Prozessautomatisierung: Methoden, Tools und Vorgehen für den Mittelstand

Eine Automatisierung ist eine Arbeitsanweisung für eine Maschine, und die Maschine führt sie genau so aus, wie sie geschrieben ist. Ein Mensch, der eine lückenhafte Anweisung bekommt, fragt nach, improvisiert oder erinnert sich, wie es beim letzten Mal lief. Eine Automatisierung tut exakt das, was ihr gesagt wurde, und bei allem anderen hält sie an oder läuft mit einer falschen Annahme weiter.

Die Werkzeuge dafür sind ausgereift, und viele stecken schon in vorhandener Software. Was ein Automatisierungsprojekt im Mittelstand trägt, ist eine genaue Beschreibung dessen, was der Prozess tut, einschließlich der Ausnahmen, die ein erfahrener Mitarbeiter ohne nachzudenken erledigt. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Prozesse automatisieren: welche Methoden der Prozessautomatisierung es gibt, welche Prozesse sich eignen, wie Beispiele aus Einkauf, Lager, HR und Buchhaltung aussehen, wie Sie die Wirtschaftlichkeit vollständig rechnen und in welchen Schritten Sie vorgehen. Wie sich die Beschreibung des Prozesses in kurzen Gesprächen mit dem Team erheben lässt, zeigt der Ratgeber KI-Prozessdokumentation.

Was Prozessautomatisierung ist

Prozessautomatisierung bedeutet, dass Schritte eines Geschäftsprozesses ohne menschliches Zutun ablaufen: Eine Rechnung wird nach festen Regeln der richtigen Kostenstelle zugeordnet und zur Freigabe weitergeleitet, eine Bestellung löst automatisch eine Auftragsbestätigung aus, ein neuer Mitarbeiter bekommt am ersten Tag automatisch seine Zugänge.

Die Voraussetzung ist ein digitaler Prozess. Solange ein Schritt auf Papier stattfindet, lässt er sich höchstens abfotografieren. Deshalb steht vor der Automatisierung fast immer die Prozessdigitalisierung: Der Ablauf läuft zuerst durchgehend im System, und danach kann das System ihn selbstständig erledigen.

Die Verantwortung bleibt dabei bei Menschen. Automatisierung übernimmt Schritte, und irgendjemand weiß, was sie tut, behält sie im Blick und greift ein, wenn sie danebenliegt.

Methoden der Prozessautomatisierung im Vergleich

Unter „Prozessautomatisierung" fallen sehr unterschiedliche Techniken. Für den Mittelstand sind fünf relevant, und sie unterscheiden sich vor allem darin, wie stabil sie laufen und wer sie pflegen kann.

Als Faustregel gilt: so weit unten in der Tabelle wie nötig, so weit oben wie möglich. Eine Freigaberegel im ERP wirkt unscheinbar, läuft aber jahrelang ohne Pflege. Ein RPA-Roboter, der sich durch eine alte Oberfläche klickt, macht in der Vorführung viel her und muss nach jedem Update angepasst werden. Eine Integration über Schnittstellen hält Änderungen meist besser aus als ein Roboter, der eine Oberfläche bedient.

RPA: robotergestützte Prozessautomatisierung

RPA steht für Robotic Process Automation, auf Deutsch robotergestützte Prozessautomatisierung. Der Software-Roboter arbeitet auf der Oberfläche einer Anwendung: Er meldet sich an, liest Felder aus, kopiert Werte in eine andere Maske und klickt auf Speichern, in genau der Reihenfolge, die ihm jemand aufgezeichnet oder konfiguriert hat. So lassen sich Altsysteme ohne Schnittstelle anbinden und Vorgänge über mehrere Programme hinweg abarbeiten.

Weil der Roboter die Oberfläche Schritt für Schritt nachahmt, braucht er einen sehr genau beschriebenen Ablauf. Ein neues Feld, eine verschobene Schaltfläche oder ein unerwartetes Hinweisfenster halten ihn an. Planen Sie deshalb eine Überwachung ein und eine Person, die den Roboter betreut. RPA ist eine gute Brücke für die Jahre, in denen ein Altsystem noch läuft, und sobald eine Schnittstelle verfügbar ist, lohnt der Umstieg.

Tools und Software für die Prozessautomatisierung

Die Werkzeuge lassen sich in fünf Kategorien ordnen, und oft steckt die passende schon in vorhandener Software:

Bei der Auswahl hilft der Blick auf den Betrieb nach der Einführung: Wer pflegt das Werkzeug, wenn die Person, die es eingeführt hat, andere Aufgaben übernimmt, und wo liegen die Daten, mit welchem Auftragsverarbeitungsvertrag? Testen Sie ein Werkzeug außerdem mit den Ausnahmen Ihres Prozesses, denn den Normalfall beherrschen alle.

Digitale und KI-gestützte Prozessautomatisierung

Mit „digitaler Prozessautomatisierung" ist meist die Kombination der ersten beiden Zeilen gemeint: Prozesse laufen durchgehend digital, Systeme sind verbunden, Freigaben und Weiterleitungen folgen festen Regeln. Das ist der solide Kern jeder Automatisierung und im Mittelstand der größte Hebel.

KI-Prozessautomatisierung erweitert das um Schritte, für die es bisher einen Menschen brauchte, weil Sprache oder unstrukturierte Dokumente im Spiel sind. Die KI liest die Bestellung aus der E-Mail, ordnet die Reklamation einer Kategorie zu und erkennt, dass ein Lieferschein zu einer bestimmten Bestellung gehört. So lassen sich auch Prozesse automatisieren, die mit einer unstrukturierten Eingabe beginnen.

Dafür nehmen Sie eine gewisse Unsicherheit in Kauf. Eine Regel liefert entweder richtig oder gar nicht, eine KI liefert mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit richtig, und ein falsches Ergebnis sieht genauso aus wie ein richtiges. KI-Bausteine bekommen deshalb immer eine Prüfregel: Unterhalb einer Sicherheitsschwelle schaut ein Mensch drauf, Daten werden gegen Stammdaten abgeglichen, und Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Personen fallen nach Art. 22 DSGVO grundsätzlich nicht ausschließlich automatisiert. Mehr zu den Einsatzfeldern und Grenzen steht im Ratgeber KI-Prozessoptimierung.

Intelligente Prozessautomatisierung (IPA)

Intelligente Prozessautomatisierung, kurz IPA, verbindet regelbasierte Automatisierung, also Workflow, Schnittstellen und RPA, mit KI-Bausteinen wie Dokumentenerkennung, Textklassifizierung und Sprachmodellen. Die Regeln steuern den Ablauf, und die KI übernimmt die Schritte, in denen eine unstrukturierte Eingabe verstanden werden muss. Ein typischer IPA-Ablauf im Rechnungseingang: Die KI liest die Rechnung aus, eine Regel gleicht sie mit Bestellung und Wareneingang ab, und bei einer Abweichung über einer festgelegten Grenze geht der Vorgang an einen Menschen.

Der Begriff Hyperautomation wurde vom Analysehaus Gartner geprägt und beschreibt den Ansatz, möglichst viele Prozesse eines Unternehmens auf diese Weise zu automatisieren und dafür Process Mining, Low-Code und KI zu kombinieren. Für den Mittelstand ist vor allem der Gedanke dahinter nützlich: Jede Automatisierung ist ein Baustein, und die Bausteine passen besser zueinander, wenn die Prozesse, die sie verbinden, beschrieben sind.

Welche Prozesse sich für Automatisierung eignen

Ob ein Prozess ein guter Kandidat ist, zeigt sich an fünf Kriterien:

• Häufigkeit: Kommt der Prozess täglich oder wöchentlich vor? Ein Ablauf, der viermal im Jahr läuft, trägt den Aufbau und die Pflege einer Automatisierung selten.
• Regelhaftigkeit: Lässt sich jede Entscheidung im Prozess als Regel formulieren, oder zumindest die allermeisten? Wo die Antwort „kommt drauf an" lautet, entscheidet weiter ein Mensch.
• Stabilität: Ändert sich der Prozess gerade? Automatisieren Sie Prozesse, deren Zuständigkeit und Ablauf feststehen.
• Digitaler Input: Kommen die Daten digital an, oder muss erst jemand etwas abtippen oder scannen?
• Dokumentation: Ist der Prozess so beschrieben, dass jemand, der ihn nie gemacht hat, ihn ausführen könnte, einschließlich der häufigsten Ausnahmen?

Das letzte Kriterium lohnt den meisten Aufwand, weil jede Automatisierung jede Verzweigung kennen muss. Wer einen Prozess seit zwölf Jahren macht, beschreibt den Normalfall meist in drei Sätzen, und die elf Ausnahmen fallen ihm ein, sobald sie auftreten. Es hilft, sie vor dem Bau gezielt zu erfragen.

Gute Einstiegskandidaten im Mittelstand sind deshalb oft: Rechnungseingang und -freigabe, Auftragsbestätigungen, Datenabgleich zwischen Shop und ERP, das Anlegen von Zugängen beim Eintritt neuer Mitarbeitender, Erinnerungen an Prüf- und Wartungsfristen und Standardberichte, die heute jemand jeden Montag aus drei Tabellen zusammenkopiert.

Beispiele aus Einkauf, Lager, HR und Buchhaltung

Die folgenden Beispiele sind typisiert: Sie beschreiben Abläufe, wie sie in vielen mittelständischen Betrieben ähnlich vorkommen, und zeigen, welche Methode aus der Tabelle oben jeweils passt.

Einkauf

Bestellanforderungen unterhalb einer Wertgrenze gehen ohne weitere Freigabe an den Lieferanten, alles darüber an die zuständige Person. Auftragsbestätigungen der Lieferanten liest eine KI aus und vergleicht sie mit der Bestellung, Abweichungen bei Preis, Menge oder Termin landen als Aufgabe beim Einkauf. Für Standardmaterial erzeugt das ERP Bestellvorschläge aus Mindestbeständen, die der Einkauf nur noch bestätigt.

Lager und Versand

Der Wareneingang wird per Scan gegen die Bestellung gebucht, und die Buchhaltung erhält die Information für die Rechnungsprüfung automatisch. Versandetiketten und Lieferavise entstehen aus dem Auftrag, die Sendungsnummer geht per E-Mail an den Kunden. Erreicht ein Artikel den Meldebestand, bekommt der Einkauf eine Nachricht.

HR-Prozesse automatisieren

Im Personalbereich eignen sich wiederkehrende Abläufe mit klaren Regeln. Beim Eintritt legt ein Workflow Zugänge, Hardware-Bestellung und Termine für die Einarbeitung an, beim Austritt läuft dieselbe Liste in umgekehrter Richtung. Urlaubsanträge gehen an die zuständige Führungskraft und nach der Freigabe in Zeiterfassung und Vertretungsplan, Bewerbungen werden bestätigt und der passenden Stelle zugeordnet. Welche Schritte beim Eintritt anfallen, zeigt die Onboarding-Checkliste. Entscheidungen über Personen, etwa die Vorauswahl von Bewerbungen, trifft weiterhin ein Mensch, weil Art. 22 DSGVO ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung enge Grenzen setzt.

Buchhaltung

Eingangsrechnungen kommen als E-Rechnung oder werden von einer KI ausgelesen, eine Regel ordnet sie Kostenstelle und Freigeber zu, und nach der Freigabe werden sie gebucht und unveränderbar für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (§ 147 AO) archiviert. Kontoauszüge werden offenen Posten zugeordnet, Mahnungen gehen nach festen Stufen hinaus. Jede dieser Automatisierungen gehört in die Verfahrensdokumentation nach GoBD, die beschreibt, wie Belege eingehen, verarbeitet und aufbewahrt werden.

Warum Automatisierung eine Dokumentation braucht

In Automatisierungsprojekten tauchen häufig drei Muster auf, und alle drei hängen mit der Dokumentation zusammen.

Die automatisierte Ausnahme. Die Automatisierung bildet den Normalfall ab. Tritt eine Ausnahme ein, die niemand beschrieben hat, etwa der Kunde mit abweichender Rechnungsadresse, die Teillieferung oder die Gutschrift statt Rechnung, landet der Vorgang im Fehlerordner oder wird falsch verarbeitet. Die Mitarbeitenden prüfen dann vorsichtshalber alles nach, und die gewonnene Zeit geht in die Kontrolle.

Der automatisierte Umweg. Wird ein Prozess automatisiert, wie er ist, werden auch seine Umwege automatisiert: die doppelte Freigabe, die niemand braucht, oder der Export in eine Tabelle, die nur existiert, weil das ERP früher einen Bericht nicht konnte. Aus einem Umweg wird so ein fest verdrahteter Schritt.

Die Automatisierung als Kopfmonopol. Wer die Automatisierung gebaut hat, weiß, wie sie funktioniert. Oft ist das eine einzige Person, der IT-affine Kollege aus dem Einkauf, die Werkstudentin oder der externe Dienstleister. Geht diese Person, fehlt das Wissen, warum der Roboter montags um sechs Uhr eine Tabelle verschickt. Der Bus-Faktor der Automatisierung ist eins, und er fällt weniger auf als der eines Menschen, weil die Automatisierung still im Hintergrund läuft.

Die Antwort ist jedes Mal dieselbe: den Prozess vorher mit allen Ausnahmen aufnehmen, ihn vor der Automatisierung vereinfachen und die Automatisierung selbst dokumentieren wie jeden anderen Prozess, mit Verantwortlichem, Vertretung und einer Arbeitsanweisung für den Fall, dass sie ausfällt.

Wirtschaftlichkeit vollständig rechnen

Viele Rechnungen zählen die eingesparten Minuten und lassen den Rest weg. Eine vollständige Rechnung hat vier Posten:

Ersparnis pro Jahr = Häufigkeit pro Jahr × eingesparte Minuten pro Vorgang × Stundensatz ÷ 60

Aufbau = Analyse und Dokumentation + Einrichtung + Test + Schulung

Laufende Kosten pro Jahr = Lizenzen + Pflege und Anpassung + Prüfung der Ausnahmen, die weiterhin von Hand laufen

Risiko = Was kostet ein Fehler, den die Automatisierung unbemerkt wiederholt?

Ein Rechenbeispiel mit bewusst runden Zahlen: 3.000 Eingangsrechnungen im Jahr, pro Rechnung 4 Minuten Ersparnis durch automatisches Auslesen und Weiterleiten, 45 Euro Stundensatz. Das sind 3.000 × 4 × 45 ÷ 60 = 9.000 Euro im Jahr. Davon gehen Lizenzkosten ab und die Zeit für die Rechnungen, die weiterhin von Hand geprüft werden. Bei einem Fünftel Ausnahmen und 6 Minuten Prüfung pro Ausnahme sind das 600 × 6 × 45 ÷ 60 = 2.700 Euro. Die Rechnung geht auf, mit deutlich weniger Luft, als die erste Zahl vermuten lässt. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein und achten Sie darauf, dass alle vier Posten vorkommen.

Den größten Unterschied in dieser Rechnung macht oft die Ausnahmequote, und die kennen Sie, sobald Sie den Prozess vorher aufgenommen haben.

Prozesse automatisieren in sechs Schritten

Schritt 1: Kandidaten sammeln und den Ist-Prozess aufnehmen

Sammeln Sie Kandidaten aus dem Alltag: Wo wird abgetippt, kopiert, erinnert, weitergeleitet? Für die aussichtsreichsten nehmen Sie den Ist-Prozess auf. Sprechen Sie mit mehreren Beteiligten und fragen Sie ausdrücklich nach Ausnahmen, etwa nach dem häufigsten Sonderfall und nach dem seltsamsten Fall im letzten Jahr. Der Ratgeber IST-Prozesse aufnehmen beschreibt die Methoden dafür.

Schritt 2: Prozess vereinfachen, bevor Sie ihn automatisieren

Streichen Sie Schritte, die niemand braucht, fassen Sie Freigaben zusammen und klären Sie Zuständigkeiten. Eine Prozessanalyse zeigt, wo die Umwege liegen, und wie Sie den Ablauf anschließend mit Methoden wie Lean oder Wertstromanalyse verbessern, beschreibt der Ratgeber Prozesse optimieren. Jeder Schritt, den Sie hier streichen, fällt beim Bauen, Testen und Pflegen weg.

Schritt 3: Methode wählen - so einfach wie möglich

Prüfen Sie zuerst, ob vorhandene Software den Schritt schon kann, danach die Schnittstellen. RPA passt, wenn es keine Schnittstelle gibt und das Altsystem noch Jahre bleibt. KI setzen Sie für die Schritte ein, die unstrukturierte Eingaben verarbeiten, und immer mit Prüfregel.

Schritt 4: Gezielt mit den Ausnahmen testen

Testen Sie die Automatisierung mit echten Vorgängen und gezielt mit den Ausnahmen aus Schritt 1. Legen Sie fest, was mit Vorgängen passiert, die die Automatisierung nicht verarbeiten kann: Wer bekommt sie, wie schnell, und woran erkennt er sie? Ein Fehlerordner wirkt nur, wenn jemand ihn regelmäßig ansieht.

Schritt 5: Betrieb regeln

Jede Automatisierung bekommt einen fachlich Verantwortlichen und eine Vertretung, die Sie wie bei jedem anderen Prozessschritt in einer RACI-Matrix festhalten. Dazu kommt eine Überwachung: Läuft sie noch, wie viele Vorgänge gehen in die Ausnahme, hat sich die Quote verändert? Beziehen Sie den Betriebsrat vor der Einführung ein. Über die Planung von Arbeitsabläufen einschließlich des KI-Einsatzes ist er nach § 90 BetrVG zu unterrichten, die Maßnahmen sind mit ihm zu beraten, und Systeme, die objektiv geeignet sind, Leistung oder Verhalten zu überwachen, sind nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig.

Schritt 6: Dokumentation nachziehen

Beschreiben Sie den neuen Prozess: welche Schritte die Automatisierung übernimmt, welche weiterhin Menschen erledigen und was bei einem Ausfall passiert. Diese Beschreibung verteilt das Wissen aus dem vorigen Abschnitt auf mehrere Köpfe und ist die Grundlage, wenn die Automatisierung in zwei Jahren angepasst wird.

Beispiel: Maschinenbauzulieferer mit 80 Mitarbeitenden

Typisiertes Beispiel: Es fasst Abläufe und Befunde zusammen, wie sie in Fertigungsbetrieben dieser Größe häufig vorkommen. Betrieb und Zahlen sind ein Rechenbeispiel, kein Kundenprojekt.

Ein Zulieferer für Dreh- und Frästeile, 80 Beschäftigte. Die kaufmännische Leitung will die Auftragsbestätigung automatisieren: Bestellungen kommen per E-Mail als PDF, werden ins ERP übernommen, und die Auftragsbestätigung geht nach ein bis zwei Tagen raus. Geplant ist ein Tool, das die PDF-Bestellungen ausliest und die Bestätigung automatisch verschickt.

Die Aufnahme mit Gesprächen im Vertriebsinnendienst, in der Arbeitsvorbereitung und in der Fertigungsleitung zeigt, wo die Zeit hingeht. Das Übernehmen der Bestellung ins ERP geht schnell. Vor der Bestätigung prüft der Innendienst aber den Liefertermin und ruft dafür in der Arbeitsvorbereitung an, die in einer eigenen Tabelle die tatsächliche Maschinenbelegung führt, während das ERP nur die geplante kennt. Bei Neuteilen fragt die Arbeitsvorbereitung außerdem beim Fertigungsleiter nach, ob das Material vorrätig ist. Ein Drittel der Bestellungen enthält Zeichnungsstände, die geprüft werden müssen.

Eine Automatisierung, die sofort bestätigt, hätte also Liefertermine zugesagt, die niemand geprüft hat. Umgesetzt wurde deshalb Folgendes: Die tatsächliche Maschinenbelegung wird jetzt im ERP gepflegt statt in der Tabelle. Wiederholteile mit bekanntem Zeichnungsstand laufen automatisch durch, von der ausgelesenen Bestellung über die Terminprüfung gegen die Belegung bis zur Bestätigung als Entwurf zur Freigabe. Neuteile und geänderte Zeichnungsstände gehen weiterhin an einen Menschen, jetzt mit allen Informationen gebündelt. Die Automatisierung ist kleiner als geplant und läuft dafür zuverlässig.

Wo wissa.ai ansetzt

wissa.ai setzt vor dem Bau einer Automatisierung an und liefert, was sie braucht: eine Beschreibung des Prozesses, wie er wirklich läuft, einschließlich der Ausnahmen, die im Gespräch zur Sprache kommen.

Eine KI führt mit Ihren Mitarbeitenden Interviews per Chat in Gesprächen von rund 15 bis 20 Minuten und dann, wann es ihnen passt. Sie hakt gezielt nach, wo eine Antwort Lücken lässt: Was passiert, wenn die Angabe fehlt? Wer macht das, wenn Sie nicht da sind? In welchem System, und was passiert daneben? Werden im Gespräch weitere Personen genannt, schlägt sie diese als Nächste zur Einladung vor. So kommen auch die Arbeitsvorbereitung und ihre Tabelle ins Bild, bevor die Automatisierung gebaut ist. Wie das im Detail abläuft, beschreibt der Ratgeber KI-Prozessdokumentation.

Aus den Gesprächen entstehen Prozessdokumentation, eine Übersicht aller Bereiche und Prozesse als Grundlage für eine Prozesslandkarte, ein Tool-Register und die Befunde, auf die es bei einer Automatisierung ankommt: Medienbrüche, Doppelarbeit, Kopfmonopole und Widersprüche zwischen Beteiligten, jeder mit Quelle. Nach der Umstellung führen Sie ein neues Gespräch, und die Dokumentation schreibt sich mit einem Diff zur Vorversion fort. Die Anwendung wird in Deutschland gehostet, mit KI-Verarbeitung in der EU und Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, und den Betriebsrat binden Sie am besten von Anfang an ein.

Zum Start gibt es ein kostenloses Testpaket (10 Credits, einmal je Unternehmen, Bedingungen), das in der Regel für ein erstes Interview reicht, und wir freuen uns, wenn Sie es mit einem Prozess ausprobieren, den Sie automatisieren möchten.

Ein Interview kostenlos testen →

Fazit

Prozessautomatisierung lohnt sich im Mittelstand dort, wo Prozesse häufig, regelhaft, stabil und digital sind, und vor allem dort, wo sie vollständig beschrieben sind. Viele Workflow-Funktionen stecken schon in vorhandener Software, Schnittstellen halten Änderungen besser aus als Roboter, und KI erweitert die Automatisierung auf Dokumente und Sprache, sofern Prüfregeln sie begleiten. Die meiste Arbeit steckt in den Ausnahmen. Wer den Prozess vorher mit allen Beteiligten aufnimmt, vereinfacht und hinterher dokumentiert, baut Automatisierungen, die auch dann weiterlaufen, wenn ihr Erbauer längst andere Aufgaben hat.

FAQ

Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung bedeutet, dass Schritte eines Geschäftsprozesses ohne menschliches Zutun ablaufen, etwa das Weiterleiten einer Rechnung zur Freigabe, das Verschicken einer Auftragsbestätigung oder der Datenabgleich zwischen zwei Systemen. Voraussetzung ist ein digitaler, dokumentierter Prozess mit klaren Regeln.

Was ist der Unterschied zwischen RPA und Prozessautomatisierung?

RPA (Robotic Process Automation) ist eine Methode der Prozessautomatisierung: Ein Software-Roboter bedient Oberflächen wie ein Mensch. Prozessautomatisierung umfasst daneben Workflow-Funktionen in vorhandener Software, Integration über Schnittstellen und KI-gestützte Dokumentenverarbeitung. RPA passt, wenn ein Altsystem keine Schnittstelle hat, muss aber bei Änderungen der Oberfläche häufiger angepasst werden als eine Schnittstellen-Integration.

Was ist KI-Prozessautomatisierung?

KI-Prozessautomatisierung nutzt Künstliche Intelligenz für Schritte, die bisher Sprachverständnis brauchten: Daten aus Belegen und E-Mails lesen, Anfragen klassifizieren, Entwürfe erstellen. Weil KI-Ergebnisse unsicher sein können, bekommen diese Schritte Prüfregeln, etwa eine menschliche Kontrolle unterhalb einer Sicherheitsschwelle oder einen Abgleich mit Stammdaten.

Was ist intelligente Prozessautomatisierung?

Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) kombiniert regelbasierte Automatisierung wie Workflow, Schnittstellen und RPA mit KI-Bausteinen, die Dokumente lesen, Texte klassifizieren oder Entwürfe schreiben. Die Regeln steuern den Ablauf, die KI verarbeitet unstrukturierte Eingaben, und unsichere Ergebnisse gehen an einen Menschen.

Welche Prozesse eignen sich für Automatisierung?

Prozesse, die häufig vorkommen, sich als Regeln beschreiben lassen, stabil sind, digitale Eingaben haben und dokumentiert sind. Im Mittelstand sind das oft Rechnungseingang, Auftragsbestätigungen, Datenabgleich zwischen Systemen, Zugänge für neue Mitarbeitende und wiederkehrende Berichte.

Wie berechne ich, ob sich eine Automatisierung lohnt?

Stellen Sie die Ersparnis pro Jahr (Häufigkeit × eingesparte Minuten × Stundensatz) den Aufbaukosten, den laufenden Kosten und dem Risiko unbemerkter Fehler gegenüber. Rechnen Sie die Zeit für Ausnahmen mit ein, die weiterhin von Hand laufen, denn die Ausnahmequote gibt oft den Ausschlag, ob die Rechnung aufgeht.

Warum scheitern Automatisierungsprojekte?

Häufig liegt es an Lücken in der Dokumentation: Ausnahmen, die niemand beschrieben hat, landen im Fehlerordner, Umwege werden mit automatisiert, und das Wissen über die Automatisierung liegt bei einer einzigen Person. Eine vollständige Aufnahme des Ist-Prozesses vorher und eine Dokumentation der Automatisierung hinterher beugen dem vor.

Muss der Betriebsrat bei Prozessautomatisierung beteiligt werden?

Über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von KI ist der Betriebsrat nach § 90 BetrVG zu unterrichten, und die Maßnahmen sind mit ihm zu beraten. Ist ein System objektiv geeignet, Leistung oder Verhalten der Beschäftigten zu überwachen, besteht Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Binden Sie den Betriebsrat vor der Einführung ein und klären Sie Einzelheiten im Zweifel mit Ihrer Rechtsberatung.

Quellen

• Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), § 90 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 2 - Unterrichtung und Beratung über Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufe einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz; § 87 Abs. 1 Nr. 6 - Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Art. 22 - automatisierte Entscheidungen im Einzelfall
• Bundesministerium der Finanzen: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), BMF-Schreiben vom 28.11.2019 in der jeweils geltenden Fassung
• Abgabenordnung (AO), § 147 - Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• DIN EN ISO 9001:2015, Abschnitt 4.4 (Prozesse des QM-Systems) und 7.5 (Dokumentierte Information)