Organigramm erstellen: Anleitung, Vorlage, Software und Pflege

Ein Organigramm können Sie online, in Word, PowerPoint oder Excel oder mit einer Organigramm-Software erstellen, und gezeichnet ist es meist an einem Nachmittag. Mehr Zeit brauchen die Erhebung, damit es die Organisation genau abbildet, und die Pflege, damit es aktuell bleibt.

Dieser Ratgeber erklärt, was ein Organigramm ist, was ein gutes Organigramm leistet und welche Organigramm-Arten es gibt. Er vergleicht Werkzeuge von SmartArt über Excel bis HR-Software und führt Schritt für Schritt durch die Erhebung. Dazu gibt es eine kostenlose Organigramm-Vorlage für PowerPoint, Beispiele aus typischen Unternehmen und eine Tabelle zur Aufgabenverteilung zum Kopieren. Zum Schluss geht es darum, wie das Organigramm auch nach Monaten noch stimmt.

Was ist ein Organigramm?

Ein Organigramm ist die grafische Darstellung der Aufbauorganisation eines Unternehmens. Es zeigt Abteilungen und Stellen als Kästchen und die Weisungs- und Berichtsbeziehungen als Linien dazwischen, von der Geschäftsführung bis zur Teamebene. Gebräuchlich sind auch die Bezeichnungen Organisationsschaubild, Organisationsplan oder Organisationsdiagramm. Das Wort verbindet "Organisation" mit dem griechischen "gramma" für Geschriebenes oder Zeichnung.

Die Bausteine sind in fast jedem Organigramm dieselben:

• Stellen und Abteilungen als Kästchen, meist mit Bezeichnung und oft mit dem Namen der Person, die die Stelle besetzt
• Linien für die Weisungsbeziehungen, also wer über wem steht und wer an wen berichtet
• Ebenen von oben nach unten, etwa Geschäftsführung, Bereichs- oder Abteilungsleitung und Teams
• Stabsstellen seitlich an der Linie, für beratende Funktionen ohne Weisungsbefugnis

Damit beantwortet ein Organigramm auf einen Blick drei Fragen: Wer gehört zu welchem Bereich? Wer berichtet an wen? Und wo liegt die Verantwortung für ein Thema?

Was ein gutes Organigramm zeigt - und was nicht

Diese drei Fragen stellen sich öfter, als man denkt. In einem Maschinenbaubetrieb mit 80 Leuten hat die Geschäftsführung meist noch im Kopf, wer wohin gehört. Der neue Vertriebsleiter braucht dafür eine Übersicht, die Bank möchte im Rahmen der Finanzierung eine Organisationsübersicht sehen, und im ISO-9001-Audit ist ein Organigramm ein gängiger Weg zu zeigen, wie Verantwortlichkeiten und Befugnisse zugewiesen sind (Abschnitt 5.3), auch wenn die Norm es nicht ausdrücklich verlangt.

Ebenso hilfreich ist es zu wissen, was ein Organigramm nicht zeigt:

• Wie Arbeit tatsächlich fließt. Dass Frau Weber formal in der Buchhaltung sitzt und tatsächlich die halbe Auftragsabwicklung macht, steht in keinem Kästchen. Dafür gibt es die Prozessdokumentation, und wie ein Ablauf über mehrere Abteilungen hinweg läuft, zeigt ein Swimlane-Diagramm.
• Wer welches Wissen trägt. Das Organigramm zeigt Stellen, und die Kopfmonopole dahinter, also Wissen, das an einer einzelnen Person hängt, bleiben darin unsichtbar.
• Informelle Entscheidungswege. In vielen Familienunternehmen läuft ein Teil der Abstimmung neben der formalen Linie, etwa wenn der Seniorchef mitentscheidet, obwohl er in keinem Kästchen mehr auftaucht.

Ein Organigramm ist also eine Landkarte der formalen Struktur, der Aufbauorganisation. Den Ablauf der Arbeit zeigt die Prozesslandkarte, und beide Bilder zusammen ergeben einen guten Überblick über das Unternehmen.

Organigramm-Arten: Einlinien-, Stablinien-, Mehrlinien- und Matrixorganisation

Die Betriebswirtschaftslehre unterscheidet vier Grundformen, und das Organigramm sieht je nach Form anders aus. Dazu kommen die flache Organisation, die in kleinen Betrieben häufig ist, und für einzelne Vorhaben das Projekt-Organigramm. Bevor Sie Kästchen zeichnen, lohnt ein Blick darauf, welche Struktur Ihr Unternehmen hat.

Einlinienorganisation

Jede Stelle hat genau eine vorgesetzte Stelle, Anweisungen laufen nur über diese eine Linie. Das Prinzip geht auf Henri Fayol und seine "Einheit der Auftragserteilung" zurück. Das Organigramm ist ein klarer Baum. Typisch ist die Form für kleine Betriebe, für Handwerk und Produktion, wo klare Zuständigkeit mehr zählt als kurze Wege.

Stablinienorganisation

Die Einlinie bleibt, dazu kommen Stabsstellen, die die Leitung beraten und keine Weisungsbefugnis haben. Beispiele sind Qualitätsmanagement, Controlling, Assistenz der Geschäftsführung oder Datenschutz. Im Organigramm hängen sie seitlich an der Linie. Das ist eine sehr verbreitete Form im Mittelstand, und auf ihr baut auch die Vorlage weiter unten auf.

Mehrlinienorganisation

Eine Stelle hat mehrere fachliche Vorgesetzte, jeweils für ihr Fachgebiet. Die Idee stammt aus Frederick W. Taylors Funktionsmeistersystem. Die Wege sind kurz, und die Anweisungen verschiedener Vorgesetzter wollen gut abgestimmt sein. Im Organigramm erkennen Sie die Form an Kästchen mit mehr als einer Linie nach oben.

Matrix-Organigramm (Matrixorganisation)

Zwei Linien kreuzen sich, meist Funktion (Konstruktion, Einkauf) und Projekt oder Produkt. Wer im Projekt arbeitet, hat eine fachliche und eine projektbezogene Führung. Im Matrix-Organigramm stehen die Funktionsbereiche deshalb als Zeilen untereinander und die Projekte oder Produktsparten als Spalten, und an den Kreuzungspunkten stehen die Mitarbeitenden, die beiden Linien zugeordnet sind. Diese Form passt zu Anlagenbauern, Ingenieurbüros und Agenturen und braucht klare Regeln dafür, wer im Konfliktfall entscheidet.

Flache Organisation

Zwischen Geschäftsführung und Team liegt höchstens eine Ebene, oft gar keine. Das ist typisch für junge Unternehmen, Agenturen und Betriebe bis etwa 30 Personen. Das Organigramm ist entsprechend breit und niedrig. Aussagekräftiger als die Kästchen sind hier die Rollen: Wer verantwortet Einkauf, IT oder Buchhaltung, auch wenn niemand den Titel dazu trägt? Genau dafür ist der Abschnitt zur Aufgabenverteilung weiter unten gedacht.

Projekt-Organigramm

Ein Projekt-Organigramm zeigt die Organisation eines einzelnen Projekts auf Zeit: oben Auftraggeber oder Lenkungsausschuss, darunter die Projektleitung, dann Teilprojektleitungen und das Projektteam. Das Projektmanagement unterscheidet drei Arten, ein Projekt an die Stammorganisation anzubinden. In der reinen Projektorganisation arbeiten die Beteiligten für die Projektdauer vollständig im Projekt, und die Projektleitung hat volle Weisungsbefugnis. In der Stabs-Projektorganisation, auch Einfluss-Projektorganisation genannt, koordiniert die Projektleitung als Stabsstelle, und die Weisungen bleiben bei der Linie. Die Matrix-Projektorganisation teilt die Führung so, wie es der Abschnitt zur Matrix beschreibt.

Für eine ERP-Einführung, einen Neubau oder eine ISO-9001-Zertifizierung lohnt ein eigenes Projekt-Organigramm. Es zeigt allen Beteiligten, wer im Projekt entscheidet, während das Organigramm des Unternehmens unverändert bleibt.

In der Praxis sind Mischformen die Regel. Eine Stablinie in der Stammorganisation und eine Matrix für zwei, drei Großprojekte ist im Anlagenbau eher Normalfall als Ausnahme. Zeichnen Sie das Organigramm so, wie die Weisungswege in Ihrem Betrieb laufen, auch wenn das vom Lehrbuch abweicht.

Organigramm-Software und Online-Tools im Vergleich

Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen reichen Word, PowerPoint, Excel oder ein kostenloses Online-Tool wie draw.io, um ein Organigramm zu erstellen. Für die Wahl zählt weniger das Zeichnen als die Frage, wie das Organigramm aktuell bleibt.

Organigramm in Word und PowerPoint erstellen

Word und PowerPoint bringen mit SmartArt eine fertige Hierarchie-Grafik mit, die sich in wenigen Minuten füllen lässt. In Microsoft 365 gehen Sie so vor:

1. Öffnen Sie die Registerkarte "Einfügen" und klicken Sie auf "SmartArt".
2. Wählen Sie links die Kategorie "Hierarchie" und dort das Layout "Organigramm". Bestätigen Sie mit "OK".
3. Tragen Sie Namen und Funktionen im Textbereich links neben der Grafik ein. Jede Zeile wird ein Kästchen, eingerückte Zeilen hängen eine Ebene tiefer.
4. Für weitere Kästchen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Form und wählen "Form hinzufügen". Dort gibt es "Form darunter hinzufügen" für Mitarbeitende und "Assistent hinzufügen" für Stabsstellen.
5. Über die Registerkarte "SmartArt-Design" ändern Sie Farben und Formatvorlage. Mit "Layout" legen Sie fest, ob Teams nebeneinander oder hängend angeordnet werden.

In PowerPoint gibt es einen schnellen Umweg: Schreiben Sie die Struktur als eingerückte Aufzählung und wählen Sie im Kontextmenü "In SmartArt konvertieren". Bei mehr als etwa 30 Kästchen wird SmartArt unhandlich. Dann lohnt der Wechsel zu draw.io oder Lucidchart.

Organigramm in Excel erstellen

Auch Excel bringt SmartArt mit: Unter "Einfügen" und "Illustrationen" finden Sie "SmartArt" mit derselben Kategorie "Hierarchie" wie in Word. Das passt für ein kleines Organigramm direkt neben der Personalliste.

Häufiger dient Excel als Datenquelle für das Organigramm. Legen Sie eine Tabelle mit einer Zeile je Stelle an, mit den Spalten Name, Stelle, Bereich und "berichtet an", so wie die Tabelle zur Aufgabenverteilung weiter unten. Aus dieser Liste erzeugen andere Werkzeuge das Bild: Visio hat einen Organigramm-Assistenten, der Excel-Daten einliest, draw.io baut ein Organigramm aus einer CSV-Datei, und Lucidchart importiert die Liste, je nach Tarif. Bei Änderungen passen Sie dann die Tabelle an und lassen das Bild neu erzeugen, statt Kästchen von Hand zu verschieben.

Organigramm online erstellen: Canva, Lucidchart, draw.io

Online-Tools laufen im Browser, brauchen keine Installation und bieten fertige Organigramm-Vorlagen. Drei Werkzeuge sind im Mittelstand verbreitet:

• Canva hat viele professionell gestaltete Vorlagen und liefert ansprechende Ergebnisse für Präsentation, Website oder Messe. Die kostenlose Version reicht für ein einzelnes Organigramm gut aus.
• draw.io (diagrams.net) ist vollständig kostenlos und Open Source. Es läuft im Browser oder als Desktop-App, speichert lokal oder in OneDrive und Google Drive und exportiert PDF, PNG und SVG.
• Lucidchart arbeitet als Organigramm-Generator: Je nach Tarif erzeugt es das Organigramm aus einer Mitarbeiterliste und ordnet die Kästchen automatisch an. Die kostenlose Stufe begrenzt die Zahl der Dokumente.

Miro und Visio fallen in dieselbe Kategorie. Alle diese Werkzeuge machen das Zeichnen leichter und sehen professionell aus. Die Pflege bleibt Handarbeit: Wenn sich die Organisation ändert, zieht jemand die Änderung von Hand nach oder wiederholt den Import.

HR-Software: automatisch aktuell, formale Sicht

Personio, HRworks, Factorial und ähnliche HR-Systeme erzeugen das Organigramm automatisch aus den Stammdaten. Wird jemand eingestellt oder wechselt die Abteilung, aktualisiert sich das Bild von selbst.

Die Hierarchie bleibt so aktuell, wie die Stammdaten gepflegt werden. Für Unternehmen, die ohnehin eine HR-Software einführen möchten, ist das Organigramm ein sinnvolles Nebenprodukt. Eine HR-Suite allein für das Organigramm einzuführen, ist dagegen ein großer Schritt.

HR-Software zeigt die formale Hierarchie, also wer an wen berichtet. Wer welche Prozesse tatsächlich verantwortet und welche Rolle doppelt oder gar nicht besetzt ist, steht nicht in den Stammdaten, denn diese kennen Stellen.

Organigramm aus Interviews

Ein Organigramm kann auch aus Gesprächen mit den Mitarbeitenden entstehen. So arbeitet wissa.ai: Eine KI führt Interviews im Chat, rund 15 bis 20 Minuten je Gespräch, wann es der befragten Person passt. Befragte brauchen kein eigenes Konto. Die KI folgt nach dem Schneeball-Prinzip dem Wissen von Person zu Person und schlägt genannte Kolleginnen und Kollegen zur Einladung vor.

Aus den Antworten wächst mit jedem Interview das Organigramm: wer was macht, wer an wen berichtet und welche Rollen noch unbesetzt sind. Sie sehen dabei auch den Gesprächsstand, also wer schon erzählt hat und wer eingeladen ist. Wenn Sie eine geplante Soll-Struktur hinterlegen, zeigt wissa daneben, wo das Ist davon abweicht.

Beschreiben zwei Personen eine Zuständigkeit unterschiedlich, markiert wissa den Widerspruch, und jede Aussage bleibt mit Quelle rückverfolgbar. wissa zeigt das Organigramm in der App und exportiert es nicht als Bild. Für die Folie im Bankgespräch zeichnen Sie es deshalb weiterhin in PowerPoint oder draw.io. wissa liefert die Inhalte dafür, also wer welche Rolle tatsächlich trägt.

Schritt für Schritt: ein Organigramm, das der Realität entspricht

Ein Organigramm erstellen Sie in sechs Schritten: Zweck festlegen, Rollen erfassen, die Mitarbeitenden befragen, Berichtslinien klären, Lücken markieren und zeichnen. Welches Tool Sie auch wählen, der größte Wert entsteht bei der Erhebung.

Schritt 1: Zweck festlegen

Ein Organigramm für das Bankgespräch braucht Bereiche und Leitungsfunktionen. Ein Organigramm für die Nachfolgeplanung oder ein QM-Audit braucht jede Rolle bis auf Teamebene. Für die Einarbeitung ist es der Einstieg in den Einarbeitungsplan und in den Onboarding-Prozess. Legen Sie vorher fest, wofür das Bild gedacht ist, denn das bestimmt die Flughöhe.

Schritt 2: Rollen erfassen, nicht nur Stellen

Sammeln Sie zuerst die Rollen, die es im Unternehmen gibt, unabhängig davon, wer sie besetzt. Beispiele sind "Angebotserstellung", "Wareneingangsprüfung" oder "IT-Administration". In einem 60-Personen-Betrieb können schnell 40 bis 80 Rollen zusammenkommen, deutlich mehr als Stellen.

Diese Differenz ist aufschlussreich. Eine Person mit sechs Rollen trägt viel Verantwortung allein, und eine Rolle ohne Besetzung ist eine offene Stelle im Ablauf.

Schritt 3: Die Leute fragen, nicht die Stellenbeschreibungen

Stellenbeschreibungen sagen, was jemand tun sollte. Fragen Sie deshalb die Mitarbeitenden selbst, so wie man auch IST-Prozesse aufnimmt: "Was machen Sie in einer normalen Woche? An wen geben Sie Ergebnisse weiter? Wer fragt Sie um Rat?"

Dabei zeigen sich Abweichungen, etwa der Lagerleiter, der nebenbei den Fuhrpark verantwortet. Oder die Sachbearbeiterin, die die Urlaubsplanung der ganzen Abteilung übernommen hat. Solche Abweichungen gehören zu den wertvollsten Erkenntnissen der ganzen Erhebung.

Schritt 4: Berichtslinien klären - auch die unbequemen

Zeichnen Sie die formale Linie (wer führt disziplinarisch) und notieren Sie separat, wo die fachliche Steuerung davon abweicht. Wenn drei Leute sagen "eigentlich entscheidet das Herr Krause", Herr Krause aber keine Führungsposition hat, haben Sie etwas gelernt, das in keiner Vorlage steht.

Schritt 5: Lücken und Häufungen sichtbar machen

Jetzt zahlt sich die Rollenliste aus. Markieren Sie Rollen ohne Besetzung und Rollen mit genau einer wissenden Person (Bus-Faktor 1). Markieren Sie auch Personen mit auffällig vielen Rollen, bei denen Überlastung und Ausfall besonders ins Gewicht fallen. Ein Organigramm, das diese drei Dinge zeigt, wird zum Führungsinstrument. Wer welche Tätigkeit auf welcher Stufe beherrscht, halten Sie ergänzend in einer Qualifikationsmatrix fest.

Schritt 6: Zeichnen - und ein Verfallsdatum draufschreiben

Jetzt kommt das Tool ins Spiel. Schreiben Sie den Stand dazu, etwa "Stand: März 2026", damit alle wissen, wie aktuell das Bild ist. Wie es aktuell bleibt, beschreibt der Abschnitt zur Pflege.

Organigramm mit Aufgabenverteilung: Rollen und Zuständigkeiten

Ein Organigramm mit Aufgabenverteilung ergänzt jedes Kästchen um die Aufgaben, die dazugehören, und um die Vertretung. Am einfachsten gelingt das als Tabelle mit einer Zeile je Rolle statt je Person. Aus ihr entsteht das Bild, und in ihr stehen die Dinge, die in kein Kästchen passen. Kopieren Sie die Tabelle in Word, Excel oder Ihr Wiki:

Drei Spalten machen den Unterschied zu einer reinen Namensliste:

• Rolle statt Stelle: Eine Person kann in mehreren Zeilen stehen, und genau das soll sichtbar werden.
• Aufgaben: Drei bis fünf Stichworte je Rolle genügen. Ausführlicher gehört das in die Stellenbeschreibung.
• Vertretung: Ein leeres Feld oder "niemand" ist ein wichtiger Befund. So sieht ein Bus-Faktor von 1 in einer Tabelle aus, und die Vertretung gehört dann in die Urlaubsvertretung, bevor der Urlaub kommt.

Die Spalte "berichtet an" liefert die Linien für das Schaubild, in PowerPoint wie in jedem anderen Tool.

Die Tabelle ordnet jeder Rolle ihre Aufgaben zu. Sobald an einer Aufgabe mehrere Rollen beteiligt sind, etwa bei der Freigabe eines großen Angebots, hilft eine RACI-Matrix. Sie legt je Aufgabe fest, wer sie durchführt (Responsible), wer das Ergebnis verantwortet (Accountable), wer vorher gefragt (Consulted) und wer danach informiert wird (Informed).

Organigramm Vorlage: kostenlos für PowerPoint

Vorlage herunterladen: Organigramm-Vorlage als PowerPoint (.pptx) - Stablinien-Organigramm mit Geschäftsführung, zwei Stabsstellen und vier Bereichen, dazu die Rollenübersicht und die vier Organigramm-Arten auf eigenen Folien. Kostenlos und ohne Anmeldung. Möchten Sie das Organigramm lieber aus Gesprächen mit Ihrem Team entstehen lassen? Ein Interview kostenlos testen

So sieht die Vorlage ausgefüllt aus, am Beispiel eines typisierten Maschinenbaubetriebs mit 80 Mitarbeitenden als Stablinienorganisation:

In PowerPoint öffnen Sie die Vorlage, benennen die Kästchen um und kopieren oder löschen, was Sie nicht brauchen. Die Namen übernehmen Sie aus der Tabelle zur Aufgabenverteilung.

Für Word gibt es zwei Wege. Sie kopieren das Schaubild aus der PowerPoint-Vorlage und fügen es in Ihr Word-Dokument ein. Oder Sie legen wie oben beschrieben unter "Einfügen" und "SmartArt" ein eigenes Organigramm an.

Organigramm-Beispiele aus Unternehmen

Typisierte Beispiele: Sie fassen Strukturen zusammen, wie sie in Unternehmen dieser Größe häufig vorkommen.

Wie ein Organigramm aussieht, hängt von Größe und Geschäft des Unternehmens ab. Die Grafik oben zeigt einen Maschinenbaubetrieb mit 80 Mitarbeitenden als Stablinienorganisation. Drei weitere Beispiele zeigen andere typische Formen.

Handwerksbetrieb mit 15 Mitarbeitenden (Einlinie, flach). Zwei Ebenen genügen, alle Linien laufen beim Inhaber zusammen:

Inhaber (Meister)
├── Büro: Angebote, Rechnungen, Terminplanung
├── Montageteam 1: Vorarbeiter und 4 Monteure
├── Montageteam 2: Vorarbeiter und 4 Monteure
└── Auszubildende (2)

Aufschlussreich wird dieses Organigramm erst mit der Rollenliste: Wer bestellt Material, wer kümmert sich um den Fuhrpark, und wer ist für den Arbeitsschutz zuständig, wenn der Inhaber auf der Baustelle ist?

Spedition mit 120 Mitarbeitenden (Stablinie nach Funktionen). Die Bereiche folgen dem Weg eines Auftrags, dazu kommt eine Stabsstelle:

Geschäftsführung
├── Stab: Qualitäts- und Gefahrgutmanagement
├── Disposition
├── Auftragsabwicklung
├── Lager und Umschlag
├── Fuhrpark und Werkstatt
└── Verwaltung: Buchhaltung, Personal, IT

Hier lohnt eine zweite Ebene je Bereich mit Teamleitungen, sobald ein Bereich mehr als etwa zehn Personen hat.

Ingenieurbüro mit 40 Mitarbeitenden (Matrix). Die Fachbereiche führen disziplinarisch, die Projektleitungen steuern Termine und Leistungsumfang im Projekt:

Jede Zelle ist eine Person mit zwei Führungslinien, eine zur Fachbereichsleitung und eine zur Projektleitung. Für solche Organisationen lohnt die Rollenübersicht besonders, weil das Bild allein offenlässt, wer bei Terminkonflikten zwischen zwei Projekten entscheidet.

Die Pflege: Wie ein Organigramm aktuell bleibt

Ein Organigramm bleibt aktuell, wenn eine feste Person es bei jeder Personalie nachzieht oder wenn es aus einer Quelle entsteht, die sich nebenbei aktualisiert. Es ist eine Momentaufnahme einer Organisation, die sich laufend bewegt. Menschen kommen und gehen, Teams werden umgebaut, und manche Rolle wandert im Alltag von einer Person zur nächsten.

Nach sechs Monaten hat sich oft schon einiges verändert, auch in den Erkenntnissen aus den Gesprächen in Schritt 3. Drei Gewohnheiten helfen:

• Die Pflege gehört einer Person, zum Beispiel der Assistenz der Geschäftsführung oder der Personalabteilung.
• Jeder Eintritt, Austritt und Rollenwechsel löst eine Aktualisierung aus, am besten als Punkt auf der Checkliste für Ein- und Austritte.
• Das Stand-Datum steht sichtbar auf dem Organigramm, und es gibt genau eine gültige Datei.

HR-Software nimmt diese Arbeit für die formale Hierarchie ab. Die Ebene darunter, wer tatsächlich was macht und was weiß, wird auch dort von Hand gepflegt. Aktuell halten lässt sie sich mit regelmäßigen Gesprächen über die eigene Arbeit, wie sie die KI-Prozessdokumentation führt. Wie das Organigramm in ein größeres Vorhaben passt, zeigt der Leitfaden Wissensmanagement einführen.

Fazit

Für die einmalige Präsentation reicht eine Organigramm-Vorlage in PowerPoint oder Canva, etwa die Vorlage aus diesem Artikel. Für größere Organigramme bieten draw.io oder Lucidchart mehr Komfort, und die Pflege übernimmt eine feste Person. HR-Software hält die formale Hierarchie aktuell.

Der größte Wert entsteht beim Fragen, wer tatsächlich was macht. Wenn Sie diese Frage fortlaufend beantwortet haben möchten, hilft eine Quelle, die sich mit jedem Gespräch aktualisiert. Bei wissa.ai gibt es zum Start ein kostenloses Testpaket (10 Credits, einmal je Unternehmen, Bedingungen), das in der Regel für ein erstes Interview reicht, Befragte brauchen kein eigenes Konto, und wissa arbeitet mit Hosting in Deutschland, KI-Verarbeitung in der EU und AVV nach Art. 28 DSGVO. Ein Interview kostenlos testen

FAQ

Was ist ein Organigramm?

Ein Organigramm ist die grafische Darstellung der Aufbauorganisation eines Unternehmens. Kästchen stehen für Stellen und Abteilungen, Linien für die Weisungs- und Berichtsbeziehungen, und Stabsstellen hängen seitlich an der Linie. Es zeigt auf einen Blick, wer zu welchem Bereich gehört, wer an wen berichtet und wo die Verantwortung für ein Thema liegt.

Welche Organigramm-Software passt für kleine und mittlere Unternehmen?

Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen passen PowerPoint, Canva oder das kostenlose draw.io. Für eine einmalige Präsentation reicht eine fertige Vorlage. Für größere, regelmäßig genutzte Organigramme eignen sich draw.io oder Lucidchart mit Daten-Import. Eine HR-Software wie Personio hält die Hierarchie automatisch aktuell, wenn sie ohnehin im Einsatz ist. Wer welche Aufgaben tatsächlich trägt, zeigt erst eine Erhebung bei den Mitarbeitenden selbst.

Kann ich ein Organigramm online kostenlos erstellen?

Ja. draw.io (diagrams.net) ist vollständig kostenlos, läuft im Browser und exportiert PDF, PNG und SVG. Canva und Lucidchart haben kostenlose Versionen mit Organigramm-Vorlagen, die für ein einzelnes Organigramm meist genügen. Wer Microsoft 365 nutzt, kann ohne weiteres Tool mit SmartArt in Word oder PowerPoint arbeiten. Kostenlos ist auch die PowerPoint-Vorlage zu diesem Artikel.

Wie erstelle ich ein Organigramm in Word?

In Word öffnen Sie die Registerkarte "Einfügen", klicken auf "SmartArt" und wählen unter "Hierarchie" das Layout "Organigramm". Namen und Funktionen tragen Sie im Textbereich ein, eingerückte Zeilen rutschen eine Ebene tiefer. Weitere Kästchen fügen Sie per Rechtsklick über "Form hinzufügen" ein. Bei mehr als etwa 30 Kästchen ist draw.io die angenehmere Wahl.

Was gehört in ein Organigramm mit Aufgabenverteilung?

Zu jeder Rolle gehören Bereich, Aufgaben in drei bis fünf Stichworten, die Person, die sie trägt, die Berichtslinie und die Vertretung. Am besten führen Sie das als Tabelle mit einer Zeile je Rolle, weil eine Person oft mehrere Rollen hat. Leere Felder bei der Vertretung zeigen, wo Wissen an einer einzigen Person hängt.

Gibt es kostenlose Organigramm-Vorlagen?

Ja. Zu diesem Artikel gehört eine kostenlose Organigramm-Vorlage als PowerPoint-Datei mit Stablinien-Organigramm und Rollenübersicht, ohne Anmeldung. Daneben bringen PowerPoint und Word mit SmartArt eingebaute Hierarchie-Layouts mit, und auch Canva und draw.io bieten kostenlose Organigramm-Vorlagen. Für kleine Unternehmen bis etwa 30 Personen reicht das völlig. Für die Aktualität braucht es zusätzlich eine feste Pflege.

Wie oft sollte ein Organigramm aktualisiert werden?

Idealerweise bei jeder personellen oder strukturellen Änderung, praktisch also laufend. In der Praxis wird das Organigramm oft nur gelegentlich aktualisiert, etwa vor einem Audit oder Bankgespräch. Deshalb lohnt es sich, die Pflege fest einer Person zuzuordnen und an Ein- und Austritte zu koppeln oder auf eine Quelle umzustellen, die sich laufend aktualisiert.

Wie erstelle ich ein Organigramm in Excel?

In Excel fügen Sie über "Einfügen", "Illustrationen" und "SmartArt" ein Hierarchie-Layout ein, genau wie in Word. Für größere Organigramme führen Sie in Excel eine Liste mit Name, Stelle, Bereich und "berichtet an" und lassen das Bild daraus erzeugen, zum Beispiel mit dem Organigramm-Assistenten in Visio oder per CSV-Import in draw.io.

Was bedeutet N.N. im Organigramm?

N.N. kennzeichnet eine Stelle, die noch nicht oder gerade nicht besetzt ist. Die Abkürzung kommt aus dem Lateinischen und wird meist als "nomen nominandum" gelesen, also "der noch zu nennende Name", seltener als "nomen nescio", "den Namen weiß ich nicht". Ein Kästchen mit N.N. zeigt eine offene Stelle oder eine laufende Nachbesetzung und ist ein guter Anlass, die Vertretung bis zur Besetzung zu klären.

Was heißt Organigramm auf Englisch?

Auf Englisch heißt das Organigramm "organizational chart", im britischen Englisch "organisational chart", meist kurz "org chart". Das Wort "organigram" gibt es im Englischen ebenfalls, es ist aber seltener. Die Aufbauorganisation heißt "organizational structure".

Was ist der Unterschied zwischen einem Organigramm und einer Rollenübersicht?

Das Organigramm zeigt die formale Struktur: Bereiche, Stellen, Berichtslinien. Eine Rollenübersicht zeigt, welche Aufgabenpakete es gibt und wer sie tatsächlich trägt, unabhängig von der Stelle. Im Mittelstand trägt eine Person oft viele Rollen, und manche Rollen trägt niemand. Beide Sichten zusammen zeigen, wo Ausfallrisiken und Überlastungen liegen.

Muss der Betriebsrat beim Erstellen eines Organigramms einbezogen werden?

Ein reines Organigramm ist in der Regel nicht mitbestimmungspflichtig. Anders ist es bei Software, die Daten der Beschäftigten verarbeitet: Ist sie objektiv geeignet, Verhalten oder Leistung zu überwachen, hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen, und das trifft auch auf HR-Software und KI-Interview-Werkzeuge regelmäßig zu. Bei standardisierten Befragungen zu persönlichen Fähigkeiten kann zusätzlich § 94 BetrVG greifen. Binden Sie den Betriebsrat deshalb früh ein und klären Sie Einzelheiten im Zweifel mit Ihrer Rechtsberatung. Transparenz über Zweck, Datenverwendung und Löschfristen schafft Vertrauen.

Welche Organigramm-Arten gibt es?

Es gibt vier Grundformen: die Einlinienorganisation (jede Stelle hat genau eine vorgesetzte Stelle), die Stablinienorganisation (Einlinie plus beratende Stabsstellen), die Mehrlinienorganisation (mehrere fachliche Vorgesetzte je Stelle) und die Matrixorganisation (Funktion und Projekt kreuzen sich). Dazu kommen die flache Organisation mit kaum Ebenen und das Projekt-Organigramm für einzelne Vorhaben auf Zeit. Im Mittelstand ist die Stablinie sehr verbreitet, oft ergänzt um eine Matrix für einzelne Großprojekte.

Quellen

• Henri Fayol: Administration industrielle et générale, Paris 1916 - Grundsatz der Einheit der Auftragserteilung (Einlinienprinzip)
• Frederick W. Taylor: Shop Management, Transactions of the ASME, 1903 - Funktionsmeistersystem als Ursprung der Mehrlinienorganisation
• DIN EN ISO 9001:2015, Abschnitt 5.3 "Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation"
• Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), § 87 Abs. 1 Nr. 6 - Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen (nach der Rechtsprechung des BAG genügt die objektive Eignung)
• Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), § 94 - Zustimmung des Betriebsrats zu Personalfragebogen