine Antwort an - 02
Die KI arbeitet sich von Wissensträger zu Wissensträger
Genannte Kolleg:innen bekommen nach Ihrer Freigabe eine persönliche Einladung per Link, ohne eigenes Konto. Die Fragen bauen auf dem bereits Gesagten auf, im Chat und jederzeit unterbrechbar.
Braucht Sie · 3
- Aylin Kayawartet auf Ihre Freigabegenannt von Bernd Vogel
- Frau AlbrechtAdresse fehltgenannt von Martina Krüger
- Herr WilkensAdresse fehltgenannt von Holger Brandt
- 03
Nachfragen, wo eine Antwort eine Lücke lässt
Sonderfälle, Vertretungen, Workarounds neben dem ERP: Die KI hakt nach, wo im Ablauf noch etwas fehlt. Widersprechen sich zwei Aussagen, stehen beide mit Quelle nebeneinander.
Widerspruch
Freigabeweg für Rechnungen über 5.000 €
Herr Vogel und Frau Krüger beschreiben den Freigabeweg unterschiedlich. Wählen Sie, was gilt.
Doku · Freigabe über 5.000 €noch offen, wird geklärt - 04
Eine Dokumentation, die mitwächst
Aus den Gesprächen entstehen Prozessbeschreibungen, eine Übersicht aller Bereiche und Prozesse, ein Organigramm und Einarbeitungspläne. Jedes weitere Interview aktualisiert den Stand, Änderungen sind als Diff sichtbar, und per Übergabe-Link teilen Sie den Stand mit der Nachfolge.
LagerStellvertretungNiemand vertritt den Lagerleiter.→ Die Analyse schlägt vor, eine Vertretung zu benennen.
Zum Ausprobieren: Jede Ansicht ist der App nachgebaut. Inhalte aus dem Demo-Arbeitsbereich „Muster GmbH“, alle Namen fiktiv.
Was die Software konkret liefert
Ein Wissensstand, der aus Gesprächen entsteht und mit jedem weiteren Gespräch wächst.
- Schritt
„Wenn ich im Urlaub bin, gibt Frau Krüger bis 5.000 Euro frei.“
Gespräch 2 · Frage 2 ● bestätigt - Tool
„Den Zugang zu DATEV richtet das Steuerbüro ein, die Freischaltung dauert meist zwei Tage.“
Gespräch 2 · Frage 4 - Übergabe
„Geprüfte Rechnungen lege ich Frau Krüger in den Ordner ‚Zur Zahlung‘.“
Gespräch 1 · Frage 3 ● bestätigt - Schmerzpunkt
„Kurz vor dem Monatsabschluss suchen wir oft Lieferscheine, die noch im Lager liegen.“
Gespräch 1 · Frage 7
Interviews im Chat
Rund 15 bis 20 Minuten je Gespräch, ganz ohne Vorbereitung. Antwortvorschläge zum Antippen machen den Einstieg leicht, und Screenshots oder Fotos lassen sich direkt anhängen.
Quelle zu jeder Aussage
Jede Aussage der Dokumentation ist bis zu ihrer Quelle rückverfolgbar, meist bis zum Gespräch, aus dem sie stammt. So kann der Fachbereich jede Aussage nachprüfen.
Widersprüche werden sichtbar
„Läuft über SAP“ gegen „läuft über drei Excel-Listen“: Beide Aussagen stehen nebeneinander, Sie entscheiden per Klick, was gilt. Doku und Graph ziehen nach.
Wissensrisiken benannt
Welche Aufgabe kennt nur eine einzige Person? Die Analyse zeigt Kopfmonopole und Bus-Faktor je Prozess und damit die Reihenfolge, in der Sie Wissen sichern.
Organigramm nach gelebter Zusammenarbeit
Wer mit wem arbeitet, wer an wen übergibt, wo eine Rolle unbesetzt ist: Das Organigramm entsteht aus den Interviews.
Einarbeitungspläne je Rolle
Prozesse in Lernreihenfolge, Systeme samt der Kolleg:innen, die sie beherrschen, und Ansprechpartner. Neue Mitarbeitende lesen nach, statt dieselben Fragen zu stellen.
Wissensmanagement-Tools im Vergleich
Die Werkzeuge unterscheiden sich vor allem in einer Grundfrage: Wer bringt das Wissen hinein, und was hält es aktuell? Jede Kategorie hat ihren Platz, und oft ergänzen sie sich.
| Kriterium | Wiki | BPMN-Modellierer | Screen-Recording-Tool | wissa.ai |
|---|---|---|---|---|
| Wer bringt das Wissen hinein? | Jede:r schreibt selbst | Eine geschulte Person modelliert | Wer die Aufgabe am Bildschirm ausführt | Die KI fragt die Wissensträger im Gespräch |
| Stärke | Ablage, Struktur, Suche, Rechte und Versionen | Präzise, normierte Ablaufdiagramme | Klickanleitungen mit Screenshots in Minuten | Holt Erfahrungswissen und Ausnahmen aus den Köpfen |
| Grenze | Lebt davon, dass jemand schreibt | Die Notation braucht Übung beim Lesen | Der Schwerpunkt liegt auf der Bedienung am Bildschirm | Kein Diagramm-Editor und keine Klickanleitung |
| Aufwand für Wissensträger | Schreibzeit, verteilt auf alle Autor:innen | Workshops mit der modellierenden Person | Gering, solange die Arbeit am Bildschirm passiert | Rund 15 bis 20 Minuten je Gespräch |
| Bleibt aktuell durch | Regelmäßige Pflege durch die Autor:innen | Nachmodellieren bei jeder Änderung | Neu aufnehmen, wenn sich die Oberfläche ändert | Weitere Interviews, Änderungen als Diff |
wissa.ai
- Wer bringt das Wissen hinein?
- Die KI fragt die Wissensträger im Gespräch
- Stärke
- Holt Erfahrungswissen und Ausnahmen aus den Köpfen
- Grenze
- Kein Diagramm-Editor und keine Klickanleitung
- Aufwand für Wissensträger
- Rund 15 bis 20 Minuten je Gespräch
- Bleibt aktuell durch
- Weitere Interviews, Änderungen als Diff
Screen-Recording-Tool
- Wer bringt das Wissen hinein?
- Wer die Aufgabe am Bildschirm ausführt
- Stärke
- Klickanleitungen mit Screenshots in Minuten
- Grenze
- Der Schwerpunkt liegt auf der Bedienung am Bildschirm
- Aufwand für Wissensträger
- Gering, solange die Arbeit am Bildschirm passiert
- Bleibt aktuell durch
- Neu aufnehmen, wenn sich die Oberfläche ändert
BPMN-Modellierer
- Wer bringt das Wissen hinein?
- Eine geschulte Person modelliert
- Stärke
- Präzise, normierte Ablaufdiagramme
- Grenze
- Die Notation braucht Übung beim Lesen
- Aufwand für Wissensträger
- Workshops mit der modellierenden Person
- Bleibt aktuell durch
- Nachmodellieren bei jeder Änderung
Wiki
- Wer bringt das Wissen hinein?
- Jede:r schreibt selbst
- Stärke
- Ablage, Struktur, Suche, Rechte und Versionen
- Grenze
- Lebt davon, dass jemand schreibt
- Aufwand für Wissensträger
- Schreibzeit, verteilt auf alle Autor:innen
- Bleibt aktuell durch
- Regelmäßige Pflege durch die Autor:innen
Ihr bestehendes Unternehmenswiki nutzen Sie einfach weiter, und wissa.ai bringt das Wissen dazu, das bisher nur in Köpfen steckt. Wer im Betrieb gern schreibt, schreibt weiter, und alle anderen erzählen im Chat.
Wann wissa.ai gut passt
Passt gut, wenn …
- Das Wissen sitzt bei Leuten, die lieber Fragen beantworten als Dokumentation schreiben
- Eine Kündigung, ein Ruhestand oder eine Nachfolge steht an
- Neue Mitarbeitende fragen immer wieder dasselbe
- Ein Wiki existiert, ist aber veraltet oder halb leer
- Betriebe mit etwa 10 bis 250 Mitarbeitenden, in denen Abläufe gewachsen sind
Passt weniger, wenn …
- Sie suchen ein reines Intranet mit Newsfeed und Kantinenplan
- Sie brauchen bebilderte Klickanleitungen für eine einzelne Software, dafür ist Screen-Recording gebaut
- Ihre Abläufe laufen vollständig in einem System und sollen gemessen werden, dafür gibt es Process Mining
Was es kostet
Abgerechnet wird in Interview-Credits: Rund 10 Credits entsprechen im Schnitt einem abgeschlossenen Interview samt Auswertung, abgerechnet nach tatsächlichem KI-Verbrauch. Befragte brauchen kein eigenes Konto, Starter und Business sind monatlich kündbar, und für mehr Kontingent gibt es Enterprise auf Anfrage.
- 10 Credits, die in der Regel für ein Interview zum Ausprobieren reichen
- 1 Monat Laufzeit, endet automatisch
- Einmal je Unternehmen, mit Firmendaten und AVV, solange das Kontingent reicht
- 100 Credits pro Monat - rund 10 Interviews
- Monatlich kündbar
- Für kleine Teams und den Einstieg
- 250 Credits pro Monat - rund 25 Interviews
- Monatlich kündbar
- Spielraum für Folge-Interviews und Aktualitäts-Checks
Sie brauchen mehr Kontingent?
Auf Anfrage- Credits und Nutzerplätze in der Menge, die Ihr Team braucht
- Kauf auf Rechnung mit Zahlungsziel
- Persönliche Einführung im ersten Monat und direkter Support
- AVV und Unterlagen für Datenschutz und Betriebsrat
Credit-Nachkauf79 € je 100 Credits12 Monate gültig · Jederzeit zubuchbar · Nutzbar, solange ein Abo oder das Testpaket läuft
- Rund 10 Credits entsprechen im Schnitt einem abgeschlossenen Interview - inklusive Auswertung und Aktualisierung der Dokumentation. Abgerechnet wird nach tatsächlichem KI-Verbrauch: kurze Gespräche kosten weniger, lange mehr.
- Befragte brauchen weder Konto noch eigene Lizenz, ganz gleich, wie viele Sie einladen. Ihre Interviews laufen über das Credit-Guthaben Ihres Unternehmens.
- Abo-Credits gelten für den jeweiligen Monat, nachgekaufte Credits zwölf Monate.
- Zum Kennenlernen gibt es das kostenfreie Testpaket für Unternehmen: 10 Credits, die in der Regel für ein Interview samt Auswertung reichen, einen Monat gültig und einmal je Unternehmen, solange das Kontingent reicht. Dafür hinterlegen Sie Ihre Firmendaten, stimmen den AGB zu und schließen den AVV ab, Zahlungsdaten braucht es nicht.
wissa richtet sich an Unternehmen. Sie wählen Ihr Paket im Kundenbereich und bezahlen per Kreditkarte, SEPA-Lastschrift oder PayPal, auf Wunsch nach kurzer Anfrage auch auf Rechnung. Die Rechnung kommt als PDF. Alle Preise netto zzgl. USt.
Weiterlesen im Ratgeber
Praxisleitfäden rund um Wissensmanagement, Wissensdatenbank und Wissenstransfer, ganz gleich, welches Werkzeug Sie einsetzen.
Wissensmanagement im Unternehmen: Methoden & Einführung
Wissensmanagement im Unternehmen einführen: Definition, sieben Methoden im Vergleich, fünf Schritte und ein Beispiel aus einem Zulieferbetrieb.
Artikel lesen →Wissensdatenbank aufbauen: Struktur, Schritte, Software
Wissensdatenbank im Unternehmen aufbauen: fünf Schritte, Beispielstruktur zum Kopieren und Software von Wiki über Open Source bis KI-Interview.
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Artikel lesen →Implizites Wissen (Erfahrungswissen): Beispiele & Methoden
Was implizites Wissen ist, Beispiele aus dem Betrieb und mit welchen Fragen Sie Erfahrungswissen explizit machen - mit Interviewleitfaden.
Artikel lesen →Es geht Ihnen vor allem um Abläufe?
Wenn Sie Prozesse dokumentieren, Arbeitsanweisungen digitalisieren oder das Onboarding strukturieren wollen, zeigt die Seite zur Prozessdokumentation-Software, was wissa.ai dafür liefert.
Prozessdokumentation-Software →Häufige Fragen zur Wissensmanagement-Software
Was ist Wissensmanagement-Software?
Software, die das Wissen eines Unternehmens erfasst, ordnet und auffindbar macht: Abläufe, Anleitungen, Ansprechpartner und Erfahrungswerte. Die meisten Werkzeuge wie Wiki, Wissensdatenbank oder Intranet kümmern sich um Ablage und Suche. wissa.ai kümmert sich um den Schritt davor: das Wissen per Interview überhaupt erst zu erheben.
Welche Wissensmanagement-Tools gibt es?
Grob vier Kategorien: Wikis und Wissensdatenbanken, in die jede:r selbst schreibt; Dokumentenablagen wie SharePoint oder ein Netzlaufwerk; Modellierungswerkzeuge für Prozessdiagramme; und Screen-Recording-Tools, die Klickanleitungen erzeugen. KI-Interviews wie bei wissa.ai sind eine fünfte Kategorie: Hier fragt die Software selbst nach.
Ist wissa.ai ein Wissensmanagement-System oder eine Wissensdatenbank-Software?
Beides nur zum Teil. Eine Wissensdatenbank-Software ist eine Ablage mit Suche, Rechten und Versionen, und ein Wissensmanagement-System bündelt solche Ablagen mit Verantwortlichkeiten und Abläufen. wissa.ai setzt davor an und erhebt den Inhalt: Die KI interviewt Ihre Wissensträger, und aus den Antworten entsteht eine Dokumentation mit Quelle zu jeder Aussage, die Sie in der App nachlesen und per Übergabe-Link teilen. Ihr Wiki oder Ihre Wissensdatenbank behalten Sie daneben für alles, was Ihr Team ohnehin aufschreibt.
Ersetzt wissa.ai unser Wiki?
wissa.ai ergänzt Ihr Wiki. Ein Wiki ist eine gute Ablage für Wissen, das jemand aufschreibt, und wissa.ai erfasst das Wissen, das im Alltag selten aufgeschrieben wird, oft weil die Person gar nicht merkt, wie viel sie weiß. Beides läuft gut nebeneinander.
Wie führe ich Wissensmanagement im Unternehmen ein?
Mit den Themen, deren Ausfall am meisten schadet: Notieren Sie, welche Aufgabe stillsteht, wenn eine bestimmte Person fehlt, und beginnen Sie dort. Geben Sie jedem Bereich eine verantwortliche Person und einen Auslöser für Aktualisierungen. Digitales Wissensmanagement heißt dann vor allem: ein Ort, an dem das Wissen landet, und ein Weg, auf dem es dorthin kommt. Der Ratgeber „Wissensmanagement einführen“ geht das Vorgehen Schritt für Schritt durch.
Müssen unsere Mitarbeitenden ein Konto anlegen?
Nein. Befragte bekommen eine persönliche Einladung per Link und können direkt im Chat antworten. Ein Konto braucht nur, wer die Dokumentation verwaltet und Einladungen freigibt.
Wie steht es um Datenschutz und Betriebsrat?
wissa ist für den datenschutzkonformen Einsatz gebaut: Hosting in Deutschland, KI-Verarbeitung in der EU und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, der alle Unterauftragsverarbeiter nennt. Die Interviews beschreiben Abläufe, Rollen und Systeme, und wissa bewertet keine Personen. Der Einsatz ist in der Regel mitbestimmungspflichtig; für die Einbindung des Betriebsrats gibt es in der App ein Paket mit Ablauf und Beispielfragen der Interviews. Wir empfehlen, die Teilnahme freiwillig zu gestalten.
Was kostet die Wissensmanagement-Software?
Starter kostet 79 € pro Monat mit 100 Credits (rund 10 Interviews), Business 149 € pro Monat mit 250 Credits (rund 25 Interviews), beide monatlich kündbar. Für mehr Kontingent gibt es Enterprise, Preis auf Anfrage. Zum Ausprobieren gibt es ein kostenfreies Testpaket mit 10 Credits, die in der Regel für ein Interview samt Auswertung reichen (einmal je Unternehmen, einen Monat gültig, mit Firmendaten und AVV, solange das Kontingent reicht). Befragte brauchen kein eigenes Konto. Alle Preise netto zzgl. USt.
Das erste Wissen kann noch heute gesichert sein
Legen Sie ein Konto an, laden Sie die erste Person ein, und lesen Sie, sobald sie geantwortet hat, was sie weiß. Ein erstes Interview probieren Sie mit dem kostenfreien Testpaket aus, solange das Kontingent reicht.
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