Verfahrensdokumentation nach GoBD erstellen: Aufbau, Muster und Vorgehen

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege, Buchungen und Aufzeichnungen in Ihrem Unternehmen entstehen, verarbeitet und aufbewahrt werden. Sie ist die Gebrauchsanleitung Ihrer Buchführung, geschrieben für jemanden, der den Betrieb nicht kennt: eine Betriebsprüferin, eine neue Kollegin in der Buchhaltung oder die Steuerberatung.

Dieser Ratgeber zeigt, was die GoBD verlangen, wie eine Verfahrensdokumentation aufgebaut ist, und gibt Ihnen eine Muster-Gliederung zum Kopieren. Der größte Teil der Arbeit steckt im Aufschreiben der gelebten Abläufe, deshalb geht es ausführlich darum, wie Sie Belegfluss, Kasse und Archivierung mit den Menschen aufnehmen, die diese Schritte täglich erledigen. Die Verfahrensdokumentation ist damit ein Sonderfall der Prozessdokumentation, mit steuerlichem Zweck und festem Rahmen.

Was ist eine Verfahrensdokumentation und wer braucht sie?

Die Grundlage sind die GoBD, die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Sie stehen im BMF-Schreiben vom 28.11.2019, das seitdem in einzelnen Punkten geändert wurde. Kapitel 10.1 (Randziffern 151 ff.) regelt die Verfahrensdokumentation.

Nach den GoBD muss für jedes DV-System, das buchführungs- oder aufzeichnungspflichtige Daten verarbeitet, eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Aus ihr müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen. Ein sachverständiger Dritter soll das Verfahren in angemessener Zeit nachvollziehen können.

Damit betrifft die Verfahrensdokumentation praktisch jedes Unternehmen, das Rechnungen elektronisch empfängt, eine Kasse oder ein Warenwirtschaftssystem nutzt oder Belege scannt. Das gilt für bilanzierende Betriebe ebenso wie für Einnahmen-Überschuss-Rechner. Den Umfang bestimmen Größe und Komplexität: Ein Handwerksbetrieb mit einer Buchhaltungssoftware und einer Kasse kommt mit wenigen Seiten aus, ein Händler mit Onlineshop, Zahlungsdienstleistern und ERP braucht deutlich mehr. Welchen Umfang Ihr Betrieb konkret braucht, stimmen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung ab.

Die Verfahrensdokumentation gehört zu den Organisationsunterlagen im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO. Sie wird so lange aufbewahrt wie die Unterlagen, die sie erklärt. Änderungen sind zu versionieren, mit einer nachvollziehbaren Änderungshistorie.

Aufbau einer Verfahrensdokumentation: die vier Teile

Die GoBD nennen vier Bestandteile, aus denen eine Verfahrensdokumentation in der Regel besteht. Wie Sie sie gliedern, bleibt Ihnen überlassen, die vier Teile geben aber eine bewährte Ordnung.

1. Allgemeine Beschreibung

Der Überblick über das Unternehmen und seine Buchführung: Rechtsform, Geschäftsbereiche, Standorte, Organisation der Buchhaltung, eingesetzte Systeme und deren Zusammenspiel, Zuständigkeiten. Hier steht auch, welche Aufgaben bei der Steuerberatung liegen und welche im Haus bleiben. Eine kleine Systemübersicht (welches Programm liefert welche Daten an welches andere) hilft jedem Leser beim Einstieg.

2. Anwenderdokumentation

Wie die Menschen im Betrieb mit den Systemen arbeiten: Wer erfasst Eingangsrechnungen, wer prüft und gibt frei, wie läuft der Kassenabschluss, wann werden Belege gescannt. Dieser Teil ist am nächsten an einer klassischen Prozessbeschreibung und lebt von konkreten Schritten, Rollen und Kontrollen. Detaillierte Klickanleitungen gehören in eine Arbeitsanweisung, auf die die Anwenderdokumentation verweist.

3. Technische Systemdokumentation

Welche Software in welcher Version läuft, wie Schnittstellen arbeiten, wo Daten gespeichert werden und wie Zugriffsrechte vergeben sind. Für Standardsoftware reicht oft der Verweis auf die Dokumentation des Herstellers, ergänzt um Ihre Einstellungen und Anpassungen.

4. Betriebsdokumentation

Wie der ordnungsgemäße Betrieb abgesichert wird: Datensicherung, Archivierung, Berechtigungsverwaltung, Umgang mit Systemwechseln und Updates, Vorgehen bei Störungen. Hier steht auch das Interne Kontrollsystem (IKS) mit seinen Prüfschritten, etwa das Vier-Augen-Prinzip bei Zahlungsfreigaben.

Verfahrensdokumentation Muster: Gliederung zum Kopieren

Für ein Muster zur GoBD-Verfahrensdokumentation gibt es zwei gute Ausgangspunkte. Für das ersetzende Scannen von Papierbelegen haben die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) eine Muster-Verfahrensdokumentation veröffentlicht, die Sie als Vorlage für diesen Teil übernehmen können. Für die gesamte Buchführung können Sie mit der folgenden Gliederung starten und sie auf Ihren Betrieb zuschneiden:

Verfahrensdokumentation [Firma], Version [x.y], Stand [Datum]

1  Allgemeine Beschreibung
   1.1  Unternehmen, Standorte, Geschäftsbereiche
   1.2  Organisation der Buchführung (intern / Steuerberatung)
   1.3  Systemübersicht und Datenflüsse
   1.4  Verantwortlichkeiten und Vertretungen

2  Anwenderdokumentation (je Teilprozess)
   2.1  Eingangsrechnungen: Empfang, Prüfung, Freigabe, Buchung
   2.2  Ausgangsrechnungen: Erstellung, Versand, Ablage
   2.3  Kasse: Erfassung, Tagesabschluss, Kassenbuch
   2.4  Zahlungsverkehr: Bank, Zahlungsdienstleister, Abstimmung
   2.5  Scannen und Digitalisieren von Papierbelegen

3  Technische Systemdokumentation
   3.1  Eingesetzte Software mit Version und Hersteller
   3.2  Schnittstellen und Datenübergaben
   3.3  Speicherorte und Formate
   3.4  Berechtigungskonzept

4  Betriebsdokumentation
   4.1  Datensicherung und Wiederherstellung
   4.2  Archivierung und Aufbewahrungsfristen
   4.3  Änderungen, Updates, Systemwechsel
   4.4  Internes Kontrollsystem (Kontrollen, Nachweise)

Anhang: Änderungshistorie, mitgeltende Unterlagen

Für jeden Teilprozess in Abschnitt 2 hat sich eine einfache Schritttabelle bewährt. Das folgende Beispiel ist typisiert, also aus üblichen Abläufen zusammengesetzt und keinem bestimmten Betrieb entnommen:

Verfahrensdokumentation erstellen: Abläufe mit den Menschen aufnehmen, die sie erledigen

Die Gliederung steht in einem Nachmittag. Die eigentliche Arbeit beginnt bei der Frage, wie die Abläufe tatsächlich laufen. Die Antwort kennen die Kolleginnen und Kollegen, die jeden Tag Rechnungen öffnen, die Kasse zählen und Belege scannen.

Belegfluss: vom Eingang bis zur Buchung

Folgen Sie einem Beleg auf seinem Weg. Fragen Sie die Person am Posteingang, was sie mit einer Rechnung macht, die per Post kommt, und was mit einer, die als PDF oder als E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format eintrifft. Fragen Sie die freigebende Person, woran sie eine Rechnung prüft und was passiert, wenn sie im Urlaub ist. Ein Swimlane-Diagramm zeigt diese Übergaben zwischen Rollen auf einen Blick und ist eine gute Ergänzung zur Schritttabelle.

Kasse: Erfassung, Abschluss, Nachweis

Bei der Kasse zählen die Details: Wer öffnet und schließt die Kasse, wie wird gezählt, was passiert mit Differenzen, wie werden Entnahmen und Einlagen dokumentiert. Elektronische Aufzeichnungssysteme brauchen nach § 146a AO eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). In die Verfahrensdokumentation gehören die Kasse mit Seriennummer, die TSE und der gelebte Ablauf des Tagesabschlusses. Für die Kassen-Nachschau nach § 146b AO ist es hilfreich, wenn das Kassenpersonal weiß, wo dieser Teil liegt.

Archivierung und Scannen

Klären Sie, wo Belege landen, in welchem Format, wer Zugriff hat und wie lange sie liegen bleiben. Wenn Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden sollen, braucht das ersetzende Scannen einen eigenen, genau beschriebenen Ablauf: wer scannt, wie die Vollständigkeit geprüft wird und wann das Original vernichtet wird. Hier lohnt der Blick in die Muster-Verfahrensdokumentation von BStBK und DStV.

So gelingen die Gespräche

Kurze Einzelgespräche mit jeder beteiligten Rolle bringen mehr als ein großer Workshop. Zwei Fragen tragen fast jedes Gespräch: "Was haben Sie beim letzten Beleg dieser Art gemacht?" und "Wann lief es anders?" Die zweite Frage bringt die Sonderfälle ans Licht, etwa die Barzahlung auf der Baustelle oder die Gutschrift, die als Rechnung ankommt. Welche Erhebungsmethoden es dafür gibt, vergleicht der Ratgeber IST-Prozesse aufnehmen.

Mit wissa.ai führt eine KI diese Gespräche im Chat. Jede Person erzählt in einem Gespräch von rund 15 bis 20 Minuten, wann es ihr passt, wie sie Belege bearbeitet, und die KI fragt bei Ausnahmen nach. Daraus entsteht eine Prozessdokumentation mit Rollen, Schritten und Systemen, die Ihnen als Rohfassung für die Anwenderdokumentation dient. Die Gliederung nach GoBD und die steuerliche Würdigung bleiben bei Ihnen und Ihrer Steuerberatung. Wo zwei Personen denselben Schritt unterschiedlich beschreiben, markiert wissa die Stelle mit Quelle, sodass Sie genau dort nachfassen. Jedes weitere Gespräch schreibt die Dokumentation fort, und Änderungen erscheinen als Vergleich zur Vorversion. Mehr zur Software finden Sie auf der Seite zur Prozessdokumentation-Software.

Aktuell halten

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt einen Stand. Legen Sie fest, welche Ereignisse eine Überprüfung auslösen: ein neues System, ein Update mit geänderten Abläufen, ein Wechsel in der Buchhaltung, die Umstellung auf E-Rechnungen. Dazu kommt ein fester jährlicher Termin, gern im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss. Jede Version erhält Datum und Änderungsvermerk, ältere Versionen bleiben erhalten.

Zusammenarbeit mit der Steuerberatung

Viele Kanzleien unterstützen bei der Verfahrensdokumentation, manche bieten sie als eigene Leistung an. Die Aufteilung folgt den vier Teilen: Die Steuerberatung kennt die Anforderungen der GoBD, die Prozesse auf ihrer Seite und die Schnittstellen zu ihrem Buchhaltungssystem. Wie Belege im Betrieb ankommen, wer sie prüft und wie die Kasse geführt wird, wissen Ihre Mitarbeitenden.

Eine bewährte Rollenteilung:

• Steuerberatung: gibt den Rahmen vor, liefert die Muster-Gliederung, beschreibt die eigenen Abläufe (Datenübernahme, Abstimmung, Abschluss) und prüft den Entwurf auf Vollständigkeit.
• Unternehmen: beschreibt die Anwenderdokumentation und die Betriebsdokumentation, benennt Verantwortliche und hält die Dokumentation aktuell.
• IT oder Systemhaus: liefert die technische Systemdokumentation, Datensicherung und Berechtigungen.

Wenn Sie mit einer fertigen Rohfassung der gelebten Abläufe ins Gespräch mit der Kanzlei gehen, kann diese sich auf das konzentrieren, was sie am besten beherrscht: die steuerliche Würdigung und die Lücken, die nur ein geschulter Blick findet.

Abgrenzung: Verfahrensdokumentation und Verfahrensanweisung

Die beiden Begriffe klingen ähnlich und haben unterschiedliche Herkunft. Die Verfahrensdokumentation kommt aus dem Steuerrecht und beschreibt die DV-gestützte Buchführung nach GoBD. Die Verfahrensanweisung kommt aus dem Qualitätsmanagement: Sie regelt einen betrieblichen Ablauf wie die Reklamationsbearbeitung und gehört zur dokumentierten Information nach ISO 9001:2015, Abschnitt 7.5.

In der Praxis überschneiden sich beide: Die Rechnungsprüfung kann in der QM-Dokumentation und in der Verfahrensdokumentation auftauchen. Wer seine Abläufe einmal gut aufnimmt, kann beide Dokumente aus derselben Quelle speisen. Wenn Sie dabei ohnehin Medienbrüche entdecken, etwa Papierbelege, die abgetippt werden, ist das ein guter Anlass, Prozesse zu digitalisieren.

Fazit

Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD folgt in der Regel einem Rahmen aus allgemeiner Beschreibung, Anwenderdokumentation, technischer Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Die Gliederung übernehmen Sie aus einem Muster, den Inhalt liefern die Menschen, die Belege, Kasse und Archiv betreuen. Mit Rollen statt Namen, einer Schritttabelle je Teilprozess und klaren Auslösern für die Aktualisierung bleibt das Dokument nah an der Praxis und hilft der Buchhaltung im Alltag ebenso wie bei der Betriebsprüfung.

wissa.ai sammelt die gelebten Abläufe in kurzen Chat-Interviews und liefert die Rohfassung für Ihre Anwenderdokumentation, jede Aussage rückverfolgbar bis zur Quelle. Für den Start gibt es ein kostenloses Testpaket (10 Credits, einmal je Unternehmen, Bedingungen), das in der Regel für ein erstes Interview reicht. Ein Interview kostenlos testen

FAQ

Wer braucht eine Verfahrensdokumentation?

Jedes Unternehmen, das buchführungs- oder aufzeichnungspflichtige Daten mit IT-Systemen verarbeitet. Das schließt Einnahmen-Überschuss-Rechner, Kleinunternehmer mit Buchhaltungssoftware und Betriebe mit elektronischer Kasse ein. Der Umfang richtet sich nach Größe und Komplexität: Ein kleiner Betrieb mit wenigen Systemen braucht eine kurze Verfahrensdokumentation, ein Unternehmen mit ERP und Onlineshop eine ausführlichere.

Was passiert, wenn keine Verfahrensdokumentation vorliegt?

Die GoBD stellen in Randziffer 155 klar: Solange die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung trotz fehlender oder ungenügender Verfahrensdokumentation gegeben ist, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor. Ist die Buchführung dagegen nicht mehr nachvollziehbar, kann die Betriebsprüfung sie verwerfen und Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Eine vollständige Verfahrensdokumentation macht die Prüfung für beide Seiten einfacher.

Gibt es ein offizielles Muster für die GoBD-Verfahrensdokumentation?

Die Finanzverwaltung gibt kein amtliches Muster vor. Für das ersetzende Scannen haben Bundessteuerberaterkammer und DStV eine Muster-Verfahrensdokumentation veröffentlicht. Für die gesamte Buchführung eignet sich eine Gliederung nach den vier Teilen der GoBD, wie im Muster oben in diesem Artikel.

Kann der Steuerberater die Verfahrensdokumentation erstellen?

Die Steuerberatung kann den Rahmen setzen, ihre eigenen Abläufe beschreiben und den Entwurf prüfen. Die Abläufe im Betrieb, also Belegeingang, Freigaben, Kasse und Archiv, müssen aus dem Unternehmen kommen. Die Verantwortung für die Verfahrensdokumentation liegt beim Steuerpflichtigen.

Wie lange muss die Verfahrensdokumentation aufbewahrt werden?

So lange wie die Unterlagen, deren Verständnis sie dient. Als Organisationsunterlage fällt sie unter § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO mit einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (§ 147 Abs. 3 AO). Weil sich die Dokumentation über die Jahre ändert, bewahren Sie auch die älteren Versionen auf.

Was ist der Unterschied zwischen Verfahrensdokumentation und Verfahrensanweisung?

Die Verfahrensdokumentation ist steuerrechtlich begründet und beschreibt die Buchführung mit ihren IT-Systemen nach GoBD. Die Verfahrensanweisung stammt aus dem Qualitätsmanagement nach ISO 9001 und regelt beliebige betriebliche Abläufe. Beide können sich auf dieselben Prozesse beziehen, etwa die Rechnungsprüfung.

Quellen

• BMF-Schreiben vom 28.11.2019 zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), Kapitel 10.1 Verfahrensdokumentation, in der jeweils geltenden Fassung
• Abgabenordnung (AO): § 146a (Ordnungsvorschrift für elektronische Aufzeichnungssysteme), § 146b (Kassen-Nachschau), § 147 (Aufbewahrung von Unterlagen), § 162 (Schätzung von Besteuerungsgrundlagen)
• Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband: Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inklusive Vernichtung der Papierbelege
• DIN EN ISO 9001:2015, Abschnitt 7.5 (Dokumentierte Information)