Prozesse digitalisieren: Leitfaden für den Mittelstand in sieben Schritten

Digitalisierung übernimmt einen Prozess so, wie er ist, mit seinen guten Seiten und mit seinen Umwegen. Im Mittelstand zeigt sich das oft an kleinen Stellen: Ein Papierformular wird zum PDF-Formular, das ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt wird, oder der Urlaubsantrag läuft per E-Mail an dieselben drei Personen in derselben Reihenfolge wie früher per Hauspost. Manchmal lebt neben der neuen Software auch die alte Excel-Liste weiter, weil ein Sonderfall im System noch keinen Platz hat.

Für viele Betriebe beginnt die Digitalisierung im Mittelstand in genau solchen Abläufen: im Rechnungseingang, in der Auftragserfassung, bei Urlaubsanträgen, Stundenzetteln und Prüfprotokollen. Diese Prozesse gibt es in jedem Unternehmen, und wenn sie digital laufen, spürt das Team den Fortschritt jeden Tag.

Wer Prozesse digitalisieren möchte, beginnt deshalb mit der Frage, wie der Prozess heute tatsächlich läuft, und erst danach mit der Toolauswahl. Wie sich dieser Ist-Zustand in kurzen Gesprächen mit dem Team erheben lässt, beschreibt der Ratgeber KI-Prozessdokumentation. Dieser Leitfaden zeigt, was Prozessdigitalisierung genau ist, mit welchen Prozessen Sie am besten beginnen, wie Sie in sieben Schritten vorgehen, welche rechtlichen Pflichten ohnehin anstehen und wann externe Beratung sinnvoll ist.

Was Prozessdigitalisierung ist

Drei Begriffe liegen nah beieinander:

Digitisierung heißt: Information von analog nach digital überführen. Ein Papierbeleg wird gescannt, ein Formular wird zum PDF. Der Ablauf bleibt derselbe, und das Medium wechselt.

Prozessdigitalisierung heißt: Der Ablauf selbst läuft digital, von der Auslösung bis zum Abschluss und ohne Medienbrüche. Der Urlaubsantrag wird im System gestellt und geht automatisch an die zuständige Führungskraft, die Freigabe landet direkt im Zeiterfassungssystem, und die Vertretung wird benachrichtigt. Abtippen und Ausdrucken fallen weg.

Digitale Transformation heißt: Das Geschäftsmodell oder die Art der Zusammenarbeit ändert sich grundlegend, etwa weil Kunden online bestellen, wo sie früher angerufen haben.

Eine vierte Abgrenzung ist im Alltag wichtig: Prozessautomatisierung geht noch einen Schritt weiter. Ein digitalisierter Prozess kann weiterhin aus lauter manuellen Schritten bestehen, die eben am Bildschirm stattfinden. Automatisiert ist er, wenn Schritte ohne menschliches Zutun ablaufen. Digitalisierung ist die Voraussetzung dafür.

Was Digitalisierungsprojekte im Mittelstand trägt

Die Software kann in aller Regel, was sie verspricht. Ob ein Projekt gelingt, entscheidet sich meist an vier anderen Stellen:

Der Prozess ist beschrieben. Wer ein System einrichtet, sagt dem System, was es tun soll: welche Schritte, welche Zuständigkeiten, welche Ausnahmen. Liegt diese Beschreibung vor, kann die Einführung darauf aufbauen. Fehlt sie, wird der Ablauf während der Einführung zum ersten Mal ausgehandelt, unter Zeitdruck und mit dem Berater des Softwareanbieters, der Ihren Betrieb erst kennenlernt.

Die Ausnahmen sind erfasst. Im Workshop kommt vor allem der Normalfall zur Sprache. Im Alltag besteht ein großer Teil vieler Prozesse aus Ausnahmen, etwa dem Kunden mit Sonderkonditionen, der Lieferung in zwei Teilen oder dem Auftrag mit Anzahlung. Bildet das neue System diese Fälle ab, bleibt der Prozess an einem Ort. Andernfalls weichen die Mitarbeitenden auf Papier, E-Mail oder die alte Tabelle aus, und nach einem Jahr gibt es zwei Prozesse.

Das Wissen ist verteilt. Oft kennt eine einzelne Kollegin den gesamten Ablauf und hält gleichzeitig das Tagesgeschäft am Laufen. Ihre Zeit ist dann für beides knapp. Solche Kopfmonopole sind eine häufige Bremse in Digitalisierungsprojekten, und es lohnt sich, das Wissen früh auf mehrere Schultern zu legen.

Die Beteiligten sind früh dabei. Wer einen Prozess täglich ausführt, kennt die Stolpersteine. Diese Menschen gehören schon an den Tisch, solange das System noch konfiguriert wird.

Alle vier Punkte haben dieselbe Wurzel, nämlich die Erhebung des Ist-Zustands. Dort setzt ein gutes Vorgehen an.

Welche Prozesse Sie zuerst digitalisieren: Beispiele

Gute Startkandidaten sind Prozesse mit vier Eigenschaften: Sie kommen häufig vor, sie sind weitgehend gleichförmig, sie haben heute sichtbare Medienbrüche, und ein Stocken tut spürbar weh, ohne den Betrieb zu gefährden.

Typische Kandidaten im Mittelstand:

Wie ein digitalisierter Prozess im Ganzen aussieht, zeigt der Rechnungseingang als typisiertes Beispiel:

1. Die Rechnung kommt als E-Rechnung in einem festen Postfach oder über ein Portal an.
2. Die Buchhaltungssoftware liest die Daten ein und ordnet die Rechnung der Bestellung zu.
3. Die zuständige Person bekommt eine Freigabeaufgabe mit Rechnung, Bestellung und Wareneingang auf einem Bildschirm.
4. Nach der Freigabe wird die Rechnung gebucht und zur Zahlung vorgemerkt.
5. Die Rechnung liegt unveränderbar im Archiv und ist über die Belegnummer jederzeit auffindbar.

Gegenüber der Umlaufmappe fallen Ausdrucken, Abtippen und Suchen weg, und jede Rechnung hat einen sichtbaren Status.

HR-Prozesse digitalisieren

Im Personalbereich sind viele Abläufe häufig, gleichförmig und an Fristen gebunden, was sie zu guten Kandidaten macht. Dazu gehören Urlaubs- und Abwesenheitsanträge, die Krankmeldung über die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), Zeiterfassung, Reisekosten, die digitale Personalakte und die Abläufe beim Eintritt und Austritt. Beim Eintritt hilft eine Onboarding-Checkliste, die festhält, wer bis wann Zugänge, Arbeitsplatz und Einarbeitung vorbereitet, und genau diese Liste lässt sich im System als Ablauf mit Aufgaben abbilden. Personaldaten sind besonders schützenswert, deshalb gehören Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen von Anfang an in das Konzept, und der Betriebsrat ist früh dabei.

Später an der Reihe sind Prozesse, die selten vorkommen, stark vom Einzelfall abhängen oder gerade organisatorisch im Umbruch sind. Klären Sie bei einem Prozess zuerst die Zuständigkeit, dann digitalisieren Sie ihn einmal und passend.

Prozessdigitalisierung in sieben Schritten

Schritt 1: Überblick schaffen

Bevor Sie einzelne Prozesse angehen, verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Prozesse es gibt und wie sie zusammenhängen. Dafür reicht eine Prozesslandkarte mit Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozessen auf einer Seite und ohne Notation. Sie zeigt, wo Prozesse ineinandergreifen, sodass eine Änderung an einem Prozess den nächsten mitdenkt.

Schritt 2: Den Ist-Prozess aufnehmen

Für jeden Kandidaten erheben Sie, wie er heute wirklich läuft: Wer macht was, in welcher Reihenfolge, in welchem System, auf welchem Papier, mit welchen Ausnahmen? Sprechen Sie mit den Menschen, die den Prozess ausführen, und mit den Führungskräften. Wie das in kurzen Gesprächen gelingt, beschreibt der Ratgeber IST-Prozesse aufnehmen.

Schritt 3: Medienbrüche und Schwachstellen markieren

Gehen Sie den aufgenommenen Prozess durch und markieren Sie jeden Medienbruch. Ein Medienbruch liegt vor, wenn Information auf dem Weg durch einen Prozess das Medium wechselt und dabei von Hand übertragen wird: vom Papier in den Rechner, aus der E-Mail ins ERP, aus dem Kopf in eine Tabelle. Jeder Medienbruch kostet Zeit, erzeugt Übertragungsfehler und ist eine Stelle, an der ein Vorgang liegen bleiben kann. Markieren Sie außerdem Wartezeiten, Doppelarbeit und Schritte, die nur eine Person beherrscht. Diese Liste wird Ihr Pflichtenheft, und der Funktionskatalog des Softwareanbieters wird daran gemessen.

Schritt 4: Den Soll-Prozess entwerfen, bevor Sie Software auswählen

Beschreiben Sie, wie der Prozess künftig laufen soll, zunächst unabhängig von einem bestimmten Tool. Welche Schritte fallen weg? Welche Freigaben sind wirklich nötig? Wer vertritt wen? Oft zeigt sich hier, dass sich ein Teil der Aufgabe mit einer klaren Regel lösen lässt. Der Rest ist die Anforderung an das System. Methoden für den Soll-Entwurf, von Lean bis zur Wertstromanalyse, beschreibt der Ratgeber Prozesse optimieren, und ein Swimlane-Diagramm macht die künftigen Übergaben zwischen den Rollen sichtbar.

Schritt 5: Zuerst vorhandene Systeme prüfen

Viele Betriebe besitzen bereits Software, die mehr kann, als genutzt wird: das ERP mit einem Workflow-Modul, die Office-Suite mit Formularen und Freigaben, die Buchhaltungssoftware mit Belegerfassung. Prüfen Sie diese Möglichkeiten, bevor Sie ein weiteres System einführen. Jedes zusätzliche System bringt eine weitere Schnittstelle und eine weitere Stelle, an der Daten doppelt gepflegt werden können.

Schritt 6: Einführen mit den Menschen, die den Prozess ausführen

Holen Sie die Beteiligten schon beim Konfigurieren dazu. Starten Sie mit einer Abteilung oder einem Standort, sammeln Sie die Ausnahmen, die im Konzept noch gefehlt haben, und passen Sie an. Legen Sie ein Datum fest, ab dem der neue Weg gilt, damit Papier und System nicht dauerhaft nebeneinander laufen.

Schritt 7: Dokumentation aktualisieren

Der digitalisierte Prozess bekommt eine aktuelle Beschreibung: Prozessbeschreibung, Arbeitsanweisung für die einzelnen Bedienschritte und Zuständigkeiten. Diese Dokumentation trägt den Prozess durch den nächsten Personalwechsel, denn wer das System eingerichtet hat, arbeitet in zwei Jahren vielleicht an ganz anderen Aufgaben.

Rechtliche Pflichten, die ohnehin anstehen

Für einige Prozesse hat der Gesetzgeber die Frage nach der Digitalisierung bereits beantwortet.

E-Rechnung. Mit dem Wachstumschancengesetz ist die elektronische Rechnung im inländischen B2B-Verkehr Pflicht geworden (§ 14 UStG). Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027, abhängig vom Vorjahresumsatz. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, etwa nach XRechnung oder ZUGFeRD; ein reines PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung in diesem Sinne. Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Wenn Sie den Rechnungseingang ohnehin anfassen, lohnt es sich, ihn gleich als Ganzes zu digitalisieren: Eingang, Prüfung, Freigabe, Buchung, Ablage.

GoBD. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form regeln, wie steuerlich relevante Unterlagen digital aufbewahrt werden: unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar, maschinell auswertbar, und zwar für die Dauer der Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO. Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege eingehen, verarbeitet und abgelegt werden. Diese Verfahrensdokumentation ist im Kern eine Prozessbeschreibung, und wer den Prozess sorgfältig erhoben hat, hat dafür eine gute inhaltliche Grundlage. Was im Einzelfall hineingehört, stimmen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung ab.

Qualitätsmanagement. Wer nach ISO 9001 zertifiziert ist, lenkt dokumentierte Information (Abschnitt 7.5) mit Freigabe, Versionsstand und Verfügbarkeit. Ein digitalisierter Prozess macht das leichter, wenn die Dokumentation mitzieht und System und Verfahrensanweisung dasselbe beschreiben.

Prozessdigitalisierung mit Beratung: wann sie hilft

Externe Beratung zur Prozessdigitalisierung ist dann sinnvoll, wenn Sie etwas brauchen, das intern fehlt: Erfahrung mit der Auswahl von ERP- oder DMS-Systemen, Kenntnis der rechtlichen Anforderungen in Ihrer Branche, einen neutralen Blick auf eingespielte Abläufe oder Kapazität für die Projektleitung.

Den Ist-Zustand können Sie gut selbst erheben, denn das Wissen dafür ist in Ihrem Betrieb bereits vorhanden und muss vor allem aufgeschrieben werden. Kommt eine Beraterin mit einem dokumentierten Ist-Zustand ins Haus, kann sie ab dem ersten Tag an Soll-Prozess und Systemauswahl arbeiten und ihre Erfahrung genau dort einbringen.

Bei der Auswahl helfen zwei Fragen: Ist die Beratung unabhängig von einem Softwarehersteller? Und bleibt am Ende eine Dokumentation, die Sie selbst weiterpflegen können?

Förderprogramme von Bund und Ländern ändern sich häufig, und viele setzen einen Antrag vor Projektbeginn voraus. Prüfen Sie den aktuellen Stand bei Ihrer IHK oder Handwerkskammer, bevor Sie Aufträge vergeben.

Beispiel: Elektrobetrieb mit 30 Mitarbeitenden

Typisiertes Beispiel: Es fasst Abläufe und Befunde zusammen, wie sie in Handwerksbetrieben dieser Größe häufig vorkommen. Betrieb und Zahlen sind ein Rechenbeispiel, kein Kundenprojekt.

Ein Elektroinstallationsbetrieb, 30 Beschäftigte, davon 22 auf Baustellen. Stundenzettel und Materialverbrauch werden auf Papier notiert, freitags im Büro abgegeben und dort in die Handwerkersoftware übertragen. Rechnungen gehen oft erst Wochen nach Abschluss raus, weil Zettel fehlen oder unleserlich sind.

Naheliegend wäre eine App für mobile Zeiterfassung. Die Aufnahme mit Gesprächen im Büro, bei zwei Obermonteuren und bei der Buchhaltung zeigt, dass der Prozess noch mehr braucht. Materialentnahmen aus dem Fahrzeuglager werden bisher am Monatsende geschätzt. Die Zuordnung von Stunden zu Aufträgen macht eine Bürokraft aus dem Gedächtnis, weil auf den Zetteln oft nur der Straßenname steht. Und die Freigabe von Regiearbeiten durch den Kunden läuft mündlich, was bei Rückfragen zur Rechnung regelmäßig zu Diskussionen führt.

Digitalisiert wurde in dieser Reihenfolge: zuerst Auftragsnummern auf jedem Einsatz, dann die mobile Erfassung von Stunden und Material direkt am Auftrag, dann die Unterschrift des Kunden für Regiearbeiten auf dem Tablet. Die Handwerkersoftware konnte das bereits. Eingerichtet wurde es, sobald der Ablauf so genau beschrieben war, dass klar war, was eingerichtet werden muss.

Wo wissa.ai hilft

wissa.ai übernimmt den Schritt, auf dem jede Digitalisierung aufbaut, noch bevor ERP oder Workflow-Software ins Spiel kommen: die Aufnahme des Ist-Zustands.

Eine KI führt mit Ihren Mitarbeitenden Interviews per Chat in Gesprächen von rund 15 bis 20 Minuten, wann es ihnen passt und in ihren eigenen Worten. Sie hakt nach, wo eine Antwort Lücken lässt, und fragt nach Sonderfällen, nach Systemen und nach dem, was neben dem System auf Papier passiert. Werden im Gespräch Kolleginnen oder Kollegen genannt, schlägt sie diese als Nächste zur Einladung vor. Aus den Gesprächen entstehen Prozessdokumentation, eine Übersicht aller Bereiche und Prozesse als Grundlage für eine Prozesslandkarte, ein Tool-Register und die Befunde, die Ihr Pflichtenheft füllen: Medienbrüche, Doppelarbeit, Kopfmonopole und Widersprüche, jeder mit Quelle. Wie das im Einzelnen abläuft, beschreibt der Ratgeber KI-Prozessdokumentation.

So decken Sie die Schritte 1 bis 3 weitgehend ab, bevor die erste Softwaredemo stattfindet. Nach der Einführung führen Sie ein neues Gespräch, und die Prozessbeschreibung schreibt sich mit einem Diff zur Vorversion fort, was einen großen Teil von Schritt 7 abdeckt. Wer später einen KI-Einsatz im Prozess plant, hat damit auch dafür die Grundlage.

Befragte Mitarbeitende brauchen kein Konto, die Anwendung wird in Deutschland gehostet, mit KI-Verarbeitung in der EU und Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, und zum Start gibt es ein kostenloses Testpaket (10 Credits, einmal je Unternehmen, Bedingungen), das in der Regel für ein erstes Interview reicht. Probieren Sie es gern mit dem Prozess aus, den Sie als Erstes digitalisieren möchten.

Ein Interview kostenlos testen →

Fazit

Prozessdigitalisierung ist ein Prozessprojekt, in dem Software eine wichtige Rolle spielt. Wer zuerst den Ist-Zustand erhebt, Medienbrüche markiert und den Soll-Prozess unabhängig vom Tool entwirft, wählt die passende Software oder stellt fest, dass die vorhandene genügt. Die Ausnahmen wandern dann mit ins System, und der Prozess bleibt an einem Ort. Starten Sie mit einem häufigen, gleichförmigen Prozess, führen Sie ihn gemeinsam mit den Menschen ein, die ihn ausführen, und ziehen Sie die Dokumentation nach.

FAQ

Was ist Prozessdigitalisierung?

Prozessdigitalisierung bedeutet, einen Geschäftsprozess so umzustellen, dass er von der Auslösung bis zum Abschluss digital und ohne Medienbrüche abläuft. Über den Wechsel des Mediums (Papier zu PDF) hinaus wird dabei der Ablauf selbst im System abgebildet, mit Zuständigkeiten, Freigaben und Ausnahmen.

Was sind digitale Prozesse?

Digitale Prozesse sind Geschäftsprozesse, die von der Auslösung bis zum Abschluss in Software ablaufen. Informationen werden einmal erfasst und danach im System weitergegeben, Freigaben und Zuständigkeiten sind im System hinterlegt, und der Status jedes Vorgangs ist jederzeit sichtbar. Ein gescanntes Formular, das weiterhin ausgedruckt und unterschrieben wird, ist ein digitalisiertes Dokument in einem analogen Prozess.

Welche Schritte hat die Digitalisierung eines Prozesses?

Dieser Leitfaden gliedert sie in sieben Schritte: Überblick über die Prozesse schaffen, den Ist-Prozess aufnehmen, Medienbrüche und Schwachstellen markieren, den Soll-Prozess unabhängig vom Tool entwerfen, vorhandene Systeme prüfen, gemeinsam mit den Beteiligten einführen und zum Schluss die Dokumentation aktualisieren. Die ersten drei Schritte entscheiden darüber, ob die Ausnahmen mit ins System wandern.

Was ist der Unterschied zwischen Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung?

Ein digitalisierter Prozess läuft im System, kann aber weiterhin aus manuellen Schritten bestehen. Automatisiert ist er, wenn Schritte ohne menschliches Zutun ablaufen, etwa die Weiterleitung einer Rechnung nach festen Regeln. Digitalisierung ist die Voraussetzung für Automatisierung.

Mit welchem Prozess sollte ich anfangen?

Mit einem Prozess, der häufig vorkommt, weitgehend gleichförmig ist und heute sichtbare Medienbrüche hat. Im Mittelstand sind das oft der Rechnungseingang, Urlaubsanträge oder die Auftragserfassung. Der Rechnungseingang bietet sich besonders an, weil die E-Rechnungspflicht ihn ohnehin betrifft.

Wie lange dauert Prozessdigitalisierung?

Für einen einzelnen, klar abgegrenzten Prozess mit vorhandener Software rechnen Betriebe typischerweise mit einigen Wochen bis wenigen Monaten, inklusive Aufnahme, Konfiguration und Einführung. Den größten Unterschied macht die Aufnahme des Ist-Zustands: Liegt sie schon vor, entfällt der Teil, der in vielen Projekten am längsten dauert.

Brauche ich für Prozessdigitalisierung eine Beratung?

Nicht zwingend. Beratung lohnt sich für Systemauswahl, Branchenrecht und Projektleitung, wenn intern Erfahrung oder Kapazität fehlt. Die Aufnahme des Ist-Zustands können Sie selbst leisten, per Interview mit den Beteiligten, und eine Beratung kann mit dieser Grundlage direkt an Soll-Prozess und Systemauswahl arbeiten.

Welche Rolle spielt die GoBD bei der Prozessdigitalisierung?

Die GoBD regeln, wie steuerlich relevante Unterlagen digital aufbewahrt werden, und verlangen eine Verfahrensdokumentation. Wer Rechnungseingang, Belegablage oder Buchhaltungsprozesse digitalisiert, sollte diese Verfahrensdokumentation erstellen oder aktualisieren; sie ist im Kern eine Beschreibung des Prozesses. Die Details klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Was passiert mit Ausnahmen, die das neue System nicht abbildet?

Werden sie vor der Einführung nicht erhoben, weichen die Mitarbeitenden auf Papier, E-Mail oder alte Tabellen aus, und neben dem System entsteht ein Schattenprozess. Deshalb gehört die Frage nach Sonderfällen in jede Aufnahme, und in den Pilotbetrieb gehört eine Phase, in der fehlende Ausnahmen gesammelt und nachgezogen werden.

Quellen

• Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14 - Ausstellung von Rechnungen, in der Fassung des Wachstumschancengesetzes vom 27.03.2024
• Bundesministerium der Finanzen: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), BMF-Schreiben vom 28.11.2019 in der jeweils geltenden Fassung
• Abgabenordnung (AO), § 147 - Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• DIN EN ISO 9001:2015, Abschnitt 4.4 (Prozesse des QM-Systems) und 7.5 (Dokumentierte Information)