RACI-Matrix: Zuständigkeiten klar regeln, mit Beispiel und Vorlage

Eine RACI-Matrix beantwortet für jeden Arbeitsschritt eine einfache Frage: Wer macht es, wer entscheidet, wen fragt man vorher und wen informiert man hinterher? Die Antwort steht in einer Tabelle, Aufgaben in den Zeilen, Rollen in den Spalten, und in jeder Zelle einer von vier Buchstaben. Das Werkzeug ist schnell gebaut und zeigt seine Stärke dort, wo mehrere Abteilungen an einem Ablauf beteiligt sind.

Dieser Ratgeber erklärt das RACI-Modell, grenzt "accountable" und "responsible" voneinander ab, zeigt in fünf Schritten, wie Sie eine RACI-Matrix erstellen, und führt das Ganze an einer Auftragsabwicklung mit sechs Rollen vor. Eine Vorlage zum Kopieren und die gängigen Varianten wie RASCI folgen am Ende.

Die RACI-Matrix ergänzt das Organigramm um die Ebene der Aufgaben. Wie Sie die Struktur selbst aufbauen, zeigt der Ratgeber Organigramm erstellen, dort mit einem eigenen Abschnitt zur Aufgabenverteilung.

Was ist eine RACI-Matrix? Das RACI-Modell erklärt

Eine RACI-Matrix (auch Verantwortlichkeitsmatrix oder Zuständigkeitsmatrix) ordnet jeder Aufgabe eines Prozesses oder Projekts die beteiligten Rollen zu und legt fest, in welcher Form sie beteiligt sind. Der Name setzt sich aus den Anfangsbuchstaben der vier Beteiligungsarten zusammen:

Die Rollen in den Spalten sind Funktionen wie "Arbeitsvorbereitung" oder "Vertriebsinnendienst", keine Namen. So bleibt die Matrix gültig, wenn eine Person die Stelle wechselt, und sie passt zu den Stellen im Organigramm. In kleinen Betrieben, in denen eine Person mehrere Hüte trägt, können Sie trotzdem Rollen trennen: Die Geschäftsführerin ist dann in einer Spalte Vertriebsleitung und in einer anderen Freigabe Investitionen.

Verbreitet ist das RACI-Modell vor allem im Projektmanagement: Der PMBOK Guide des Project Management Institute führt das RACI-Diagramm als Beispiel einer Verantwortlichkeitsmatrix (Responsibility Assignment Matrix) auf. Im Mittelstand eignet es sich ebenso für wiederkehrende Abläufe, etwa in der Auftragsabwicklung, im Reklamationsmanagement oder beim Onboarding-Prozess.

Die zwei Grundregeln

Zwei Regeln halten eine RACI-Matrix brauchbar:

1. Genau ein A pro Zeile. Wenn zwei Rollen für dasselbe Ergebnis geradestehen, wartet im Zweifel jede auf die andere. Ist das A geteilt, ist die Aufgabe meist zu grob geschnitten und gehört in zwei Zeilen.
2. Mindestens ein R pro Zeile. Eine Aufgabe ohne R hat niemanden, der sie erledigt. A und R dürfen dieselbe Rolle sein; dann steht in der Zelle "A/R" oder nur "A", je nach Konvention.

Accountable vs. responsible: der Unterschied

Im Deutschen heißen beide Wörter "verantwortlich", deshalb werden sie in Workshops so oft verwechselt. Die Unterscheidung ist klar, sobald man sie an einer Aufgabe festmacht:

• Responsible ist, wer die Arbeit macht. Die Sachbearbeiterin im Vertriebsinnendienst schreibt das Angebot.
• Accountable ist, wer das Ergebnis verantwortet und freigibt. Die Vertriebsleitung prüft das Angebot ab einem bestimmten Volumen und unterschreibt es. Wenn das Angebot falsch kalkuliert war, wird sie gefragt.

Eine einfache Prüffrage hilft: Wer kann die Aufgabe für erledigt erklären? Diese Rolle bekommt das A. Wer die Aufgabe ausführt, bekommt das R. Bei Routineaufgaben mit klaren Befugnissen fallen beide oft zusammen, zum Beispiel wenn der Versand Lieferungen bis zu einem bestimmten Gewicht selbst disponiert. Die Grenze, ab der das A wechselt, gehört in die Stellenbeschreibung, in den Abschnitt Befugnisse.

Ähnlich oft werden C und I verwechselt. Wer konsultiert wird, kann das Ergebnis noch beeinflussen; wer informiert wird, erfährt es, wenn es feststeht. Steht in einer Zeile fünfmal C, wird die Aufgabe langsam, weil fünf Meinungen eingeholt werden müssen. Prüfen Sie bei jedem C, ob ein I genügt.

RACI-Matrix erstellen in 5 Schritten

Schritt 1: Den Ablauf und seine Grenzen festlegen

Eine RACI-Matrix beschreibt einen klar umrissenen Ablauf, etwa "Auftragsabwicklung vom Eingang der Anfrage bis zur Rechnung". Legen Sie Anfang und Ende fest. Ist der Ablauf schon als Prozessbeschreibung oder Swimlane-Diagramm dokumentiert, übernehmen Sie dessen Grenzen. Für einen ersten Überblick über Lieferanten, Eingaben, Prozess, Ergebnisse und Kunden eignet sich vorab ein SIPOC.

Schritt 2: Aufgaben in die Zeilen schreiben

Zerlegen Sie den Ablauf in acht bis fünfzehn Aufgaben, jeweils mit Verb und Gegenstand: "Angebot kalkulieren", "Liefertermin bestätigen". Bei weniger Zeilen ist die Matrix zu grob, um Konflikte zu zeigen. Bei deutlich mehr Zeilen beschreibt sie Handgriffe, die eher in eine Arbeitsanweisung gehören.

Schritt 3: Rollen in die Spalten schreiben

Tragen Sie alle Rollen ein, die an mindestens einer Aufgabe beteiligt sind, auch externe wie den Kunden oder einen Dienstleister. Fünf bis acht Spalten sind üblich. Orientieren Sie sich an den Stellen im Organigramm und ergänzen Sie Rollen, die quer dazu liegen, etwa die Qualitätssicherung oder einen Projektverantwortlichen.

Schritt 4: Buchstaben vergeben, mit den Beteiligten

Füllen Sie die Matrix gemeinsam mit den Menschen aus, die den Ablauf täglich erledigen. Fragen Sie bei jeder Aufgabe nach dem letzten konkreten Fall: Wer hat es gemacht, wer hat freigegeben, wer wurde vorher gefragt? Die Antworten weichen oft von dem ab, was im Soll steht, und diese Abweichungen sind der eigentliche Gewinn der Übung. Mehr dazu im Abschnitt über die Abläufe hinter den Buchstaben.

Schritt 5: Prüfen, abstimmen, veröffentlichen

Prüfen Sie die Matrix zeilenweise und spaltenweise:

• In jeder Zeile: Steht dort genau ein A und mindestens ein R? Bremsen viele C die Aufgabe?
• In jeder Spalte: Hat eine Rolle sehr viele R, ist sie vermutlich überlastet. Hat eine Rolle nur I, ist zu prüfen, ob sie überhaupt in die Matrix gehört. Hat eine Rolle viele A, laufen dort alle Freigaben zusammen, was sich bei Urlaub oder Krankheit sofort bemerkbar macht.

Danach stimmen Sie die Matrix mit den Führungskräften der beteiligten Bereiche ab, geben sie frei und legen sie dort ab, wo sie gebraucht wird: neben der Prozessbeschreibung, im QM-System oder im Intranet. Ein Prüfdatum gehört dazu.

Beispiel aus dem Mittelstand: Auftragsabwicklung mit sechs Rollen

Typisiertes Beispiel: Es fasst Abläufe zusammen, wie sie in Betrieben dieser Art häufig vorkommen. Firma und Details sind erfunden.

Ein Hersteller von Förderanlagen mit 140 Mitarbeitenden fertigt Sonderanlagen nach Kundenauftrag. An der Auftragsabwicklung sind sechs Rollen beteiligt: Vertriebsinnendienst (VI), Vertriebsleitung (VL), Arbeitsvorbereitung (AV), Fertigung (FE), Versand (VS) und Buchhaltung (BH).

Beim Lesen fällt dreierlei auf. Die Vertriebsleitung hat bei Angebot und Reklamation das A, sonst höchstens ein I: Sie gibt frei, wo Geld und Kundenbeziehung auf dem Spiel stehen, und lässt die übrigen Schritte laufen. Die Arbeitsvorbereitung ist in fast jeder Zeile beteiligt, was zu ihrer Rolle als Drehscheibe passt. Und der Vertriebsinnendienst ist bei der Rechnung konsultiert, weil nur er weiß, welche Sonderkonditionen im Auftrag vereinbart wurden.

Bei der Prüfung fiel außerdem eine Lücke auf: Für Änderungen, die der Kunde nach der Auftragsbestätigung wünscht, gab es keine Zeile. In der Praxis rief der Kunde beim Meister in der Fertigung an, der die Änderung mündlich zusagte. Die Matrix bekam eine neue Zeile "Kundenänderung bewerten und bestätigen" mit dem A bei der Arbeitsvorbereitung.

RACI-Matrix Vorlage zum Kopieren

Die folgende Vorlage können Sie nach Excel, Word oder in Ihr Intranet kopieren. Ersetzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern und ergänzen Sie Zeilen und Spalten nach Bedarf.

Unter die Tabelle gehören vier Angaben, die beim Ausfüllen leicht fehlen:

Ablauf:        [Name des Ablaufs, Anfang und Ende]
Legende:       R = führt durch, A = verantwortet und gibt frei (genau eins pro Zeile),
               C = wird vorher gefragt, I = wird hinterher informiert
Stand:         Version [x], [Datum], erstellt von [Rolle], freigegeben von [Rolle]
Nächste Prüfung: [Datum]

In Excel lohnt eine bedingte Formatierung, die jede Zeile ohne A oder mit mehr als einem A farbig markiert. Mit =ZÄHLENWENN(B2:G2;"A*") am Zeilenende sehen Sie sofort, wo die Regel verletzt ist.

Varianten: RASCI, RACI-VS und DACI

Neben dem klassischen RACI-Modell gibt es Erweiterungen, die einzelne Beteiligungsarten feiner unterscheiden:

• RASCI (oder RACSI) ergänzt ein S für Support: Rollen, die der durchführenden Rolle zuarbeiten, ohne selbst für die Durchführung zu stehen. Das passt, wenn etwa die IT bei einer Systemumstellung Hilfe leistet, die Umstellung aber vom Fachbereich verantwortet wird.
• RACI-VS ergänzt V für Verify (prüft das Ergebnis gegen Vorgaben) und S für Sign-off (zeichnet formal ab). Das kommt in regulierten Umgebungen vor, in denen Prüfung und Freigabe getrennte Schritte sind.
• DACI kommt aus dem Produktmanagement und ordnet Entscheidungen statt Aufgaben: Driver treibt die Entscheidung voran, Approver trifft sie, Contributors liefern Input, Informed werden benachrichtigt.

Für die meisten Abläufe im Mittelstand reicht RACI. Greifen Sie zu einer Variante, wenn Sie einen konkreten Unterschied abbilden müssen, der mit vier Buchstaben verloren geht. Im deutschen Sprachraum heißt die Tabelle oft einfach Verantwortlichkeitsmatrix oder Funktionendiagramm; das Funktionendiagramm arbeitet mit eigenen Kürzeln, etwa E für Entscheidung und M für Mitsprache, und folgt derselben Idee.

Die Abläufe hinter den Buchstaben

Eine RACI-Matrix zeigt, wer an einer Aufgabe beteiligt ist. Sie zeigt nicht, wie die Aufgabe erledigt wird, welche Systeme dabei im Spiel sind und an welcher Stelle die Übergabe zwischen zwei Rollen hakt. Dafür gibt es die Prozessbeschreibung und, wenn die Übergaben im Vordergrund stehen, das Swimlane-Diagramm. Die drei Dokumente ergänzen sich:

Die letzte Zeile ist für jede RACI-Matrix wichtig. Ein R in einer Spalte sagt, dass eine Rolle zuständig ist. Ob die Vertretung die Aufgabe im Urlaub auch erledigen kann, steht in der Qualifikationsmatrix, und wie die Vertretung organisiert ist, im Ratgeber Urlaubsvertretung regeln.

Für das Ausfüllen der Matrix gilt dasselbe wie für jede Prozessaufnahme: Die verlässlichsten Antworten kommen von den Menschen, die die Arbeit erledigen, und zwar dann, wenn man nach konkreten Fällen fragt. Im Beispiel oben kam die fehlende Zeile für Kundenänderungen erst ans Licht, als jemand den Meister fragte, was er beim letzten Anruf eines Kunden getan hat.

So arbeitet wissa.ai: Eine KI interviewt die Beteiligten einzeln im Chat, rund 15 bis 20 Minuten je Gespräch, wann es ihnen passt, und fragt nach dem, was sie tatsächlich tun und mit wem sie sich dabei abstimmen. Aus den Gesprächen entstehen Prozessdokumentation und Organigramm, und die Übergaben zwischen den Rollen werden darin sichtbar. Eine fertige RACI-Matrix erzeugt wissa nicht, die Buchstaben lesen Sie aus einer Dokumentation ab, die beschreibt, wie der Ablauf heute läuft. Wie das im Einzelnen funktioniert, zeigt die Seite zur Software für Prozessdokumentation. Zum Start gibt es ein kostenloses Testpaket (10 Credits, einmal je Unternehmen, Bedingungen), das in der Regel für ein erstes Interview reicht. Ein Interview kostenlos testen

Fazit

Eine RACI-Matrix ist eine Tabelle mit Aufgaben in den Zeilen, Rollen in den Spalten und vier Buchstaben: R für die Durchführung, A für die Ergebnisverantwortung, C für die Rollen, die vorher gefragt werden, und I für die, die hinterher informiert werden. Genau ein A und mindestens ein R pro Zeile halten sie brauchbar. Am meisten bringt die Matrix, wenn sie gemeinsam mit den Beteiligten entsteht und neben der Prozessbeschreibung liegt, die den Ablauf im Einzelnen erklärt.

FAQ

Was bedeutet RACI?

RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed. Responsible ist die Rolle, die eine Aufgabe ausführt. Accountable ist die Rolle, die für das Ergebnis geradesteht und es freigibt, pro Aufgabe genau eine. Consulted sind Rollen, die vorher gefragt werden und Fachwissen einbringen. Informed sind Rollen, die über das Ergebnis informiert werden.

Was ist der Unterschied zwischen accountable und responsible?

Responsible führt die Aufgabe aus, Accountable verantwortet das Ergebnis und gibt es frei. Die Prüffrage lautet: Wer kann die Aufgabe für erledigt erklären? Diese Rolle bekommt das A. Bei Routineaufgaben mit klaren Befugnissen können beide Buchstaben bei derselben Rolle liegen.

Kann es mehrere Accountable in einer RACI-Matrix geben?

Pro Aufgabe sollte es genau ein A geben. Über die ganze Matrix verteilt kann eine Rolle in vielen Zeilen das A haben, und verschiedene Aufgaben haben verschiedene A. Wollen sich zwei Rollen das A für eine Aufgabe teilen, ist die Aufgabe meist zu grob formuliert und lässt sich in zwei Zeilen aufteilen.

Was ist eine RASCI-Matrix?

RASCI erweitert das RACI-Modell um ein S für Support. Damit werden Rollen gekennzeichnet, die der durchführenden Rolle zuarbeiten, etwa die IT bei einer Systemeinführung, ohne selbst für die Durchführung zu stehen. Für die meisten Abläufe reicht RACI; RASCI lohnt sich, wenn unterstützende Rollen in der Matrix sichtbar sein sollen.

Wie erstelle ich eine RACI-Matrix in Excel?

Schreiben Sie die Aufgaben in Spalte A und die Rollen in die erste Zeile, dann tragen Sie in jede Zelle R, A, C, I oder nichts ein. Eine Prüfspalte mit =ZÄHLENWENN(B2:G2;"A*") zeigt, ob jede Zeile genau ein A hat, eine bedingte Formatierung markiert Abweichungen. Die Vorlage oben können Sie direkt nach Excel kopieren.

Verlangt ISO 9001 eine RACI-Matrix?

Nein. ISO 9001:2015 verlangt in Abschnitt 5.3, dass die oberste Leitung Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante Rollen zuweist, bekannt macht und dass sie verstanden werden. Eine bestimmte Form schreibt die Norm nicht vor. Eine RACI-Matrix ist ein übersichtlicher Weg, diese Zuweisung für einzelne Prozesse zu dokumentieren, ergänzend zu Stellenbeschreibungen.

Quellen

• DIN EN ISO 9001:2015, Abschnitt 5.3 "Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation"
• Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 6. Ausgabe, Newtown Square (PA) 2017, Abschnitt 9.1 "Plan Resource Management" - Verantwortlichkeitsmatrix (Responsibility Assignment Matrix) und RACI-Diagramm