Vom Bauchgefühl zur Prozesslandkarte. In Tagen statt Monaten.
Unsere KI interviewt die richtigen Leute in Ihrem Unternehmen - im Chat, tippend oder gesprochen: 15 Minuten pro Person, ohne Workshops, ohne Berater-Marathon. Am Ende steht eine vollständige, laufend aktuelle Prozessdokumentation plus Analyse, wo Automatisierung wirklich Potenzial hat.
EU-Hosting · DSGVO-konform · AVV inklusive · Betriebsrat-freundlich
Drei Versionen von jedem Prozess.
In jedem Unternehmen existiert jeder Prozess dreimal: so wie er dokumentiert ist, so wie die Führung glaubt, dass er läuft, und so wie er wirklich läuft.
Der dokumentierte Prozess
Das Handbuch von 2021. Sauber, vollständig und seit dem letzten Systemwechsel nicht mehr angefasst.
Der vermutete Prozess
Das Bild in den Köpfen der Führung. Plausibel, aufgeräumt und an drei entscheidenden Stellen falsch.
Der echte Prozess
Excel-Workarounds, Zuruf über den Flur, Wissen in einem einzigen Kopf. Genau der Prozess, den Sie automatisieren müssten.
Genau deshalb scheitern Automatisierungsprojekte: Man automatisiert das Soll-Bild, nicht die Realität. Und die klassische Alternative aus wochenlangen Berater-Workshops ist teuer, nervt das Team und ist beim Abschlussbericht schon wieder veraltet.
Eine KI, die die richtigen Fragen stellt. Den richtigen Leuten.
Start beim Verantwortlichen
Die KI führt ein erstes Chat-Interview: Abteilung, Hauptprozesse, Systeme. Und lässt sich nennen, wer die Abläufe wirklich kennt.
Das Schneeball-Prinzip
Die genannten Kolleg:innen bekommen automatisch eine persönliche Einladung mit Fragen, die auf dem bereits Gesagten aufbauen. Kein Account nötig, 15-20 Minuten, jederzeit unterbrechbar.
Widersprüche werden sichtbar
Sagt der Chef „läuft über SAP“ und das Team „läuft über drei Excel-Listen“, markiert die KI genau das. Diese Lücken sind Ihr Automatisierungspotenzial.
Fertige Doku + Potenzialanalyse
Prozessschritte, Rollen, Systeme, Übergaben, Schmerzpunkte: strukturiert dokumentiert, jede Aussage rückverfolgbar. Dazu die Analyse: Wo lohnt sich Automatisierung zuerst?
Und wenn nichts Neues mehr kommt, hört die KI auf zu fragen. Versprochen.
So sieht das aus. Keine Mockups.
Echte Ansichten aus einem Demo-Arbeitsbereich - genau das, was Sie und Ihr Team nach den ersten Interviews sehen.
Demo-Arbeitsbereich „Muster GmbH“ - alle Namen fiktiv, alle Ansichten echt.
Kein weiteres Doku-Tool. Ein Interviewer, der nie vergisst.
Werkzeuge zum Schreiben von Dokumentation gibt es genug - sie scheitern daran, dass niemand schreibt. wissa.ai dreht die Richtung um: Es fragt nach, hört zu und schreibt selbst.
Findet die richtigen Leute selbst
Statt dass Sie Workshops organisieren, arbeitet sich die KI von Wissensträger zu Wissensträger.
Planbarer Aufwand
Sättigungslogik statt endloser Befragungsrunden. Ihr Team wird nicht müde interviewt.
Deckt auf, was keiner sieht
Widerspruchserkennung zwischen Soll und Ist: „Das wusste ich selbst nicht über meine Firma“ ist unser Lieblingssatz.
Lebende Dokumentation
Kein PDF, das im März schon veraltet ist. Die Doku wird laufend aktualisiert.
Gebaut für den deutschen Mittelstand
DSGVO, AVV nach Art. 28, EU-gehostete KI-Modelle, transparente Kommunikation ans Team, keine Individualbewertung von Mitarbeitern.
Für wen wissa.ai gemacht ist
Für den Mittelstand, in dem Abläufe über Jahre gewachsen sind und die entscheidenden Details in den Köpfen erfahrener Mitarbeitender liegen.
Fertigung, Handwerk und Technik
Rüstvorgänge, Sonderfälle, der Kniff bei einem bestimmten Lieferanten: Wissen, das in keiner Arbeitsanweisung steht, weil es nie jemand aufgeschrieben hat. Wir fragen es ab, solange der Kollege noch da ist.
Dienstleistung und Verwaltung
Angebot, Auftrag, Abrechnung, Reklamation - Prozesse mit vielen Übergaben und stillen Absprachen. Die Dokumentation zeigt, wo Arbeit liegen bleibt und welche Schritte sich automatisieren lassen.
Wachstum, Nachfolge, Zertifizierung
Wer einstellt, übergibt oder ein Audit vor sich hat, braucht belastbare Prozessbeschreibungen zum Termin und nicht in sechs Monaten. Jede Aussage bleibt auf ihre Quelle rückführbar.
Faustregel: Wenn der Ausfall einer einzigen Person Ihren Betrieb ausbremst, ist wissa.ai für Sie gebaut.
Prozesse, die unsere Kunden zuerst dokumentieren
- Angebotserstellung und Kalkulation
- Auftragsabwicklung vom Eingang bis zur Lieferung
- Reklamationsbearbeitung
- Wareneingang und Qualitätsprüfung
- Rechnungsprüfung und Freigabe
- Monatsabschluss in der Buchhaltung
- Einarbeitung neuer Mitarbeitender
- Urlaubs- und Krankheitsvertretung
- Wartung und Instandhaltung
- Lieferantenauswahl und Bestellwesen
Datenschutz ist bei uns kein Footer-Link.
Wer Mitarbeitende befragt, berührt Mitbestimmung und Datenschutz. Beides ist hier von Anfang an mitgedacht statt nachträglich beschafft.
Für die Geschäftsführung
EU-Hosting, AV-Vertrag, Löschkonzept. Auditfähig ab Tag eins.
Für den Betriebsrat
Teilnahme freiwillig, keine Leistungs- oder Verhaltensbewertung einzelner Personen, volle Transparenz über alle Fragen. Wir liefern das Info-Paket für die Mitbestimmung gleich mit.
Für die Mitarbeitenden
Jede:r sieht, wofür die Antworten genutzt werden. Wissen dokumentieren heißt hier: Wertschätzung, nicht Überwachung.
Aus dem Ratgeber
Praxisleitfäden für den Mittelstand: Prozesse dokumentieren, Wissen sichern, Organisation abbilden.
Prozessdokumentation: Leitfaden, Vorlage & Checkliste
Warum Prozessdokumentation meist scheitert und wie sie gelingt: Checkliste, Schritt-für-Schritt-Vorgehen, Vorlagen nüchtern eingeordnet.
Bus-Faktor im Unternehmen: Wissen nur in einem Kopf
Was der Bus-Faktor ist, woran Sie ihn im Betrieb erkennen und was Wissensverlust wirklich kostet - nüchtern durchgerechnet für den Mittelstand.
Organigramm erstellen: Anleitung, Tools, der Haken
PowerPoint, Lucidchart oder HR-Software? Was wirklich funktioniert, der Aufbau Schritt für Schritt - und das Pflegeproblem, das alle Tools teilen.
„Ich habe zu oft gesehen, wie Automatisierungsprojekte am Soll-Bild scheitern. wissa gibt es, damit Unternehmen zuerst verstehen, wie sie wirklich arbeiten.“Gründer, wissa.ai
Ein Preis, der vorher feststeht.
Abgerechnet wird in Interview-Credits. Sie wählen: einmal dokumentieren oder laufend aktuell halten - beides zum selben Preis.
- 12 Credits
- 1 Monat Laufzeit
- Ideal für die Erst-Dokumentation eines Teams
- 12 Credits pro Monat
- Monatlich kündbar
- Doku bleibt laufend aktuell
- 12 Monate gültig
- Jederzeit zubuchbar
- Zum Vergleich: Ein Berater-Interview samt Verschriftlichung kostet 400 bis 800 €
So funktionieren Credits
- 1 Credit = 1 abgeschlossenes Interview - inklusive Auswertung und Aktualisierung der Dokumentation.
- Befragte und Wissensträger sind kostenlos - unbegrenzt viele.
- Zum Kennenlernen gibt es 3 kostenlose Interviews (Welcome-Credits).
Kein Checkout, keine Zahlungsdaten: Registrieren Sie sich einfach - wir schalten Ihr Paket nach Ihrer Anfrage frei. Alle Preise netto zzgl. USt.
Was spart das konkret?
Klassische Prozessaufnahme kostet pro Mitarbeiter rund einen halben Personentag: Workshops, Interviews, Abstimmungen. Mit wissa sind es 20 Minuten im Chat.
Ohne externe Beraterkosten gerechnet - die kämen bei der klassischen Variante noch obendrauf.
Jetzt Partner werden.
Empfehlen Sie wissa weiter - oder setzen Sie als Berater Kundenprojekte direkt im eigenen Account um.
Häufige Fragen
Wie lange dauert so ein Interview?
15-20 Minuten pro Person - getippt oder gesprochen, ganz wie es der Person liegt. Jederzeit unterbrechbar und später fortsetzbar.
Müssen meine Mitarbeiter einen Account anlegen?
Nein. Einladung per Link, direkt lostippen.
Ist das mit Betriebsrat und DSGVO vereinbar?
Ja: Teilnahme ist freiwillig, es findet keine Bewertung einzelner Personen statt, und wir liefern AVV plus Info-Material für den Betriebsrat mit. EU-Hosting inklusive.
Was kommt am Ende raus?
Eine strukturierte Prozessdokumentation (Schritte, Rollen, Systeme, Übergaben, Schmerzpunkte) plus eine priorisierte Analyse, wo Automatisierung Potenzial hat. Jede Aussage bleibt auf ihre Quelle rückführbar.
Wie unterscheidet sich das von Process Mining (z. B. Celonis)?
Process Mining liest System-Logs, braucht Integrationen und sieht nur, was in Systemen passiert. Wir erfassen das Wissen in den Köpfen: Ausnahmen, Workarounds, das „so machen wir das wirklich“.
Was kostet das?
149 € einmalig (12 Credits, 1 Monat Laufzeit) oder 149 € pro Monat (12 Credits monatlich, monatlich kündbar). Zusätzliche Credits gibt es für 79 € je 10 Credits, 12 Monate gültig. 1 Credit = 1 abgeschlossenes Interview inklusive Auswertung und Doku-Update; zum Kennenlernen gibt es 3 kostenlose Interviews. Befragte Mitarbeitende sind immer kostenlos - egal, wie viele. Alle Preise netto zzgl. USt. Zum Vergleich: Ein einziges Berater-Interview samt Verschriftlichung kostet 400 bis 800 €.
Wann geht's los?
Sofort: Sie legen sich oben ein Konto an. Neue Organisationen schalten wir von Hand frei - wir starten mit ausgewählten Pilotkunden und geben ihnen Pilot-Konditionen.
Für welche Unternehmen lohnt sich wissa.ai?
Für Betriebe zwischen etwa 10 und 250 Mitarbeitenden, in denen Wissen an Personen hängt statt an Dokumenten - Fertigung, Handwerk, Logistik, Dienstleistung, Verwaltung. Typische Auslöser sind eine anstehende Kündigung oder Rente, ein Zertifizierungsaudit, schnelles Wachstum oder eine Nachfolge im Betrieb.
Mit welchen Prozessen fangen wir an?
Mit denen, die weh tun: dort, wo nur eine Person Bescheid weiß, wo es regelmäßig hakt oder wo eine Vertretung jedes Mal nachfragen muss. Drei bis fünf Prozesse reichen für den Anfang - die Prozesslandkarte wächst mit jedem weiteren Interview.
Was passiert, wenn sich ein Prozess ändert?
Es wird nachgefragt statt neu geschrieben: Ein weiteres Interview aktualisiert die betroffenen Stellen, und Aussagen, die früheren widersprechen, werden markiert und zur Klärung vorgelegt. So bleibt die Dokumentation ein lebendes Dokument statt ein Stand von letztem Jahr.
Fragen? Schreiben Sie uns.
Wir antworten persönlich. Wenn Sie direkt loslegen möchten, legen Sie sich oben ein Konto an - wir schalten neue Organisationen von Hand frei.